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Dokumentenlayouts über Kreditor/Debitor/Kontakt hinzufügen
Es ist möglich für den (automatisierten) Versand, Einrichtungen für den Kreditoren/Debitoren/Kontakt vorzunehmen. Mithilfe der Dokumentenlayouts verschicken Sie, gemäß Ihrer Einrichtung, ganz einfach Ihre Belege in einem entsprechenden Layout. Öffnen Sie den Debitor/Kreditor/Kontakt, klicken auf "Weitere Optionen", "Zugehörig", "Debitor"/"Kreditor"/"Kontakt" und öffnen die Dokumentenlayouts.
Belegarten automatisiert vorbelegen
Hinterlegen Sie automatisiert die Verkaufs-, Service- oder Einkaufsbelegarten in den Dokumentenlayouts für den E-Mail-Versand. Nutzen Sie dafür die Funktion "Vorbelegen". Diese Aktion können Sie gezielt für Ihren Debitor/Kreditor/Kontakt durchführen. Wird an dem Stammdatensatz (d. h. Debitor/Kreditor/Kontakt) eine E-Mail-Adresse gefunden, wird diese als Empfänger-E-Mail eingetragen, sowie das Belegsendeprofil für Email vorbelegt. Im Folgenden können die Vorbelegungen angepasst, oder Belegarten ganz gelöscht werden.
Manuell Belegarten vorbelegen
Nachfolgend ist die Vorgehensweise am Beispiel des Debitors erläutert, die Vorgehensweise ist jedoch für alle drei Fälle identisch:
Öffnen Sie den gewünschten Debitor und dort die "Dokumentlayouts".
Legen Sie je Belegart eine separate Zeile an.
Wählen Sie als erstes den richtigen "Belgartencode" aus den CC Belegarten aus.
Fügen Sie den Empfänger hinzu, wenn der Versand per E-Mail erfolgen soll.
Hinweis
Mit Klick auf den AssistEdit (drei Punkte) am Feld, werden alle verfügbaren E-Mail-Adressen angezeigt (z. B. die vom Debitor und dazugehörige Kontaktpersonen).
Ergänzen Sie alle nötigen Empfänger E-Mail-Adressen. Die Hinterlegung von mehreren E-Mailadressen mit Semikolon als Trennzeichen ist möglich. Zusätzlich werden in den Dokumentenlayouts durch De-/Aktivieren des Kontrollkästchens "Verkäufer/Einkäufer" festgelegt, ob der Verkäufer bzw. Einkäufer in der E-Mail in CC gesetzt wird.
Hinweis
Das CC setzen der Empfänger, bezieht sich immer auf den im Beleg eingetragenen Verkäufer/Einkäufer.
Wählen Sie das passende Belegsendeprofil aus dem Feld "Belegsendeprofil Code" aus.
Beispiel
Sofern Sie z. B. einen Verkaufsauftrag haben und die Funktion "buchen und senden" (oder auch "Stapel buchen und senden") verwenden, wird entsprechend der Einstellung aus dem Dokumentenlayout bzw. dem dort hinterlegten "Belegsendeprofil Code" der weitere Prozess bestimmt. Er gibt an, wie der Beleg versendet wird - ob bspw. eine E-Mail versendet oder der Beleg nur gedruckt wird und wer der Empfänger ist.
Hinweis
Wenn ein Belegsendeprofil für die E-Mail verwendet wird, ist das Feld "Empfänger-E-Mail" ein Pflichtfeld.
Benutzerdefinierte Layouts für einen Kunden
In der Liste der Dokumentenlayouts werden über die Aktion "Erweiterte Ansicht" weitere Felder eingeblendet. Abweichend zu dem normalen Layout des Reports kann hier ein spezielles Layout für den Kunden hinterlegt werden. Über die Schaltfläche "Standardansicht" werden die Felder wieder ausgeblendet.