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Anlegen eines neuen Gremiums
Allgemein
Wenn Sie ein neues Gremium anlegen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie über die Suche Ihre "Gremien". Wählen Sie "Neu". Nachfolgend öffnet sich eine Karte, in der Sie alle Informationen rund um Ihr Gremium hinterlegen können.
Setzen Sie den Status, dieser sagt aus, in welchem Stadium sich das Gremium befindet. Sie haben die Auswahl zwischen:
Status Beschreibung Leer Das leere Feld ist ein Standardwert. Ist der Standardwert eingetragen, kann keine Gremiensitzung erstellt werden. In Gründung Das Gremium befindet sich in der Gründungsphase. Eine Gremiensitzung kann noch nicht erstellt werden. Aktiv Das Gremium ist aktiv. Wenn Sie eine Gremiensitzung erstellen möchten, wählen Sie diesen Status. Passiv Möchten Sie ein Gremium löschen, ist das nur möglich, wenn der Status "passiv" ausgewählt ist. Zudem können Sie Gremien im Status "passiv" auch zu historischen Zwecken in der Datenbank bestehen lassen. Ergänzen Sie die weiteren fehlenden Informationen: Gründungsdatum, Enddatum, ordnen Sie dem Gremium einen Sachbearbeiter (Verkäufercode) zu etc.
Optional: Die Dimensionen sind nur einzurichten, wenn in den Sitzungen eine Abrechnung (z. B. Reisekosten) durchgeführt wird: Richten Sie notwendige Dimensionen ein. Wählen Sie "Zugehörig" und "Dimensionen". Lesen Sie mehr zu dem Thema Standarddimensionen in der Dokumentation von Microsoft. In dem Part, wo die Anlage eines Gremiums beschrieben wird, kann das als Link ergänzt werden.
Gremienmitglieder
Unter dem Register "Gremienmitglieder" verwalten Sie Ihre Mitglieder und ordnen diese dem Gremium zu.
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Kontaktnr. | Wählen Sie aus Ihren Kontakten das Gremienmitglied aus. |
| Kontaktname | Haben Sie eine Kontaktnummer ausgewählt, füllt sich der Kontaktname automatisch. |
| Gremienzugehörigkeit von | Geben Sie an, ab wann ein Mitglied eine Position in Ihrem Gremium einnimmt. Beachten Sie, dass hier eine Logikprüfung stattfindet. Geben Sie beispielsweise ein Datum an, welches vor dem Gründungsdatum des Gremiums liegt, erscheint eine Fehlermeldung – denn eine Person kann keinem Gremium vor dessen Gründung zugeordnet sein. Kennzeichnen Sie eine Mitgliedschaft von Beginn an, indem Sie das Feld leer lassen. |
| Gremienzugehörigkeit bis | Geben Sie an, wie lange ein Mitglied eine Position in Ihrem Gremium einnimmt. Kennzeichnen Sie eine endlose Mitgliedschaft, indem Sie das Feld leer lassen. Beachten Sie die Logikprüfung, die bereits bei "Gremienzugehörigkeit von" erläutert wurde. |
| Aktiv | Das Kennzeichen "aktiv" wird zeitgesteuert nachts gesetzt und kennzeichnet die Mitglieder, die tagesaktuell aktive Gremienmitglieder sind. Das Kennzeichen wird automatisch gesetzt, wenn eine Person zum aktuellen Arbeitsdatum zum Gremium gehört. |
| Funktion | Hinterlegen Sie, welche Funktion ein Mitglied in Ihrem Gremium einnimmt. Klicken Sie auf den Lookup und wählen "neu", um eine neue Funktion anzulegen und zu beschreiben. Zusätzlich bestimmen Sie, welches Hierarchielevel einer bestimmten Funktion zugeordnet ist. Beispiel: Geben Sie an, welche Hierarchiestufe der erste Vorsitzende in Ihrem Gremium innehat. Wählen Sie eine "1", wenn er in der Hierarchie an erster Position stehen soll. |
| Funktionsbeschreibung | Die Beschreibung, welche Funktion ein Mitglied innerhalb eines Gremiums einnimmt, füllt sich automatisch mit der Eingabe der Funktion. |
| Hierarchieebene | Legen Sie die Hierarchiestufe Ihres Gremienmitglieds fest. Das Feld ist mit dem Wert vorbelegt, der in der Funktion festgelegt wurde. Sie können den Wert unabhängig davon jederzeit überschreiben. |
| Anzahl Funktionen | Sehen Sie die Anzahl an aktiven Funktionen, die ein Mitglied innerhalb Ihres Gremiums einnimmt. Der Wert wird automatisch auf Basis der Funktionen ermittelt. |
| Ständiger Vertreter | Der ständige Vertreter wird beim Anlegen eines Sitzungstermins automatisch in die Sitzung übernommen. |
| Ständiger Vertreter Name | Haben Sie einen ständigen Vertreter ausgewählt, füllt sich der Kontaktname automatisch. |
| Zahlung an Kred.-Nr. | Wenn bereits ein Kreditor existiert, wird das Feld automatisch gefüllt. Selbstverständlich können Sie den Kreditor manuell übersteuern, falls dieser im Einzelfall von der Vorgabe abweicht. Alternativ können Sie ebenfalls einen neuen Kreditor anlegen. Mehr zu dem Thema einen Kreditor anlegen lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft. |
| Zahlung an Name | Haben Sie einen Kreditor im Feld Zahlung an Kred.-Nr. ausgewählt, füllt sich das Feld "Zahlung an Name" automatisch mit dem Namen des Kreditors. |
| Unternehmensname | Zeigt das Unternehmen aus den Stammdaten der Person an. |
Bemerkungen zu einem Gremium erfassen
Bemerkungen dienen lediglich internen Zwecken und lassen sich nicht auf externen Belegen finden. Nutzen Sie die Funktion "Bemerkungen", die Sie unter "Zugehörig" finden, um Bemerkungen zu einem Gremium zu erfassen. Anschließend öffnet sich eine Liste, in der Sie einen beliebigen Text eingeben können. Lesen Sie mehr zu dem Thema Hinzufügen von Bemerkungen in der Dokumentation von Microsoft. Alternativ nutzen Sie die "Notizen", welche Sie neben den "Details" unter "Anhänge" finden.