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Spendenposten splitten
Möchten Sie eine Spende auf unterschiedliche Aktionscodes, Mittelverwendungen oder auch Spender aufteilen, können Sie Spendenposten splitten.
Wählen Sie einen Datensatz aus Ihren Spendenposten aus.
Klicken Sie im Menüband auf "Verarbeiten", "Bearbeiten".
Ändern Sie in der Tabelle den gewünschten Betrag, weitere Angaben zu Aktionscode, Mittelverwendung oder Spender.
Haben Sie den Betrag geändert, wird automatisch ein weiterer Datensatz, mit der verbleibenden Differenz angelegt.
Wählen Sie in diesem Datensatz die gewünschten Angaben aus.
Beenden Sie den Vorgang, indem Sie im Menüband auf "Buchen" und "Ok" klicken.
In den Spendenposten ist der ursprüngliche Posten nun als storniert gekennzeichnet. Auch bei einer Splittung wird ein Gegenposten erstellt, welcher leicht an dem negativen Betrag zu erkennen ist. Die neu entstandenen Spendenposten finden Sie ebenfalls in dieser Übersicht.
Anlassspenden manuell splitten
Mit Anlassspenden geben Sie Ihren Spendern die Möglichkeit, bei wichtigen Anlässen, wie z. B. Geburtstagen, Jubiläen oder Trauerfällen, Spenden für Ihre Organisation zu sammeln. Dafür informiert der Veranlasser in der Regel Ihre Organisation über ein Vorhaben. Ihre Organisation erstellt einen Aktionscode und teilt ihn dem Veranlasser mit. Um die Spenden effizient zuordnen zu können, sollten möglichst alle Spender diesen Aktionscode im Verwendungszeck angeben. Damit jeder einzelne eine Zuwendungsbestätigung erhalten kann, kann der Veranlasser Ihnen eine Spenderliste mit Auflistung der Teilbeträge zukommen zu lassen.
Splitten Sie die Beiträge wie hier beschrieben auf unterschiedliche Spender, indem Sie die "Kontaktnr." ändern.
Anlassspenden über Import einer Datei splitten
Um Anlassspenden ohne großen Zeitaufwand splitten zu können, haben Sie die Möglichkeit die Spenderinformationen und deren Spenden aus einer CSV-Datei zu importieren. Die Namen und Adressen aus der Excel-Liste werden mit den vorhandenen Kontakten abgeglichen. Gibt es eine eindeutige Zuweisung, wird direkt eine Kontaktnummer eingetragen. Ist dies nicht der Fall, bleibt eine manuelle Zuordnung oder das Anlegen eines neuen Kontaktes nicht aus. Die Spende kann nur bei vorhandener "Kontaktnr. Spender" aufgeteilt und verbucht werden. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
Öffnen Sie die zu splittende Spende, z. B. über das Rollencenter und den Stapel "Übersicht Spendenbearbeitung" und wählen Sie den entsprechenden Datensatz.
Klicken Sie im Menüband "Verarbeiten", "Bearbeiten". Es öffnet sich die Karte "Bearbeiten – Spenden Buch.-Blätter".
Navigieren Sie über "Aktionen", "Funktionen" zu "Import Anlassspenden".
In der Karte "Import Anlasspenden" machen Sie Angaben zum Aufbau der CSV-Datei, welche Sie importieren möchten: Aktivieren Sie nach Bedarf den Schalter, ob eine Kopfzeile vorhanden ist. Wählen Sie eine passende Zeichencodierung aus. Bei Bedarf wählen Sie einen Feldbegrenzer und Feldtrennzeichen ein.
Um den Automatismus zu nutzen ist es notwendig, dass Sie den Schalter "Kontaktsuche durchführen" aktivieren. Das System gleicht die Kontaktdaten innerhalb der CSV-Datei mit den bereits vorhandenen Kontaktdaten ab. Bei einer Übereinstimmung wird die "Kontaktnr. Spender" direkt in die Zeilen übernommen.
Sobald Sie mit "Ok" bestätigen, werden Sie zum Import aufgefordert und wählen Ihre Datei aus. Im Anschluss werden die Anlasspenden-Zeilen gefüllt.
Haben Sie die Karte geschlossen, gelangen Sie zurück zu der Karte aus Punkt 2. Hier sehen Sie nun die Aufsplittung des Betrags innerhalb der verschiedenen Zeilen.
Klicken Sie im Menüband auf "Buchen", um die Spende zu verbuchen.
Sie erhalten daraufhin einen jeweiligen Spendenposten, welcher bedankt und bestätigt werden kann.
Fehlende Eindeutigkeit eines Kontaktes
Konnte mithilfe der Kontaktsuche keine "Kontaknr. Spender" ermittelt werden, können Sie die Kontaktsuche manuell ausführen.
Klicken Sie auf "Liste bearbeiten" und wählen Sie die zu untersuchende Zeile aus.
Öffnen Sie die "Kontaktsuche" über das gleichnamige Feld im Menüband. In der Karte sind die Kontaktdaten bereits so eingetragen, dass Sie sie einfach zur Suche verwenden können.
Wird Ihnen kein Suchergebnis geliefert, müssen Sie den Spender neu anlegen.
Wird Ihnen ein Kontakt im Suchergebnis gelistet, können Sie diesen übertragen, in dem Sie "Verwalten" und "Suchergebnis übertragen" klicken.