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Sonderfälle mit Gutschriften und Schlussrechnungen bei Anzahlungen
In bestimmten Buchungskonstellationen, bei denen Anzahlungen, Gutschriften und Schlussrechnungen involviert sind, kann es zu Abweichungen vom BC-Standard-Ausgleichsverhalten kommen. Diese Sonderfälle erfordern in manchen Fällen ein manuelles Eingreifen, um die Buchhaltung korrekt abzubilden.
| Fall | Konstellation | Automatischer Ausgleich? | Manuelles Eingreifen erforderlich? |
|---|---|---|---|
| 1 | Vorauszahlungsrechnung → Zahlung → Gutschrift | Nein | Ja |
| 2 | Vorauszahlung → Zahlung → Schlussrechnung → Gutschrift | Nein | Ja |
| 3 | Vorauszahlung → Schlussrechnung → Zahlung | Teilweise (bei Zahlung) | Nein (nur bei korrekter Zahlung) |
1. Fall: Vorauszahlungsrechnung → Zahlung → Gutschrift
Sie buchen zunächst eine Vorauszahlungsrechnung, erhalten anschließend die Zahlung vom Kunden und erfassen danach eine Gutschrift zur Vorauszahlung.
- Die Gutschrift reduziert die Vorauszahlung.
- Es kann ein Restbetrag auf dem Anzahlungskonto verbleiben.
- Das System erzeugt hierbei keinen vollständigen automatischen Ausgleich, da es sich an der Standardbuchungslogik orientiert.
In diesem Fall ist es notwendig, den Restbetrag manuell auszugleichen, z. B. durch eine manuelle Buchung oder Korrektur im Sachkonto oder in den Debitorenposten.
2. Fall: Vorauszahlung → Zahlung → Schlussrechnung → Gutschrift
Sie erhalten eine Vorauszahlung, die auch gezahlt wird. Danach wird die Schlussrechnung gebucht, gefolgt von einer Gutschrift zur Rechnung.
- Die Kombination dieser Schritte führt dazu, dass ebenfalls ein Restbetrag bestehen bleibt.
- Auch hier erkennt das System nicht automatisch alle Ausgleichsmöglichkeiten.
Ein manueller Ausgleich ist erforderlich, um offene Posten zu korrigieren und die Buchhaltung zu bereinigen.
3. Fall: Vorauszahlung → Schlussrechnung → Zahlung
Zuerst wird eine Vorauszahlung geleistet, danach die Schlussrechnung gebucht, und erst im letzten Schritt erfolgt die Zahlung.
- Zwischen der Schlussrechnung und der Zahlung bleiben Restbeträge auf den Anzahlungskonten stehen.
- Der Grund: Es wurde noch kein Zahlungsausgleich durchgeführt.
Bei der Buchung der Zahlung erkennt das System den Zusammenhang. Die noch offenen Beträge auf den Anzahlungskonten werden automatisch ausgebucht.
Dieses Verhalten ist Standard in Business Central und erfordert kein manuelles Eingreifen, solange die Zahlung korrekt eingebucht wird.