Table of Contents

Blockauftrag abrufen und Abrufauftrag anlegen

Nachdem Sie einen Blockauftrag erstellt haben, vergeht in der Regel eine gewisse Zeit, während der Sie bereits sicherstellen, dass die beauftragten Artikel zum gewünschten Zeitraum rechtzeitig bestellt und produziert werden.

Danach können zwei Szenarien eintreten:

  • Zentrale Steuerung (Blockauftrag abrufen)
  • Einzelne Filialrückmeldungen (Abrufauftrag anlegen)

Szenario 1: Zentrale Steuerung (Blockauftrag abrufen)

Sie erhalten von der Zentrale (d.h. dem Debitor des Blockauftrags) eine Mitteilung, die Ihnen genau vorgibt, welche Filiale welche Artikel in welcher Menge und zu welchem Lieferdatum erhalten soll. Die Bearbeitung erfolgt aus dem Blockauftrag heraus.

  1. Funktion aufrufen: Öffnen Sie den entsprechenden Blockauftrag aus Ihren Verkaufsaufträgen und wählen Sie "Aktionen", "Funktion" und "Abrufauftrag erstellen".

  2. Abruf Debitor-Informationen angeben: Geben Sie im Register "Abrufauftrag" die Informationen für die entsprechende Filiale an, welche die Artikel der "Blockauftragszeilen" erhalten sollen. Dies kann eine Lieferadresse des gleichen Debitors oder ein abweichender Debitor sein. Wird der Debitor leer gelassen, wird der neue Auftrag mit der gleichen Debitoren-Nr. angelegt.

    Hinweis

    An dieser Stelle wird nicht auf den Blockauftrag Debitor der Debitorenkarte geprüft.

    Hinweis

    Durch die Eingaben an dieser Stelle können Sie beispielsweise auch unterschiedliche Lieferadressen angeben.

  3. Auftragsart und gewünschtes Lieferdatum: Wählen Sie außerdem die passende Auftragsart für den neuen Auftrag (im Beispiel "VORORDER") und ggf. ein abweichendes Lieferdatum. Letzteres wird ansonsten aus dem Blockauftrag übernommen.

  4. Artikelmengen dem Debitor zuordnen und Abrufauftrag erstellen: In den Blockauftragszeilen sehen Sie eine Übersicht der offenen Artikelmengen, Preise und Rabatte, etc. Das Feld "Offene Menge (Basis)" gibt die noch zum Abruf verfügbare Menge des Blockauftrags an. Tragen Sie im Feld "Hinzuzufügende Menge" jene Anzahl ein, welche für diesen Debitor/Lieferadresse vorgesehen ist, und bestätigen Sie die Folgeschritte, um einen Abrufauftrag zu erstellen.

  5. Optional: Zur Überprüfung im Abrufauftrag: Der erstellte Abrufauftrag wurde mit den zuvor ausgewählten Informationen angelegt. In den Zeilen sind die Artikel aufgelistet, entsprechend der Anzahl, die Sie in Punkt 4. angegeben haben.

  6. Zur Überprüfung ausgehend vom Block- Vororderauftrag: Wählen Sie im Menü "Zugehörig", "Auftrag" und "Block- Abrufauftrag", um die Verknüpfung zwischen dem Blockauftrag und Abrufauftrag, in Form einer Liste einsehen zu können.

  7. Auftrag freigeben und weiterverarbeiten: Wie gewohnt können Sie den Verkaufsauftrag nach vollständiger Erfassung und Prüfung freigeben und – zum entsprechenden Lieferzeitpunkt - im Folgenden buchen.

Hinweis

Gleichzeitig werden die Zeilen im Blockauftrag um die abgerufenen Mengen reduziert.

Szenario 2: Einzelne Filialrückmeldungen (Abrufauftrag anlegen)

Die einzelnen Filialen melden die Abrufe selbst, ggf. auch zu unterschiedlichen Zeitpunkten. In dem Fall werden jeweils Verkaufsaufträge angelegt, bei deren Erfassung automatisch auf Blockaufträge überprüft werden muss.

Wenn Ihnen einzelne Filialen Rückmeldungen geben, starten Sie nicht von Ihrem Blockauftrag aus, sondern erstellen einen neuer Verkaufsauftrag als Abruf. Dabei erkennt unitop (je nach Einrichtung) während der Zeileneingabe der Artikelmenge, ob ein oder mehrere Blockaufträge vorhanden sind und möglicherweise zugeordnet werden sollen.

  1. Legen Sie wie gewohnt einen neuen Verkaufsauftrag für den abrufenden Debitor/Lieferadresse an und tragen die nötigen Informationen ein. Wählen Sie die richtige Auftragsart, die in dem Fall nicht mehr Blockauftrag ist, im Beispiel "VORORDER".

  2. Zeilen ergänzen: Tragen Sie die Artikel ein, welche die Filiale erhalten soll. Sobald Sie die Menge eintragen, erhalten Sie einen Dialog, wenn ein oder mehrere Blockaufträge zu der Verkaufszeile bestehen. Um die Verkaufszeile mit dem Blockauftrag zu verknüpfen, bestätigen Sie mit "Ja". Konditionen aus dem Blockauftrag werden jetzt in den neuen Auftrag übernommen und die Verknüpfung zwischen Blockauftrag und dem Abruf hergestellt. Gibt es mehr als einen Blockauftrag, auf den sich die Abrufe verteilen, werden die Konditionen aus dem letzteren Blockauftrag übernommen. Je nach Einrichtung wird der Verkaufsauftrag automatisch verknüpft und dieser Dialog entfällt an dieser Stelle.

  3. Anpassungen, z. B. Mengen können auch nachträglich noch verändert werden.

  4. Zur Überprüfung ausgehend vom Block- Vororderauftrag: Wählen Sie im Menü "Zugehörig", "Auftrag" und "Block- Abrufauftrag", um die Verknüpfung zwischen dem Blockauftrag und Abrufauftrag, in Form einer Liste einsehen zu können. Wurden Abrufe auf mehrere Blockaufträge verteilt, ist auch dies der Liste zu entnehmen.

  5. Auftrag freigeben und weiterverarbeiten: Wie gewohnt können Sie den Verkaufsauftrag nach vollständiger Erfassung und Prüfung freigeben und – zum entsprechenden Lieferzeitpunkt - im Folgenden buchen.

Hinweis

Gleichzeitig werden die Zeilen im Blockauftrag um die abgerufenen Mengen reduziert.

Wie wird der passende Blockauftrag automatisch gefunden?

Beim zweiten Szenario wird bei der Mengenerfassung auf gültige Blockaufträge geprüft. Dabei sind die folgenden Kriterien entscheidend:

  • Datum Gültigkeit: Je nach Einrichtung muss das Auftragsdatum oder Lieferdatum des Abrufauftrags noch vor dem "Gültig bis Datum Blockauftrag" liegen.
  • Debitor: Gibt es einen Blockauftrag für den Debitor des Abrufauftrags oder für einen am Debitor hinterlegten Block-Debitor.
  • Für den Artikel: Die eingegebenen Artikel müssen übereinstimmen.
  • Menge: Der Blockauftrag muss eine Menge besitzen. Wurde diese bereits komplett abgerufen, erfolgt keine weitere Verknüpfung. Eine Verknüpfung erfolgt auch nur mindestens in Höhe der restlichen Menge.
×
Vergrößertes Bild