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Pre-Notification
Mit der Umstellung auf SEPA-Lastschriften, wird die Pre-Notification wichtig. Eine Pre-Notification ist eine Vorabinformation einer demnächst bevorstehenden Lastschrift. Diese einmalige Vorabankündigung enthält Informationen über die Fälligkeitsdaten, also den Zeitpunkt der Kontobelastung und den konkreten Buchungsbetrag, sowie weitere notwendige Informationen. Diese können Sie Ihren Spendern per E-Mail oder Brief zukommen lassen. Die Pre-Notification wird immer dann eingerichtet, wenn Sie ein Spenderprodukt des Typs "Lastschrifteinzugs" erstellen.
Pre-Notification in der Fundraising Produktkarte einrichten
- Öffnen Sie über die Suche "Fundraising Produkte".
- Wählen Sie das Spenderprodukt aus, welches über das Lastschriftverfahren abgewickelt wird, indem Sie auf "Verwalten", "Bearbeiten" klicken.
- Aktivieren Sie den Schalter "Pre-Notification", wenn Sie bei der Verwendung dieses Spenderproduktes eine Pre-Notification versenden möchten.
Pre-Notification in der Aktivitätenvorlage auswählen
- Öffnen Sie die "Aktivitätenvorlage".
- Klicken Sie auf "Liste bearbeiten" und "Neu", um einen neuen Eintrag für die Pre-Notification anzulegen.
- Vergeben Sie einen "Code", eine "Aktivitätengruppe" und "Beschreibung".
- Wählen Sie im Feld "Benutzerdefiniertes Berichtslayout" die bereits mitgelieferte Vorlage für die Pre-Notification.
Mehr zu dem Thema Aktivitäten finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Pre-Notification ausführen
Um die Pre-Notification auszuführen, geben Sie in die Suche "Pre-Notification" ein. De-/aktivieren Sie im Reiter "Optionen" den Schalter "gesperrte Kontakte" anzeigen nach Bedarf. Das Feld "gesperrte Kontakte anzeigen" können Sie anhaken, um die Kontakte, die eine Segment- oder Datenschutzsperre haben, in einer Liste anzuzeigen. Diese Liste wird nach Ausführung der Stapelverarbeitung angezeigt. Nutzen Sie nötigenfalls die Filtermöglichkeit, um bestimmte Spenderprodukte auszuwählen. Zur Ausführung bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit "OK".
Im Anschluss daran werden zwei Segmente erzeugt. Ein Segment beinhaltet alle Pre-Notifications, die als E-Mail versendet werden. Das andere Segment beinhaltet dagegen diese, welche als Brief versendet werden. Beide Segmente finden Sie in der Liste Ihrer "Segmente". Ob Ihre Spender eine E-Mail oder einen Brief erhalten, hängt davon ab, ob im Kontakt eine E-Mail Adresse hinterlegt ist.
Segment Vorlagenlayout protokollieren
Weisen Sie im nächsten Schritt, beiden Segmenten das passende Vorlagenlayout zu und protokollieren es. Öffnen Sie dazu das Segment und geben Sie im Reiter "Allgemein" Ihren "Verkäufercode" ein. Ergänzen Sie im Reiter "Aktivität" im Feld "Aktivitätenvorlagencode" ein entsprechendes Layout und bestätigen Sie das Dialogfenster mit "Ja", um diese Einstellung in Ihre Zeilen zu übernehmen. Klicken Sie im Anschluss im Menü auf "Protokollieren". Im nachfolgenden Dialogfenster haben Sie zusätzlich die Möglichkeit über "Dateianhänge senden" die erstellten Dateien sofort zu drucken.
Sofern Sie das Segment protokolliert haben, können Sie in der Spenderproduktkarte sehen, welches Segment dem Spenderprodukt zugeordnet ist sowie das Versanddatum.
Hinweis
Löscht man eines der beiden Segmente vor dem Protokollieren, werden die Spenderprodukte zurückgesetzt und haben kein Segment mehr zugewiesen. Diese Spenderprodukte werden bei der nächsten Ausführung der Pre-Notification erneut berücksichtigt.
Erneute Pre-Notification
Tritt der Fall ein, dass Sie erneut eine Pre-Notification eines Spenders vornehmen müssen, können Sie dies manuell über die entsprechende Spenderproduktkarte machen. Öffnen Sie die entsprechende Spenderproduktkarte des Spenders und wählen Sie im Menüband "Aktivität erstellen". Hinterlegen Sie wie gewohnt einen "Aktivitätenvorlagencode" und tragen Sie die notwendigen Informationen ein. Zur Erstellung der Aktivität bestätigen Sie mit "OK". Im Anschluss daran protokollieren Sie die Pre-Notification.