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Grundeinrichtung
Die Haupteinrichtungen für DMS sind mandantenübergreifend, d. h., dass Sie in einer Datenbank keine abweichenden Einrichtungen je Mandant einstellen können. Dies betrifft die DMS Einrichtung, SharePoint-Webseiten und DMS Spalten.
Hinweis
Entra: Bei der Archivierungsart "SharePoint Online mit Zertifikat" können die Rechte auch nachträglich in Entra vergeben werden. Bei der Archivierungsart "SharePoint Online" müssen die Rechte bei Anlage der SharePoint App-ID vergeben werden. Diese Rechte sind z. B. notwendig, um erfolgreich Site, Spalten, etc. anzulegen oder Dokumente erfolgreich hochzuladen. Die nötige Einrichtung erfolgt über die IT-Infrastruktur, kann jedoch in den internen Entwicklungsrichtlinien der GOB nachgelesen werden.
Verfügbare Archivierungsarten
Bei der Anlage einer neuen DMS-Einrichtung wählen Sie die Archivierungsart:
- SharePoint Online: Standard-Authentifizierung mit App-ID und Client-Secret
- SharePoint Online mit Zertifikat: Höhere Sicherheit durch Zertifikat-basierte Authentifizierung (empfohlen)
- SharePoint On-Premises: Für eigene SharePoint-Server
- Dateihandling: Speicherung in Azure Files oder OneDrive
- Webdienst: Integration mit anderen DMS-Systemen (z. B. Elo, Easy)
Für Microsoft SharePoint Online empfehlen wir die Archivierungsart "SharePoint Online mit Zertifikat" aufgrund der höheren Sicherheit bei der Authentifizierung.
Hinweis
Benutzerberechtigungen im Archiv: In jedem Archiv müssen die Zugriffsrechte für Benutzer direkt im Archivsystem (z. B. in SharePoint) eingerichtet werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn nicht alle Benutzer alle Dokumente sehen dürfen. Die Sichtbarkeit von Dokumenten im Archiv kann nicht über Business Central gesteuert werden. Stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen im jeweiligen Archivsystem korrekt konfiguriert sind, bevor Sie das DMS in Betrieb nehmen.
Allgemein
Beginnen Sie mit der Grundeinrichtung, indem Sie über die Suche "unitop DMS-Einrichtung” aufrufen. Viele der Felder können hierbei mit Standardwerten gefüllt und genutzt werden. Je nach ausgewählte Archivierungsart werden die Register unter "Allgemein" entsprechend angepasst.
Im Reiter "Allgemein" können Sie die folgenden Felder einrichten:
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Archivierungsart | Im Feld "Archivierungsart" wählen Sie die Art der Archivablage. Je nach gewähltem Ort werden in den weiteren Registern z. B. die Eingabefelder für die Anbindung an SharePoint oder andere Orte angezeigt. Wählen Sie zwischen: • SharePoint Online (diese Version ist veraltet, sodass die Funktionsweise in Zukunft eingeschränkt wird, sie wird ersetzt durch SharePoint Online mit Zertifikat) • SharePoint Online mit Zertifikat • SharePoint On-Premises • Webdienst • Datei Handling Voraussetzung für das gewählte Archivierungssystem ist, dass die zu hinterlegenden Daten für die Anbindung an Business Central vorliegen müssen. |
| Max. Fehleranzahl bei Erstellen | Gibt an, wie oft ein Dokument im Fehlerfall maximal versucht wird zu erstellen. |
| Max. Fehleranzahl beim Hochladen | Gibt an, wie oft ein Dokument im Fehlerfall maximal versucht wird hochzuladen. |
| Max. Fehleranzahl beim Löschen | Gibt an, wie oft ein Dokument im Fehlerfall maximal versucht wird zu löschen. |
| Sekunden zwischen Sammeln und Erstellen | Gibt an, wie lange nach dem Sammeln eines Dokumentes gewartet werden soll, bis das Dokument erstellt wird. Dies dient dazu evtl. noch laufende Transaktionen abzuwarten, damit die Datengrundlage sichergestellt werden kann. |
| Max. Zeit per Ausführung der Dokumenterstellung | Gibt die maximale Zeit an, die eine einzelne Ausführung für das Erstellen der Dokumente ausgeführt wird. Wird dieses Feld leer gelassen, wird die Ausführung bis zum Ende durchlaufen. |
| Max. Zeit per Ausführung des Dokumenthochladens | Gibt die maximale Zeit an, die eine einzelne Ausführung für das Hochladen der Dokumente ausgeführt wird. Wird dieses Feld leer gelassen wird die Ausführung bis zum Ende durchlaufen. Hinweis: Bei der Archivierungsart SharePoint Online kann es bei zu großen Datenmengen, performancebedingt zu Sperrungen kommen. Die optimale Ausführung der Zeitschleife muss getestet werden. Für eine große Anzahl an hochzuladenden Dokumenten wird performancebedingt eine nächtliche Durchführung empfohlen. Ein schneller Upload ist ebenso von der Schnelligkeit Ihrer Internetverbindung abhängig. |
| Automatische Suche in Factbox | Gibt an, ob die Dokumentensuche in den Factboxen automatisch für den aktuellen Datensatz ausgeführt wird, oder ob der Anwender die Suche manuell in der FactBox starten muss. Hiermit wird das permanente systemseitige Suchen während des Datensatzwechsels in einer Liste oder Karte ein-/ausgeschaltet (= bessere Systemperformance). Innerhalb der FactBox "DMS Suchergebnisse" klicken Sie auf die Action im FactBox-Menü, um "Suche Dokumente" manuell zu starten. |
| Max. Anzahl DropZone Kategorien | Gibt die maximale Anzahl an Kategorien an, die beim Darüberfahren mit der Maus über die unitop DropZone, maximal angezeigt werden sollen. Mindestens zwei Kategorien sind anzugeben. |
Hinweis
Von Business Central erstellte Dokumente werden immer als PDF ausgegeben, während eingehende Dokumente jedes SharePoint Dateiformat besitzen kann. Lediglich die Anzeige im WebView ist auf unterstützte Dateitypen beschränkt. Sollte ein Dateityp nicht unterstützt werden, wird Ihnen ein Download angeboten. Gedroppt werden kann die Datei dennoch.
SharePoint Online
Je nach gewählter Archivierungsart werden im Abschnitt "SharePoint Einstellungen” die Eingabefelder für die Anbindung an SharePoint angezeigt. Diese Felder sind für die Eingabe Voraussetzung und müssen (z. B. von der GOB IT-Infrastruktur) gefüllt werden.
In diesem Register werden die folgenden Einrichtungsparameter für SharePoint hinterlegt.
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| SharePoint Basis URL | Gibt die SharePoint oder SharePoint Online Server URL an, die verwendet wird, um Dokumente zu archivieren. |
| Site Collection benutzen (Webseitensammlung) | Gibt an, ob eine Site Collection benutzt werden soll. Sie müssen für alle Mandanten die gleiche Site Collection benutzen. Für Testzwecke können Sie in einer Testdatenbank eine andere Site-Collection angeben, die dennoch auf den gleiche SharePoint-Server zugreift. Beispiel: Produktiv- oder Testumgebung; Zugriff auf Dokumente in einer Datenbank, obwohl in unterschiedliche Mandanten gearbeitet wird. Hinweis: Dies erlaubt eine bessere Steuerung der Zugriffsrechte. |
| Name der Site Collection | Gibt den Namen der Site Collection an, die genutzt werden soll. |
| SharePoint App-ID | Gibt die SharePoint Online App-ID an, die für die Verbindung zu SharePoint Online benutzt wird. |
| Client Secrets | Gibt den Clientschlüssel für die SharePoint online App-ID an. |
| Tenant ID | Gibt die Tenant ID an. Das kann zum einen die Standard Tenant ID sein, oder es kann eine benutzerdefinierte Tenant ID des zugehörigen SharePoint Online Dienstes sein. |
SharePoint Online mit Zertifikat
Je nach gewählter Archivierungsart werden im Abschnitt "SharePoint Einrichtung” die Eingabefelder für die Anbindung an SharePoint angezeigt. Diese Felder sind für die Eingabe Voraussetzung und müssen (z. B. von der GOB IT-Infrastruktur) gefüllt werden. Das, für die Authentifizierung notwendige, Zertifikat muss zuvor in Entra angelegt und im Nachgang in der Standardtabelle "Zertifikate" hinterlegt werden. Dieses koordiniert den benutzerlosen Zugriff.
In diesem Register werden die folgenden Einrichtungsparameter für SharePoint hinterlegt.
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| SharePoint Basis URL | Gibt die SharePoint oder SharePoint Online Server URL an, die verwendet wird, um Dokumente zu archivieren. |
| Site Collection benutzen (Webseitensammlung) | Gibt an, ob eine Site Collection benutzt werden soll. Ist zu aktivieren, wenn in Entra weitere Einrichtungen durchgeführt werden. Sie können für alle Mandanten die gleiche Site Collection benutzen. Für Testzwecke können Sie ebenso in einer Testdatenbank eine andere Site-Collection angeben, die dennoch auf den gleiche SharePoint-Server zugreift. Beispiel: Produktiv- oder Testumgebung: Zugriff auf Dokumente in einer Datenbank, obwohl in unterschiedliche Mandanten gearbeitet wird. Hinweis: Dies erlaubt eine bessere Steuerung der Zugriffsrechte. |
| Name der Site Collection | Gibt den Namen der Site Collection an, die genutzt werden soll. |
| SharePoint App-ID | Gibt die SharePoint Online App-ID an, die für die Verbindung zu SharePoint Online benutzt wird. |
| SharePoint App Zertifikat | Gibt das Zertifikat für die SharePoint Online App-ID an, welches zuvor in Entra zu erstellen ist. Da die Zertifikate pro Mandant verwaltet werden, muss das Zertifikat in jedem Mandanten angelegt und in der DMS Einrichtung hinterlegt werden, in dem das DMS genutzt werden soll. |
| Tenant ID | Gibt die Tenant ID an. Das kann zum einen die Standard Tenant ID sein, oder es kann eine benutzerdefinierte Tenant ID des zugehörigen SharePoint Online Dienstes sein. |
SharePoint On-premises (lokal)
Bei der Variante SharePoint On-premises verwenden Sie die Ihnen bekannten Rahmenparameter der On-premises-Konfiguration. Geben Sie die SharePoint- Basis URL sowie den User, bei Aktivierung den Namen der Site Collection, den SharePoint Admin Benutzernamen und das Kennwort an.
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| SharePoint Basis URL | Gibt die SharePoint oder SharePoint Online Server URL an, die verwendet wird, um Dokumente zu archivieren. |
| Site Collection benutzen | Gibt an, ob eine Site Collection benutzt werden soll. |
| Name der Site Collection | Gibt den Namen der Site Collection an, die genutzt werden soll. Sie können für alle Mandanten die gleiche Site Collection benutzen. |
| SharePoint Admin Benutzername | In diesem Feld können Sie den Benutzernamen hinterlegen, der berechtigt ist, administrative Aufgaben in SharePoint wie "Erstellung von Bibliotheken" und das Hochladen von Dokumenten durchzuführen. Der hinterlegte Benutzer muss Lese- und Schreibrechte besitzen. Hinweis: Sehen Sie davon ab, einen personalen Benutzer zu wählen. Hier muss ein Benutzer hinterlegt werden, der kein ablaufendes Passwort hat. Verwenden Sie ebenso keinen Nutzer, der die höchsten Rechte (z. B. Fram Admin) besitzt. |
| Kennwort | Gibt das Kennwort für den administrativen SharePoint Benutzer an. Dieses ist hier verschlüsselt durch die IT-Infrastruktur zu erstellen. |
Verbindung testen
Klicken Sie im Menü auf "Aktionen" und "Test SharePoint Verbindung". Hier können Sie prüfen, ob die Verbindung zum SharePoint Server mit den hinterlegten Anmeldedaten hergestellt werden kann. Hiermit haben Sie lediglich die Verbindung geprüft, alles Weitere, z. B. ob Seiten bzw. Spalten erstellt werden oder Dokumente hochgeladen werden können, ist rechteabhängig. Diese Rechte werden in Entra vergeben. Bei der Archivierungsart "SharePoint Online mit Zertifikat" können die Rechte auch nachträglich in Entra vergeben werden. Bei der Archivierungsart "SharePoint Online" müssen die Rechte bei Anlage der SharePoint App-ID vergeben werden.
Webdienst
unitop DMS stellt zwei Webdienste für die Anbindung von Archivierungssystemen (z. B. EASY, ELO und Docuware) zur Verfügung. Der erste Webdienst stellt die Dokumente und Metadaten bereit. Der zweite Webdienst erwartet einen neuen Datensatz mit dem primären Key des ersten Webdienstes und die vom Archivsystem erzeugte URL und/oder eine eindeutige ID. Beim Einfügen des Datensatzes führt unitop DMS alle notwendigen Schritte aus, damit die Links der Dokumente an allen notwendigen Stellen erscheinen.
Hinweis
Sofern sowohl unitop als auch das externe Archivierungssystem einen Webdienst zur Verfügung stellt, muss einer der beiden seine Programmierung zur Schnittstelle anpassen.
Hier sind keine weiteren Benutzereinstellungen einzurichten.
Datei-Handling (Konto Einrichtung)
Mit dem "Datei-Handling" werden die Dokumente und Metadaten in ein Azure File Verzeichnis abgelegt. Die Rückmeldung vom (DMS-)Archivierungssystem erfolgt über eine Datei.
In der DMS-Einrichtung stellen Sie den Kontakt zu dem Dateisystem her. Wenn Archivierungsart = Datei-Handling, ist ein entsprechendes Konto, im Register "Datei-Handling", anzugeben. Durch Klicken auf die "weiteren Optionen", können Sie Ihre Datei-Handling-Konten einsehen oder ein neues Konto hinzufügen. Alternativ rufen Sie über die Suche "Datei-Handling Konten" auf und erstellen Sie ein neues Konto.
Allgemeine Informationen zum Thema unitop Datei-Handling finden Sie unter unitop Datei-Handling und in den Technischen Informationen.
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Gibt den Datei-Handling Code an, z. B. DMS. |
| Datei-Handling-Art | Gibt die Datei-Handling Art an. Zur Verfügung stehen Azure Files und OneDrive. Hinweis: Bei einer übermäßig hohen Anzahl an Transaktionen können/kann dies zu höheren Kosten führen (volumenabhängig sowie abhängig von der Datenmenge, die transferiert wird). |
| API Version | Gibt die Datei-Handling API Version an. |
| Anzahl Verwendung in Benutzereinrichtungen | Gibt an, wie oft dieses Datei-Handling Konto in Datei-Handling Konten Benutzereinrichtungen genutzt wurde. |
Authentifizierung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| URI | Gibt den URI an, der für die Anfragen verwendet wird. |
| Kontoname | Gibt den Kontonamen an, der für die Authentifizierung verwendet wird. |
| Schlüssel | Gibt den Kontonamen an, der für die Authentifizierung verwendet wird. |
| Freigabename | Gibt den Freigabenamen an. |
| DMS maximale Dateigröße für WebView-Rendering (MB) | Gibt die maximale Dateigröße an, mit der Dateien in der WebView (Dateivorschau) gerendert werden. Wert ist in MB anzugeben. |
| WebView dennoch rendern | Gibt an, ob die WebView (Dateivorschau) dennoch gerendert werden soll, auch wenn die Dateigröße die Einrichtung überschreitet oder ob immer gefragt werden soll. |
Nummerierung
Im Abschnitt Nummerierung richten Sie die "Belegart Basis Nummern" ein. Diese Angabe wird benötigt, um neue DMS-Belegarten zu konfigurieren.
Hinweis
Die Nummernserie ist Mandantenübergreifend, da die gesamte DMS Einrichtung für alle Mandanten der Datenbank gilt. Die Belegartennummer wird in den eindeutigen Dateinamen eingefügt.
Die letzten Stellen müssen von Ziffern belegt werden, damit die Nummerierung sich fortlaufend erhöhen kann, zum Beispiel "DMS000000". In dem Register definieren Sie die Basis-Nummerierungen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Belegart Basis Nr. | Gibt die Basis Nr. an, um neue Belegarten zu erstellen. Die Basis Nr. muss eine Nummer enthalten, damit sie erhöht werden kann, um neue Belegarten zu erstellen, zum Beispiel "DMS000000". |
Barcode
Sie haben die Möglichkeit durch Scannen eines Barcodes Dokumente zu archivieren, z. B., wenn Sie auf Papier gedruckte Einkaufsrechnungen digital archivieren möchten. Um Barcodes zu erstellen und auslesen zu können ist die folgende Einrichtung notwendig. Im Register "Barcode" legen Sie fest, wie ein Barcode zugeordnet wird und aussehen soll (Barcodeschriftart und Höhe). In der DropZone haben Sie die Möglichkeit einen Barcode auszudrucken und im Anschluss zu scannen.
Folgende Einstellungen sollten Sie vornehmen:
Wählen Sie eine Nummernserie im Feld "Standard Barcodenummernserien" aus. Durch die Verknüpfung entsteht eine eindeutige Identifikation des gescannten Dokuments, mit dem Barcode und der im System hinterlegten DMS Belegart.
Entscheiden Sie sich für eine der drei Barcodeschriftarten:
- EAN13
- Code39
- Code128
Tragen Sie im Anschluss die Barcodehöhe in Pixel ein. Die standardmäßige Barcodehöhe beträgt 30 Pixel.
Im Feld "Barcodeberichtsnr." wählen Sie die Berichts ID für den Barcodereport aus. Der Standardreport ist "5059495". Diese gibt die Barcodeberichtsnr. an, die durch das Barcodedokument erstellt wird. Der Barcode ist für Standardetiketten mit einer Maße von 27 x 89 mm ausgelegt.
Die Tabelle gibt Ihnen Aufschluss über die genauen Beschreibungen der Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Standard Barcodenummernserie | Gibt die Standardnummernserie für den Barcode an. Diese Einstellung können Sie in den Belegarten übersteuern. |
| Standard Barcodeschriftart | Gibt die Standardschriftart für den Barcode an. Diese Einstellung können Sie in den Belegarten übersteuern. Zur Verfügung stehen Ihnen: • EAN13 • Code39 • Code 128 |
| Barcode Höhe | Gibt die Höhe (in Pixel) des Barcodes an. Diese Einstellung können Sie in den Belegarten übersteuern. |
| Barcodeberichtsnr. | Gibt die Barcodeberichtsnr. an, die das Barcodedokument erstellt. Überall wo eine DropZone vorhanden ist gibt es einen Barcode-Druck für den ausgewählten Beleg. In jeder Einrichtung können Sie den Default-Wert des Barcodes überschreiben. |
| Barcodebericht Caption | Gibt den Berichtsnamen des ausgewählten Barcodeberichtes an. |
Die hier hinterlegten Informationen finden Sie im Anschluss in der "DMS Belegart Karte", im Register "Posteingang" wieder. Voraussetzung dafür ist, dass es sich um einen DMS Belegart vom Typ "Dropzone" handelt.
Für jede DMS Belegart kann eine separate, also eine unterschiedliche Einrichtung mit einer unterschiedlichen Konfiguration erfolgen. Somit können zwischen den verschiedenen Nummernserien und Barcodearten, etc. wählen.
Sobald Sie ein Dokument mit einem Barcode drucken, entsteht ein Datensatz in den "zu archivierenden Dokumenten". Hier bleibt das Dokument, bis es mithilfe des Barcodes eingescannt wird. Der Barcode und dessen Meta-Daten können systemseitig ebenso aus dem Webdienst abgerufen werden.