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Auftragserfassung und Freigabe
Die Art und Weise wie und zu welchem Zeitpunkt sich eine Prüfung der White- oder Blacklist im Arbeitsprozess zeigt, sowie die Handhabung mit diesen Artikeln ist für beide Listungsarten identisch. Grundsätzlich erfolgt die Prüfung bei Artikeleingabe. Hat ein Debitor weder eine gültige White- noch eine Blacklist, ist die Verkaufserfassung mit allen Artikeln möglich. Hat ein Debitor eine oder mehrere gültige Whitelist Einrichtungen, müssen alle Artikel, die er kaufen darf über die Whitelist definiert werden. Hat ein Debitor eine oder mehrere gültige Blacklist Einrichtungen, darf der Debitor grundsätzlich alles kaufen, außer es steht auf einer seiner Blacklists.
Hinweis
Die Prüfung erfolgt nur bei den Verkaufsbelegarten Angebot und Auftrag.
Whitelist
In der Ausgangslage wird ein Verkaufsangebot oder Verkaufsauftrag für einen Debitor erfasst. Zuvor wurde eine Whitelist eingerichtet.
Erfassen Sie wie gewohnt Ihren Verkaufsbeleg.
Zeilen eingeben (Prüfung automatisch): Sobald Sie innerhalb der Zeilen einen Artikel hinzufügen, der sich nicht auf der Whitelist des Debitors befindet, werden Sie über ein Dialogfenster sofort darauf hingewiesen (je nach Einrichtung erscheint hier alternativ eine Benachrichtigung oder ein Fehler).
- Wenn ein Dialogfenster erscheint: Entscheiden Sie, ob Sie den Artikel dennoch hinzufügen möchten.
- Wenn eine Fehlermeldung erscheint: Hierbei ist keine Erfassung möglich. Die Whitelist muss zuvor geändert werden, wenn ein Verkauf an diesen Debitor möglich sein soll.
- Wenn eine Benachrichtigung erscheint: Hier handelt es sich um eine reine Benachrichtigung, eine Erfassung ist weiterhin möglich.
Innerhalb der Zeilen sehen Sie in der Spalte "Listenstatus", ob ein Artikel nicht der Prüfung entsprach bzw. sich nicht auf der vorgegebenen Liste befindet.
Freigabeprüfung (wenn über Einrichtung entsprechend aktiviert)
Wählen Sie im Menü "Freigeben". Daraufhin erscheint eine weitere Meldung. Diese verweist erneut darauf, dass sich Artikel in den Zeilen befinden, welche nicht in der Whitelist sind. Sie werden aufgefordert die Zeilen zu prüfen und ggf. manuell zu bearbeiten. Die Freigabeprüfung nutzt hierfür das Feld "Listenstatus". Eine Freigabe ist nicht möglich.
Löschen Sie den Artikel aus dem Beleg oder passen Sie bei Bedarf die Liste für den Debitor entsprechend an, indem Sie auf "Zugehörig", "Debitor" und "Artikellistungen" klicken.
Hinweis
Beachten Sie, dass diese Liste möglicherweise auch anderen Debitoren zugeordnet wurde und somit betrifft.
Blacklist
In der Ausgangslage wird ein Verkaufsangebot oder -auftrag für einen Debitor erfasst, der z. B. im Inland alle Artikel kaufen kann. Auf der Blacklist stehen jene Artikel, die nicht ins Ausland versendet werden dürfen.
Eine Auftragserfassung für deutsche Lieferadressen sollte ohne Probleme möglich sein. Wird der Auftrag auf eine Lieferadresse außerhalb Deutschlands erfasst, oder in einem deutschen Auftrag die Lieferadresse auf die ausländische geändert, erfolgt die Prüfung gegen die hinterlegte Blacklist. Der Vorgang entspricht dann dem der Belegerfassung und Freigabe einer Whitelist, je nach gewählter Einrichtung.