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Grundeinrichtung
Die Auftragseingangsfunktion ermöglicht Ihnen eine umfassende Protokollierung und Nachverfolgung aller Verkaufsdokumente in Ihrem System. Diese statistische Auswertung bietet einen transparenten Überblick über sämtliche Änderungen an Verkaufsbelegen und unterstützt Sie bei der Analyse von Verkaufsprozessen sowie bei Prüfungs- und Nachweisverfahren. In der Grundeinrichtung aktivieren Sie diese Protokollierungsfunktion für die gewünschten Belegarten und legen fest, ob bestehende Dokumente in die Auftragseingangsstatistik übernommen werden sollen.
Ausgangspunkt: Öffnen Sie über die Suche die „Erweiterte Auftragsabwicklung Einrichtung".
Protokollierung aktivieren: Auf dem Register „Auftragseingang Statistik" können Sie verschiedene Verkaufsbelegarten für die Protokollierung aktivieren:
- Verkaufsaufträge, Reklamationen, Rechnungen und Gutschriften.
- Für eine vollständige Datenerfassung empfiehlt es sich, die gewünschten Belegarten direkt zu Beginn zu aktivieren, da eine nachträgliche Protokollierung bereits bestehender Belege systembedingt nicht möglich ist.
Bei der Aktivierung einer Belegart erfolgt eine Systemabfrage, ob die aktuell vorhandenen Dokumente dieser Belegart mit ihrem gegenwärtigen Status in den Auftragseingang übernommen werden sollen. Alle Belegzeilen der ausgewählten Belegart, die nicht bereits im Auftragseingang erfasst sind, werden als neue Einträge hinzugefügt. Das System verwendet dabei als „Eingangsdatum" das ursprüngliche Erstellungsdatum der Verkaufszeile und als „Änderungsdatum" das aktuelle Systemdatum.
Diese Funktion ermöglicht bei Datenmigrationen einen kontrollierten Prozess: Sie können die Protokollierung zunächst deaktiviert lassen, während Sie mehrere Datenimporte und Korrekturen durchführen. Nach Abschluss dieser Vorgänge können Sie den konsolidierten aktuellen Datenbestand einmalig in den Auftragseingang übernehmen. Alle nachfolgenden Änderungen werden anschließend automatisch protokolliert.
Hinweis
Beachten Sie, dass historische, bereits abgeschlossene Belege nicht nachträglich erfasst werden. Bei der Aktivierung werden ausschließlich zu diesem Zeitpunkt noch offene Belege mit ihren aktuellen Belegzeilen in den Auftragseingang übernommen. Ebenso bleiben bei einer späteren Deaktivierung der Auftragseingangsprotokollierung alle bereits erfassten Daten erhalten und werden nicht automatisch gelöscht.