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Grundeinrichtung
Die Aktivierung und Anwendung der unitop Erweiterten Vorauszahlungsbuchhaltung setzt die Nutzung unrealisierter Mehrwertsteuer (MwSt.) voraus. Nachfolgend wird erklärt, wie diese Funktion aktiviert und eingerichtet wird, inkl. zugehöriger Konten.
Funktionalität aktivieren
Funktionalität in der BC Standard Finanzbuchhaltung aktivieren: Navigieren Sie zur "Finanzbuchhaltung Einrichtung" und aktivieren Sie die Option "Buchen mit unrealisierter MwSt. bei Vorauszahlungen" im Register "Allgemein".
MwSt.-Produktbuchungsgruppe einrichten:
- Legen Sie eine separate MwSt.-Produktbuchungsgruppe an, die für die unrealisierte Steuerbuchung genutzt wird.
- Richten Sie die benötigten Einträge in der "MwSt.-Buchungsmatrix" ein.
- Stellen Sie sicher, dass das Feld "Unreal. MwSt.-Art" auf "Prozentsatz" steht.
- Hinterlegen Sie Sachkonten für die unrealisierte MwSt. für die entsprechenden Kombinationen.
Funktionalität in der unitop Erweiterten Finanzbuchhaltung aktivieren: Navigieren Sie in der "Erweiterten Finanzverwaltung Einrichtung" zum Register "Vorauszahlungserweiterung" und aktivieren Sie die Option "Aktiviere Vorauszahlungserweiterung".
Vorauszahlungs-Forderungskonten einrichten (Debitorenbuchungsgruppen)
Nachfolgend wird beschrieben, wie die Konten für Vorauszahlungsforderungen in den Debitorenbuchungsgruppen eingerichtet werden.
Öffnen Sie die "Debitorenbuchungsgruppen" und hinterlegen Sie Konten für angeforderte Vorauszahlungen. Diese werden zunächst auf das Sammelkonto "Vorauszahlungen" gebucht.
Beim Ausgleich der Vorauszahlungsrechnung wird der Betrag automatisch vom Sammelkonto auf das Debitorensammelkonto umgebucht.
Vorauszahlungs-Verbindlichkeitskonten einrichten (Kreditorenbuchungsgruppen)
Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung der Konten für Vorauszahlungsverbindlichkeiten in den Kreditorenbuchungsgruppen.
Öffnen Sie die "Kreditorenbuchungsgruppen" und hinterlegen Sie Konten für angeforderte Vorauszahlungen.
Diese werden zunächst auf das Sammelkonto "Vorauszahlungen" gebucht.
Beim Ausgleich der Vorauszahlungsrechnung wird der Betrag automatisch vom Sammelkonto auf das Kreditorensammelkonto umgebucht.
Buchungsmatrix einrichten
Die Buchungsmatrix wurde um die Felder "Verkauf erhaltener Anzahlungen" und "Einkauf geleisteter Anzahlungen" erweitert. Nach dem Ausgleich der Vorauszahlungsrechnung wird der Vorauszahlungsbetrag von dem (angeforderten) Vorauszahlungskonto auf das erhaltene, bzw. gezahlte Vorauszahlungskonto umgebucht.
Öffnen Sie die "Buchungsmatrix Einrichtung" und hinterlegen Sie die entsprechenden Konten:
- Verkauf erhaltene Anzahlungen: Konto für erhaltene Vorauszahlungen.
- Einkauf geleistete Anzahlungen: Konto für geleistete Vorauszahlungen.
Vorauszahlungskonten einrichten
Bei der Buchung einer Vorauszahlungsrechnung wird kein ungebuchter Beleg erstellt. Stattdessen erfolgt die Buchung direkt. Das bedeutet: Der Beleg wird sofort im System festgeschrieben – ohne Zwischenschritt.
Das System zieht dabei automatisch:
- das passende Sachkonto für Verkaufsvorauszahlungen (angeforderte Vorauszahlungen) oder
- das entsprechende Sachkonto für Einkaufsvorauszahlungen
Diese Sachkonten sind in der Buchungsmatrix vordefiniert.
Die Buchung erfolgt mit den Buchungsgruppen, die am Sachkonto selbst hinterlegt sind.
Hinweis
Wichtig: Bei der Buchung haben Sie als Anwender keine Möglichkeit, die verwendeten Buchungsgruppen manuell zu ändern. Daher ist es entscheidend, dass die korrekten Buchungsgruppen direkt am Sachkonto gepflegt sind.
MwSt.-Buchungslogik bei Vorauszahlungen
Für Vorauszahlungen gelten spezielle Steuerregeln, weil sie oft noch nicht "realisiert" sind (die Leistung wurde z. B. noch nicht erbracht). Daher ist unitop eine spezielle Kombination von MwSt.-Buchungsgruppen hinterlegt – speziell für diese Vorauszahlungen.
Diese Kombination sorgt dafür, dass bei der Buchung eine unrealisierte Steuer verbucht wird (also eine Steuer, die später noch "realisiert" wird, wenn die Leistung tatsächlich erfolgt ist).
Für die angeforderten Vorauszahlungen wird im entsprechenden Konto eine MwSt.-Buchungsgruppenkombination verwendet, die speziell für Vorauszahlungen vorgesehen ist.
Bei erhaltenen oder geleisteten Vorauszahlungen wird die normale Umsatzsteuer-Kombination verwendet. Für diese Buchungen ist in der Buchungsmatrix eine Kombination hinterlegt, die mit der regulären Umsatzsteuer arbeitet – so wie bei normalen Rechnungen ohne Vorauszahlung.
Dabei ist wichtig: Der Steuersatz muss identisch sein, egal ob unrealisiert oder realisiert. Das sorgt dafür, dass bei der endgültigen Abrechnung keine Differenzen entstehen.
