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Auftragserfassung und Freigabe
Die Prüfung erfolgt bei der Artikeleingabe. Das Verhalten richtet sich danach, welche Listungsart für den Debitor eingerichtet ist:
- Keine Listung: Die Verkaufserfassung ist mit allen Artikeln möglich.
- Whitelist: Alle für den Debitor erlaubten Artikel müssen in der Whitelist hinterlegt sein.
- Blacklist: Grundsätzlich sind alle Artikel erlaubt, mit Ausnahme der in der Blacklist aufgeführten.
Die Handhabung betroffener Artikel ist für beide Listungsarten identisch.
Hinweis
Die Prüfung erfolgt nur bei den Verkaufsbelegarten Angebot und Auftrag.
Whitelist
In der Ausgangslage erfassen Sie ein Verkaufsangebot oder einen Verkaufsauftrag für einen Debitor, für den eine Whitelist eingerichtet wurde.
Beleg erfassen: Erfassen Sie wie gewohnt Ihren Verkaufsbeleg.
Artikelprüfung (automatisch): Sobald Sie in den Zeilen einen Artikel hinzufügen, der sich nicht auf der Whitelist des Debitors befindet, werden Sie unmittelbar darauf hingewiesen. Je nach Einrichtung erscheint ein Dialogfenster, eine Benachrichtigung oder eine Fehlermeldung.
- Wenn ein Dialogfenster erscheint: Entscheiden Sie, ob Sie den Artikel dennoch hinzufügen möchten.
- Wenn eine Fehlermeldung erscheint: Eine Erfassung ist nicht möglich. Die Whitelist muss zunächst angepasst werden, bevor ein Verkauf an diesen Debitor möglich ist.
- Wenn eine Benachrichtigung erscheint: Es handelt sich um eine reine Information. Eine Erfassung ist weiterhin möglich.
Listenstatus prüfen: In der Spalte "Listenstatus" sehen Sie, ob ein Artikel die Prüfung nicht bestanden hat und sich nicht auf der vorgegebenen Liste befindet.
Freigabeprüfung (wenn über Einrichtung entsprechend aktiviert)
Beleg freigeben: Wählen Sie im Menü "Freigeben". Es erscheint eine Meldung, die erneut darauf hinweist, dass Artikel in den Zeilen vorhanden sind, die nicht in der Whitelist enthalten sind. Sie werden aufgefordert, die Zeilen zu prüfen und bei Bedarf manuell zu bearbeiten. Die Freigabeprüfung nutzt dafür das Feld "Listenstatus". Eine Freigabe ist in diesem Zustand nicht möglich.
Artikel entfernen oder Liste anpassen: Löschen Sie den betroffenen Artikel aus dem Beleg, oder passen Sie die Liste für den Debitor an, indem Sie auf "Zugehörig", "Debitor" und "Artikellistungen" klicken.
Hinweis
Beachten Sie, dass eine Listung möglicherweise auch anderen Debitoren zugeordnet ist und eine Änderung diese ebenfalls betrifft.
Blacklist
In der Ausgangslage erfassen Sie ein Verkaufsangebot oder einen Verkaufsauftrag für einen Debitor, der im Inland alle Artikel kaufen darf. Auf der Blacklist stehen jene Artikel, die nicht ins Ausland versendet werden dürfen.
Für deutsche Lieferadressen ist die Auftragserfassung ohne Einschränkungen möglich. Wird der Auftrag auf eine Lieferadresse außerhalb Deutschlands erfasst – oder wird in einem bestehenden Auftrag die Lieferadresse in eine ausländische geändert – erfolgt die Prüfung gegen die hinterlegte Blacklist. Der weitere Ablauf entspricht dann dem der Belegerfassung und Freigabe bei einer Whitelist, abhängig von der gewählten Einrichtung.