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Pre-Notification
Mit der Umstellung auf SEPA-Lastschriften wird die Pre-Notification wichtig. Eine Pre-Notification ist eine Vorabinformation über eine demnächst bevorstehende Lastschrift. Diese Vorabankündigung enthält Informationen über die Fälligkeitsdaten, also den Zeitpunkt der Kontobelastung und den konkreten Buchungsbetrag, sowie weitere notwendige Informationen. Sie können diese Ihren Spendern per E-Mail oder Brief zukommen lassen. Die Pre-Notification wird immer dann eingerichtet, wenn Sie ein Spenderprodukt des Typs "Lastschrifteinzug" erstellen.
Pre-Notification in der Fundraising Produktkarte einrichten
Produkte öffnen: Öffnen Sie über die Suche "Fundraising Produkte".
Spenderprodukt auswählen: Wählen Sie das Spenderprodukt aus, welches über das Lastschriftverfahren abgewickelt wird, indem Sie auf "Verwalten" und dann "Bearbeiten" klicken.
Pre-Notification aktivieren: Aktivieren Sie den Schalter "Pre-Notification", wenn Sie bei der Verwendung dieses Spenderproduktes eine Pre-Notification versenden möchten.
Pre-Notification in der Aktivitätenvorlage auswählen
Aktivitätenvorlage öffnen: Öffnen Sie die "Aktivitätenvorlage".
Neuen Eintrag anlegen: Klicken Sie auf "Liste bearbeiten" und "Neu", um einen neuen Eintrag für die Pre-Notification anzulegen.
Grunddaten vergeben: Vergeben Sie einen "Code", eine "Aktivitätengruppe" und eine "Beschreibung".
Berichtslayout auswählen: Wählen Sie im Feld "Benutzerdefiniertes Berichtslayout" die bereits mitgelieferte Vorlage für die Pre-Notification.
Mehr zu dem Thema Aktivitäten finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Pre-Notification ausführen
Stapelverarbeitung starten: Geben Sie in die Suche "Pre-Notification" ein.
Gesperrte Kontakte konfigurieren: De-/aktivieren Sie im Reiter "Optionen" den Schalter "gesperrte Kontakte anzeigen" nach Bedarf. Wenn Sie den Schalter aktivieren, werden Kontakte mit einer Segment- oder Datenschutzsperre nach der Ausführung in einer Liste angezeigt.
Filter setzen: Nutzen Sie nötigenfalls die Filtermöglichkeit, um bestimmte Spenderprodukte auszuwählen.
Ausführen: Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit "OK".
Im Anschluss werden zwei Segmente erzeugt: Ein Segment beinhaltet alle Pre-Notifications, die als E-Mail versendet werden, das andere diese, die als Brief versendet werden. Beide Segmente finden Sie in der Liste Ihrer "Segmente". Ob Ihre Spender eine E-Mail oder einen Brief erhalten, hängt davon ab, ob im Kontakt eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Segment Vorlagenlayout protokollieren
Segment öffnen: Öffnen Sie das Segment und geben Sie im Reiter "Allgemein" Ihren "Verkäufercode" ein.
Aktivitätenvorlagencode ergänzen: Ergänzen Sie im Reiter "Aktivität" im Feld "Aktivitätenvorlagencode" ein entsprechendes Layout und bestätigen Sie das Dialogfenster mit "Ja", um diese Einstellung in Ihre Zeilen zu übernehmen.
Protokollieren: Klicken Sie im Anschluss im Menü auf "Protokollieren". Im nachfolgenden Dialogfenster haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, über "Dateianhänge senden" die erstellten Dateien sofort zu drucken.
Sofern Sie das Segment protokolliert haben, können Sie in der Spenderproduktkarte sehen, welches Segment dem Spenderprodukt zugeordnet ist, sowie das Versanddatum.
Hinweis
Löscht man eines der beiden Segmente vor dem Protokollieren, werden die Spenderprodukte zurückgesetzt und haben kein Segment mehr zugewiesen. Diese Spenderprodukte werden bei der nächsten Ausführung der Pre-Notification erneut berücksichtigt.
Erneute Pre-Notification
Tritt der Fall ein, dass Sie erneut eine Pre-Notification eines Spenders vornehmen müssen, können Sie dies manuell über die entsprechende Spenderproduktkarte durchführen.
Spenderproduktkarte öffnen: Öffnen Sie die Spenderproduktkarte des betreffenden Spenders.
Aktivität erstellen: Wählen Sie im Menüband "Aktivität erstellen".
Aktivitätenvorlagencode hinterlegen: Hinterlegen Sie wie gewohnt einen "Aktivitätenvorlagencode" und tragen Sie die notwendigen Informationen ein.
Bestätigen: Bestätigen Sie die Erstellung der Aktivität mit "OK".
Protokollieren: Protokollieren Sie die Pre-Notification im Anschluss.