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Neuen Vorfall erfassen
Manuelle Anlage eines neuen Vorfalls
Eine manuelle Anlage eines Vorfalls kann z. B. Sinn machen, wenn
- eine manuelle Anlage eines Vorfalls ist sinnvoll, wenn:
- ein Kunde telefonisch oder schriftlich Interesse an einem Produkt äußert, aber noch kein konkretes Angebot anfordert
- ein Kunde eine Beschwerde meldet, bei der der weitere Bearbeitungsprozess noch unklar ist
- ein neues Thema aufkommt, das weitere Schritte erfordert
Ersterfassung: Zur manuellen Anlage eines Vorfalls, öffnen Sie über die Suche die Liste "Vorfälle" und wählen "Neu". In der Vorfallskarte geben Sie eine sprechende Beschreibung ein und geben Ihnen bekannte Informationen zu dem Kunden, Lieferanten oder Ansprechpartner an.
Hinweis
Für die Erfassung des Vorgangs muss der auslösende Ansprechpartner des Vorfalls nicht als Kontakt im System bekannt sein. Spätestens bei Anlage von Belegen ist ein Kontakt, bzw. ein Debitor oder Kreditor anzulegen.
Kategorie auswählen: Wählen Sie außerdem eine Vorfallskategorie aus, um die weitere Bearbeitung zu erleichtern, sowie Auswertungen und Filterungen zu ermöglichen. Durch die Auswahl einer Kategorie werden – sofern dahinter eingerichtet – "Verantwortliches Team" und "Benutzergruppencode" vorbelegt.
Verantwortlichkeiten: Kennzeichnen Sie alternativ manuell, wer für den Vorfall verantwortlich ist, z. B. über den "Verkäufercode", ein "Verantwortliches Team" oder "Verantwortlicher Benutzer". Detailliertere Informationen können Sie bei Bedarf über "Zugehörig", "Bemerkungen" hinterlegen.
Kampagne zuordnen: Wenn der Vorfall mit einer Kampagne in Verbindung steht, kann diese ebenfalls eingetragen werden.
Hinweis
Geben Sie eine Kampagnennummer an, wird diese in spätere Verkaufsangebote und -aufträge automatisch übernommen. So werden mögliche Sonderpreise einer Kampagne automatisch berücksichtigt. Eine Kampagne können Sie hier ebenso über "Aktionen" erstellen.
Neuer Vorfall über die Kontaktkarte
Erhalten Sie von einem Kunden oder Lieferanten ein Dokument, können Sie dieses in einem Kontakt hinterlegen.
Legen Sie dazu das Dokument über die DMS-Dropbox ab. Voraussetzung hierfür ist die entsprechende Einrichtung.
Rufen Sie den entsprechenden Kontakt auf, dem Sie das Dokument zuweisen wollen (den Hauptkontakt des Debitors oder Kreditoren oder eine der Kontaktpersonen). Beim Ablegen des Dokuments werden in der Dropbox ggf. mehrere Kategorien sichtbar, von denen eine namentlich als Vorfall-Dropbox erkennbar sein sollte. Nach dem Ablegen des Dokuments erscheint über dem Kontakt eine Benachrichtigung, dass noch kein Vorfall existiert oder ggf. bereits mehrere vorhanden sind. Sie können einen bestehenden Vorgang auswählen oder einen neuen Vorgang anlegen.
Wird ein Vorfall auf diesem Weg angelegt, ist in der Vorfallszeile ein entsprechender Dropbox-Eintrag (mit Zeitpunkt) gespeichert.
Neuer Vorfall aus Belegen
Wird direkt ein Beleg angelegt, z. B. ein Mitarbeiter erfasst ein neues Angebot für einen Kunden, kann von dieser Stelle aus einem neuen Vorfall gestartet werden.
Bei Anlage eines Belegs erfolgt die Abfrage über den Beleg. Entscheiden Sie, ob der Beleg mit einem Vorfall verknüpft werden soll. An dieser Stelle kann ein bestehender Vorfall ausgewählt oder ein neuer Vorfall angelegt werden.
Im Nachgang ist es ebenso möglich in einem Beleg, über die Aktionen, einen neuen Vorfall anzulegen oder bestehenden Vorfällen zuzuordnen. Wird ein Vorfall auf diesem Weg angelegt, ist in der Vorfallszeile ein entsprechender Eintrag mit der Belegverknüpfung mit dem Zeitpunkt gespeichert.