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Reklamation nach Gutscheineinlösung inklusive Wiederaufladung des Gutscheins
Wurde eine Rechnung ganz oder teilweise mit einem Gutschein bezahlt oder wird nun ein Artikel reklamiert, müssen Sie entscheiden, ob dem Kunden ein neuer Gutschein ausgegeben oder der Betrag ausgezahlt werden soll.
Das System unterstützt Sie dabei durch automatische Erkennung eingelöster Gutscheine und ermöglicht eine flexible Verarbeitung je nach Situation.
Öffnen Sie die "Verkaufsreklamation" und navigieren Sie zum Reiter "zu stornierende gebuchte Belegzeile".
Wählen Sie anschließend den bzw. die zu reklamierenden Artikel aus.
Hinweis
Es ist nicht relevant, ob die Gutscheinposition aus dem ursprünglichen Beleg kopiert/nicht kopiert wird.
Wenn der ursprüngliche Beleg mindestens einen Gutschein enthält, erscheint ein entsprechender Hinweis mit der Zusammenfassung dieses Rechnungsbetrags, dem eingelösten Gutscheinbetrag und ggf. Restbetrag der Rechnung.
Entscheiden Sie als nächstes, ob die Gutschrift ohne Gutscheinausgabe erfolgen soll, oder ob ein Gutschein wieder aufgeladen werden soll.
Hinweis
Der ursprüngliche Gutschein kann vollständig oder nur teilweise gegen die Rechnung eingelöst worden sein. Da unterschiedliche Einlösungsszenarien vorliegen können, ist vor der Reklamationsverarbeitung eine manuelle Prüfung erforderlich. Das System setzt das Feld "Gutscheinhandling" auf "Prüfung notwendig", um Sie zur Überprüfung der Situation aufzufordern.
Legen Sie im Belegkopf die Gutscheinverarbeitung fest:
Feld Erklärung Optionen Gutscheinhandling Definiert, ob ein neuer Gutschein generiert oder der Betrag ausgezahlt wird. • Kein Gutschein
+ Prüfung notwendig
• Gutschein für fixen Betrag ausstellen.Gutscheinbetrag Betrag für den neu zu generierenden Gutschein. Nur relevant bei Option "Gutschein für fixen Betrag ausstellen". Numerischer Wert (max. ursprünglich eingelöster Betrag)
Hinweis
Es ist nicht möglich, einen höheren Gutscheinwert einzugeben als ursprünglich in der Rechnung eingelöst. Bei Buchung wird ein neuer Gutschein mit dem entsprechenden Betrag erstellt (bzw. mehrere Gutscheine, wenn auch ursprünglich mehrere kombiniert wurden).
Anwendungsbeispiele
Beispiel 1: Vollständige Reklamation mit Gutscheinausgabe
Eine Rechnung über 50 € wurde vollständig mit einem 50 € Gutschein bezahlt. Bei Reklamation aller Artikel geben Sie Ihrem Kunden einen neuen Gutschein über den gesamten Betrag aus.
- Setzen Sie "Gutscheinhandling" auf "Gutschein für fixen Betrag ausstellen".
- Tragen Sie im Feld "Gutscheinbetrag" 50 € ein.
Beispiel 2: Teilreklamation mit Barauszahlung
Eine Rechnung über 50 € wurde vollständig mit einem 50 € Gutschein bezahlt. Es wird lediglich ein Artikel für 1,25 € reklamiert. Für diesen geringen Teilbetrag wird kein Gutschein ausgegeben.
- Setzen Sie "Gutscheinhandling" auf "Kein Gutschein".
- Zahlen Sie dem Kunden den Gutschriftsbetrag von 1,25 € aus.
Beispiel 3: Reklamation mit offener Restforderung
Eine Rechnung enthielt zwei Positionen à 50 € (Gesamtbetrag 100 €). Ein Gutschein über 50 € wurde eingelöst, die restlichen 50 € sind noch zur Zahlung offen. Nun wird ein Artikel für 50 € retourniert. Da die Rechnung noch eine offene Forderung von 50 € aufweist, erhält der Kunde keinen neuen Gutschein.
- Setzen Sie "Gutscheinhandling" auf "Kein Gutschein".
- Gleichen Sie die Gutschrift mit dem offenen Rechnungsbetrag aus.
Hinweis
Wurde die Restforderung von 50 € bereits vollständig bezahlt, können Sie alternativ einen neuen Gutschein über 50 € ausstellen.