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Suchkriterien definieren
Um im Arbeitsalltag Duplikate identifizieren zu können, müssen Sie zunächst Suchkriterien festlegen. Anhand dieser Kriterien werden Ihre Datensätze einander abgeglichen und ein mögliches Duplikat ermittelt. Gehen Sie dabei wie folgt vor:
Rufen Sie über die Suche die "Dubletten Einrichtung" auf.
Klicken Sie in der Navigation auf "Zugehörig", "Allgemeine Einrichtung" und "Suchkriterien Einrichtung". Alternativ klicken Sie auf die Ziffer in dem Feld der "Anzahl Suchkriterien".
Sie können in den Zeilen diverse Werte als Suchkriterium festlegen, z. B. Nachname, Vorname, Adresse, PLZ, E-Mail-Adresse, etc. Klicken Sie in der Navigation auf "Liste bearbeiten" und aktivieren Sie dazu in den entsprechenden Feldern die Haken.
Durch Definieren eines "Prozentsatzes" und der "Genauigkeit" legen Sie fest, welche Kombination Ihrer Suchkriterien eine hohe, mittlere oder geringe Trefferquote/Ermittlung eines Duplikates aufweist.
Hinweis
Aufgrund des Prozentsatzes werden für die Suche entsprechend Buchstaben bzw. Ziffern am Ende des Feldes ignoriert, d. h. je geringer der Prozentsatz, desto kürzer ist der verbleibende Suchstring, somit wird eine höhere – ggf. aber auch falsche – Trefferquote erreicht.
Hinweis
Das Feld "Genauigkeit" ist nur informativ zu sehen.
Aufgrund des Prozentsatzes wird für die Suche entsprechend der Suchstring am Ende gekürzt.
Beispiel:
Feldname Feldinhalt Anzahl Zeichen Genauigkeit Anzahl Zeichen reduziert Filterstring mögliche Treffer Vorname Franz 5 75 % 4 Fran* Frank, Franco, Franziska Nachname Petermann 9 75 % 7 Peterma* Petermacher, Petermaler Ort Hamburg 7 75 % 6 Hambur* Hamburg Vorname Franz 5 100 % 5 Franz* Frank, Franco Franziska E-Mail FranzP1983@web.de 16 100 % 16 FranzP1983@web.de eindeutig Fügen Sie beliebig viele sinnvolle Kombinationen hinzu, indem Sie über die Navigation neue Einträge erfassen.
Zum Schluss definieren Sie anhand des Kennzeichens "Standard", welche Einträge (Suchkriterien-Kombination) standardmäßig zur Ermittlung von potenziellen Duplikaten (z. B. bei Eingabe eines neuen Kontaktes) herangezogen werden sollen. Hierbei muss für jede Art (Personen, Unternehmen) mindestens ein Eintrag des Typen "Standard" vorhanden sein. Setzen Sie hierzu den entsprechenden Haken. Beispielsweise könnte für Personen eine Suche über Adress-, Namensfelder und Ort mit einer 90%-igen Genauigkeit eingestellt werden, als weiteres Kriterium auch Vorname und Emailadresse mit einer 100%-igen Übereinstimmung.
Hinweis
Welche Felder eingerichtet werden, ist individuell festzulegen, je nachdem welche Informationen auch gepflegt werden und z. B. für die Art der Kontakte auch Trefferquoten bei der Dublettensuche ergeben. Beispielsweise wird die Adresse allein bei vielen Personen eines Unternehmens zu viele Dubletten identifizieren, unterschiedliche Privatadressen, z. B. in dem Mitgliedermanagement – in der Kombination mit Emailadresse und ggf. Geburtsdatum – erhöhen dagegen die Trefferquote.