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Bearbeitungsszenarien
Nach Auswahl der reklamierten Artikel wählen Sie pro Position einen Verkaufsreklamationsbearbeitungsszenariocode (siehe Einrichtungskapitel) aus. Über diese Szenarien wird definiert, was die Folgeprozesse der Reklamation sind. Diese müssen dann nicht manuell ausgeführt werden, sondern können im Anschluss automatisch angestoßen werden.
Nach Eintragung von internen und externen Reklamationsgründen, einer Menge und eines Verkaufsreklamationsbearbeitungsszenariocode in einer Artikelzeile können die Folgeprozesse über die Aktion "Reklamation nach Szenario bearbeiten" angestoßen werden. Die Aktion ist entweder für eine bestimmte Position (unter Zeilenfunktionen) oder für alle Positionen im Reklamationskopf (unter Funktionen) aufrufbar. Als Ergebnis öffnet sich die Page "Reklamationsbezogene Belege" mit Statusinformationen zu den betroffenen Positionen.
Die häufigsten Einrichtungen werden im Folgenden etwas genauer beschrieben. In der Praxis sind weitere Kombinationen der genannten Optionen möglich.
Wareneingang und Gutschrift
Im aktuellen Szenario schickt der Kunde die Ware zurück und erhält dafür eine Gutschrift. Es gibt keine weiteren Folgeprozesse.
Wählen Sie in der Reklamationszeile (Art = Artikel) im Feld Verkaufsreklamationsbearbeitungsszenariocode einen Eintrag aus, welcher folgende Kennzeichen aufweist: Wareneingang und Gutschrift.
Mit der Aktion "Reklamation nach Szenario bearbeiten" wird in dem Fall nichts erstellt. In der Page "Reklamationsbezogene Belege" wird als Ergebnis demnach ausgegeben "Keine Aktion ausgeführt für diese Zeile".
Die Vereinnahmung der Ware, die der Kunde zurückschickt, geschieht entweder über die Verkaufsreklamation oder mit Lagerbelegen (je nach Einrichtung des genutzten Lagerortes). Nach der Lieferung ist auch die Buchung der Faktura (d.h. Gutschrift) möglich. Es entsteht u. a. eine gebuchte Rücksendung, eine gebuchte Gutschrift und ein (offener) Debitorenposten mit der Belegart "Gutschrift". Außerdem wurde der Bestand dem ausgewählten Lagerort zugebucht (Artikel- und Wertposten).
Gutschrift ohne Wareneingang
Im aktuellen Szenario schickt der Kunde die Ware nicht zurück und erhält trotzdem eine (Wert-) Gutschrift (z. B. entsorgt er den Artikel selbst, bzw. kann ihn trotzdem behalten). z. B. Es gibt keine weiteren Folgeprozesse.
Wählen Sie in der Reklamationszeile (Art = Artikel) im Feld Verkaufsreklamationsbearbeitungsszenariocode einen Eintrag aus, welcher nur das Kennzeichen "Gutschrift" aufweist.
Mit der Aktion "Reklamation nach Szenario bearbeiten" wird für diese Position der Artikel durch einen Zu-/Abschlag (Artikel) ersetzt. Die entsprechende Zu-/Abschlag Nummer wird dabei aus der Einrichtung übernommen. Alle anderen Felder der Position ändern sich nicht. Die Artikelnummer der Zeile wird gesichert. Der Wert der Zu-/Abschlagszeile wird der abgerufenen Verkaufslieferung zugewiesen. Die gebuchte Verkaufslieferungszeile wird durch entsprechendes Hochzählen der Menge als reklamiert markiert.
Hinweis
Dieses Szenario ist nur möglich, wenn die Position Bezug zu einem historischen Beleg hatte, d.h. nicht für manuell angelegte Artikelzeilen.
Mit dem Buchen der Verkaufsreklamation (Liefern und fakturieren) entsteht u. a. eine gebuchte Rücksendung, eine gebuchte Gutschrift und ein (offener) Debitorenposten mit Belegart "Gutschrift".In dem Fall wird kein Bestand des Artikels zugebucht, die angepassten Werte der Gutschrift sind durch den Zu-/Abschlag am Artikelposten der ursprünglichen Lieferung zu finden (Wertposten).
Wareneingang und Austausch gleicher Artikel
Im aktuellen Szenario schickt der Kunde die Ware zurück und soll den gleichen Artikel neu im Austausch erhalten. Wählen Sie in der Reklamationszeile (Art = Artikel) im Feld Verkaufsreklamationsbearbeitungsszenariocode einen Eintrag aus, welcher folgende Kennzeichen aufweist: Wareneingang, Gutschrift und Austausch gleicher Artikel.
Mit der Aktion "Reklamation nach Szenario bearbeiten" wird für diese Position wird ein Ersatzauftrag erstellt, welcher sich in der Ergebnismaske "Reklamationsbezogene Belege" mittels "Navigieren", "Zeile", "Karte" öffnen lässt. Der Ersatzauftrag übernimmt Artikel, Mengen, Verkaufspreise und -zeilenrabatte aus der Verkaufsreklamation. Außerdem wird, wenn entsprechend eingerichtet, ein zusätzlicher Kopftext eingefügt.
Dabei öffnet sich die Karte "Reklamationsbezogene Belege" mit Statusinformationen zu den betroffenen Positionen. Für diese Position wird ein Ersatzauftrag erstellt, welcher sich mittels "Zugehörig", "Zeile", "Karte" öffnen lässt. Der Ersatzauftrag übernimmt Artikel, Mengen, Verkaufspreise und -zeilenrabatte aus der Verkaufsreklamation.
Mit dem Buchen der Verkaufsreklamation (Liefern und fakturieren) entsteht u. a. eine geb. Rücksendung, eine geb. Gutschrift und ein (offener) Debitorenposten mit Belegart "Gutschrift".Außerdem wurde der Bestand dem ausgewählten Lagerort zugebucht (Artikel- und Wertposten).
Der Ersatzauftrag wird wie jeder andere Auftrag behandelt was Freigabe, logistische Abwicklung und Faktura betrifft. Durch Buchung des Ersatz-/Verkaufsauftrags (Liefern und fakturieren) entsteht u. a. eine geb. Lieferung, eine geb. Rechnung und ein Debitorenposten mit Belegart = Rechnung.
Hinweis
Dieser Debitorenposten (Belegart = Rechnung) und der o.g. Debitorenposten (Belegart = Gutschrift) gleichen sich automatisch aus, in der Annahme, dass der Kunde nicht die Gutschrift ausbezahlt bekommt und für den gleichen Betrag gleichzeitig wieder eine Rechnung zahlt. Dies geschieht dadurch, dass die gebuchte Gutschrift beim Buchen in dem Auftrag als Ausgleichsbeleg hinterlegt wird.
Hinweis
Die Option "Austausch gleicher Artikel" ist auch möglich, wenn kein Wareneingang erfolgt. In dem Fall wird die Artikelposition im Auftrag wie im vorherigen Szenario beschrieben als Zu-/Abschlag umgewandelt, im Austauschauftrag wird trotzdem der gleiche Artikel neu eingefügt.
Wareneingang und Austausch anderer Artikel
Im aktuellen Szenario schickt der Kunde die Ware zurück und soll (vielleicht wegen einer Falschlieferung) einen anderen Artikel neu im Austausch erhalten. Der Anwender wählt in der Reklamationszeile (Art = Artikel) im Feld Verkaufsreklamationsbearbeitungsszenariocode einen Eintrag aus, welcher folgende Kennzeichen aufweist: Wareneingang, Gutschrift und Austausch anderer Artikel.
Dabei öffnet sich die Artikelübersicht mit der Anweisung "Neuen Artikel für Ersatzauftrag wählen". Nach Auswahl eines Ersatzartikels und Bestätigung mit "OK" wird automatisch eine (temporäre) zusätzliche Reklamationszeile mit dem ausgewählten Ersatzartikel und negativer Menge angelegt.
Mit der Aktion "Reklamation nach Szenario bearbeiten" wird für die zugehörige Position mit negativer Menge ein Ersatzauftrag erstellt, welcher sich mittels "Navigieren", "Zeile" , "Karte" öffnen lässt. In dem Ersatzauftrag wurden Artikel, Mengen, Verkaufspreise und -zeilenrabatte aus der Verkaufsreklamation übernommen, die negative Zeile wird gleichzeitig aus der Reklamation wieder entfernt.
Mit dem Buchen der Verkaufsreklamation (Liefern und fakturieren) entsteht u. a. eine geb. Rücksendung, eine geb. Gutschrift und ein (offener) Debitorenposten mit Belegart = Gutschrift. Außerdem wurde der Bestand dem ausgewählten Lagerort zugebucht (Artikel- und Wertposten).
Der Ersatzauftrag wird wie jeder andere Auftrag behandelt was Freigabe, logistische Abwicklung und Faktura betrifft. Durch Buchung des Ersatz-/Verkaufsauftrags (Liefern und fakturieren) entsteht u. a. eine geb. Lieferung, eine geb. Rechnung und ein Debitorenposten mit Belegart = Rechnung.
Hinweis
Dieser Debitorenposten (Belegart = Rechnung) und der o. g. Debitorenposten (Belegart = Gutschrift) gleichen sich automatisch aus, in der Annahme, dass der Kunde nicht die Gutschrift ausbezahlt bekommt und für den gleichen Betrag gleichzeitig wieder eine Rechnung zahlt. Dies geschieht dadurch, dass die gebuchte Gutschrift beim Buchen in dem Auftrag als Ausgleichsbeleg hinterlegt wird.
Hinweis
Die Option ist auch möglich, wenn kein Wareneingang erfolgt. In dem Fall wird die Artikelposition, in der VK-Reklamation, wie im vorherigen Szenario beschrieben als Zu-/Abschlag umgewandelt, im Austauschauftrag wird trotzdem der abweichend ausgewählte Artikel neu eingefügt.
Wareneingang und Austausch urspr. Artikel (Pickfehler)
Im aktuellen Szenario ist im System alles richtig gebucht worden (richtiger Artikel im Beleg, richtiger Artikel gebucht), aber physisch wurde ein anderer Artikel aus dem Lager entnommen. D.h. beide Artikel sind jetzt bestandsmäßig falsch im System. Der Kunde schickt den "falschen" Artikel zurück und erhält den richtigen Artikel erneut.
Wählen Sie in der Reklamationszeile (Art = Artikel) im Feld Verkaufsreklamationsbearbeitungsszenariocode einen Eintrag aus, welcher folgende Kennzeichen aufweist: Wareneingang, Gutschrift und Austausch urspr. Artikel (Pickfehler).
Dabei wird automatisch eine zusätzliche Reklamationszeile mit dem gleichen Artikel und negativer Menge angelegt.
Mit der Aktion "Reklamation nach Szenario bearbeiten" wird für die zugehörige Position mit negativer Menge ein Ersatzauftrag erstellt, welcher sich mittels "Navigieren", "Zeile", "Karte" öffnen lässt. In dem Ersatzauftrag sind Artikel, Mengen, Verkaufspreise und -zeilenrabatte aus der Verkaufsreklamation übernommen worden.
Zusätzlich wird für diese Position in der Verkaufsreklamation der Artikel durch einen Zu-/Abschlag ersetzt, weil dieser Artikel so nicht zurückgeschickt wird. Die entsprechende Zu/Abschlag Nr. wird dabei aus der Einrichtung übernommen. Alle anderen Felder der Position ändern sich nicht. Die Artikelnummer der Zeile wird gesichert. Der Wert der Zu-/Abschlagszeile wird zu der abgerufenen Verkaufslieferung zugewiesen. Die gebuchte Verkaufslieferungszeile wird durch entsprechendes Hochzählen der Menge als reklamiert markiert.
Die Erfassung des in Wirklichkeit dem Kunden zugesandten Artikels sowie der Menge erfolgt manuell. Die fehlerhaften Bestände können nur organisatorisch z. B. durch Inventur korrigiert werden. Die Bestandskorrektur wird systemisch nicht unterstützt.
Mit dem Buchen der Verkaufsreklamation (Liefern und fakturieren) entsteht u. a. eine geb. Rücksendung, eine geb. Gutschrift und ein (offener) Debitorenposten mit Belegart = Gutschrift. In dem Fall wird kein Bestand des Artikels zugebucht, die angepassten Werte der Gutschrift sind durch den Zu-/Abschlag am Artikelposten der ursprünglichen Lieferung zu finden (Wertposten).
Der Ersatzauftrag wird wie jeder andere Auftrag behandelt was Freigabe, logistische Abwicklung und Faktura betrifft. Durch Buchung des Ersatz-/Verkaufsauftrags (Liefern und fakturieren) entsteht u. a. eine geb. Lieferung, eine geb. Rechnung und ein Debitorenposten mit Belegart = Rechnung.
Hinweis
Dieser Debitorenposten (Belegart = Rechnung) und der o. g. Debitorenposten (Belegart = Gutschrift) gleichen sich automatisch aus, in der Annahme, dass der Kunde nicht die Gutschrift ausbezahlt bekommt und für den gleichen Betrag gleichzeitig wieder eine Rechnung zahlt. Dies geschieht dadurch, dass die gebuchte Gutschrift beim Buchen in dem Auftrag als Ausgleichsbeleg hinterlegt wird.
Reklamationsszenarien für Reklamationen ohne historischen Bezug
Werden Verkaufsreklamationen erfasst, z. B. in der Anfangsphase eines Projekts, wo es noch keine Historie für die beschriebene Funktion "zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen" gibt oder wenn ein Kunde Artikel einschickt, die er nicht selbst gekauft hat, kann es trotzdem gewünscht sein, dass Folgeprozesse angestoßen werden. Die meisten Reklamationsszenarien können in diesem Fall trotzdem genutzt werden. Bei der Erstellung eines Austauschauftrags werden die Kunden-/Lieferinformationen dabei aus dem Debitor übernommen. Bei Reklamationen mit historischem Bezug werden diese Informationen teilweise aus der Lieferung gezogen, auf die sich die Reklamation bezieht (z. B. die damalige Lieferadresse).