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Projekte anlegen
Um ein neues Projekt anzulegen, klicken Sie im Rollencenter auf "Projektmanagement" und "Fundraising Projekte". Hier werden Ihnen alle Ihre Projekte aufgelistet. Klicken Sie im Menü auf "Neu", um ein neues Projekt anzulegen. Es öffnet sich die Projektkarte, in der Sie alle Informationen zu Ihrem Projekt eintragen können.
Allgemein
Tragen Sie die für Ihr Projekt relevanten Daten in die entsprechenden Felder ein:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Beschreibung | Geben Sie eine Beschreibung für das Projekt ein. |
| Beschreibung Original | Tragen Sie hier optional die Beschreibung in Landessprache ein. |
| Ländercode | Geben Sie den Ländercode an. |
| Region | Geben Sie die Region an. |
| Kontaktnr. Träger | Geben Sie die Kontaktnummer des Trägers des Projekts an. Dies kann eine Person oder ein Unternehmen sein. |
| Mittelverwendungscode | Gibt die Mittelverwendung des Projekts an. |
| Projektart | Gibt die Art des Projekts an. |
| Projektstatus | Gibt den Status des Projekts an. |
| Freigabestatus | Zeigt den Freigabestatus der Projektplanung im Projekt an. |
| Verkäufercode | Gibt den zuständigen Sachbearbeiter des Projekts an. |
Termine
Im Reiter "Termine" geben Sie weitere Daten zum Antrags-, Start- und Enddatum ein. Das Erstellungsdatum wird automatisch gesetzt.
Finanzierung
Unter "Finanzierung" können Sie folgende Informationen eintragen:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Währungscode | Gibt den Währungscode des Projekts an. Klicken Sie auf die drei Punkte, um den Wert für den Währungscode zu überprüfen oder zu aktualisieren. Ohne Angabe handelt es sich um ein Projekt in Mandantenwährung. |
| Währungsfaktor | Gibt den Währungsfaktor des Projekts an. |
| Projektsumme (MW) | Gibt die Projektsumme in Mandantenwährung an. |
| Projektsumme (FW) | Gibt die Projektsumme in Fremdwährung an, sofern das Projekt in einer anderen Währung geführt wird. |
| Eigenleistung Träger | Gibt die Eigenleistung des Trägers des Projekts an. |
| Eigenleistung % | Zeigt den Prozentsatz der Eigenleistung des Trägers im Verhältnis zur Projektsumme in Mandantenwährung an. Die Eigenleistung wird automatisch anhand der vorherigen Eingaben berechnet. |
| Kofinanzierung | Gibt die Kofinanzierungssumme des Projekts an. Diese wird über die Beträge aller zugeordneten Finanzierungspartner berechnet. |
Buchung
Fügen Sie im Reiter "Buchung" buchungsrelevante Projektinformationen ein.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Budgetname Projekt | Gibt den Budgetnamen für die Planung des Projekts an. |
| Kontenschema Projekt | Gibt das Kontenschema für die Auswertung der Projektbuchungen an. |
| Geschäftsbuchungsgruppe | Gibt die Geschäftsbuchungsgruppe für die Projektbuchungen an. |
| Produktbuchungsgruppe | Gibt die Produktbuchungsgruppe für die Projektbuchungen an. |
| MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe | Gibt die MwSt.-Produktbuchungsgruppe für die Projektbuchungen an. |
| MwSt.-Produktbuchungsgruppe | Gibt die MwSt.-Produktbuchungsgruppe für die Projektbuchungen an. |
Dimensionen
Sobald ein Fundraising Projekt erstellt wird, wird automatisch die Vorgabedimension mit der entsprechenden Projektnummer erstellt. Rufen Sie die Dimensionen in der "Projekt Karte" über das Menüband "Zugehörig", "Verknüpfte Informationen" und "Dimensionen" auf. Der Dimensionscode ist mit dem aus der "Projektmanagement Fundraising Einrichtung" vorbelegt. Mehr zum Thema Dimensionen lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Bemerkungen
Ausgehend von der "Projekt Karte", "Zugehörig" und "Verknüpfte Informationen" können Sie freie Textbemerkungen zu dem Projekt festhalten.
Merkmale
Ebenfalls in der "Projekt Karte" unter "Zugehörig" sind die Merkmale zu finden, um zu einem Projekt Besonderheiten oder Eigenschaften zuzuweisen. Wenn Sie die Merkmale für Projekte verwenden möchten, aktivieren Sie dies vorab in der Merkmal Einrichtung.
Finanzierungspartner
Um Finanzierungspartner anzulegen, klicken Sie im Menüband der "Projekt Karte" auf "Projekt" und "Finanzierungspartner". Hinterlegen Sie in der "Kontakt Nr." den gewünschten Kontakt. Im Anschluss tragen Sie die Höhe der zugesteuerten Gelder unter "Betrag" ein. Der angegebene Betrag je Finanzierungsparter erhöht die Summe der Kofinanzierung auf der Projektkarte.
Projektbeteiligte
Behalten Sie den Überblick und listen Sie alle Personen auf, die an dem Projekt beteiligt sind und mit denen Sie in Korrespondenz stehen. Rufen Sie die Projektbeteiligten im Menü der "Projekt Karte" über "Projekt" und "Projektbeteiligte" auf. Tragen Sie dazu die passenden Informationen ein.
Auf der Projektkarte finden Sie in den nebenstehenden Factboxen die wichtigsten Informationen zu Ihrem Projekt im Überblick. Sie erhalten allgemeine Projektinformationen, wie z. B. die Projektdauer. Informationen über Projektverbindungen beinhalten bspw. die Projektanzahl des Träger. Die Projektstatistik gibt Aufschluss über den Projektsaldo und die Beträge (Mandanten- oder Fremdwährung). Nähere Informationen rufen Sie durch Klicken auf die blauen Werte auf.
Aktivitäten und Aufgaben
Über die "Weiteren Optionen", "Aktionen" haben Sie die Möglichkeit, Aufgaben und Aktivitäten zu einer beteiligten Person oder einem Projekt hinzuzufügen bzw. zu erstellen. Dadurch behalten Sie die Übersicht über alle Aufgaben und Aktivitäten, die um das Projekt entstehen. Halten Sie Termine fest oder ordnen Sie Aufgaben einer bestimmten Person Ihres Teams zu. Zum Beispiel welcher Ihrer Kollegen oder Kolleginnen per Brief in Kontakt mit einem Projektbeteiligten treten soll. In der Liste "Projektbeteiligte" oder der "Projekt Karte" können Sie die Aufgaben unter "Zugehörig" und "Aufgaben" einsehen.
Zum Kontakt bzw. Projekt haben Sie zudem die Möglichkeit die Historie aufzurufen. Klicken Sie dazu im Menü auf "Zugehörig", "Historie" und "Aktivitätenprotokollposten". An dieser Stelle finden Sie die Daten zu den stattgefundenen Korrespondenzen.
Mehr zu dem Thema Aktivitäten lesen Sie in unserer Dokumentation.
Eingehende Projektdokumente (DropZone)
Per Drag and Drop können Dateien in die DropZone des Projektes und auch des Projektnachweises gezogen werden. Dadurch wird ein schnelles und intuitives Hochladen verschiedener Dateien ermöglicht. Sobald Sie eine Datei über die DropZone ziehen, stehen Ihnen verschiedene Kategorien zur Verfügung. Die verfügbaren Kategorien sind abhängig von der Extension und Ansichtskarte, in der Sie sich gerade befinden. Die DropZone empfängt, verarbeitet und transportiert die Daten, inklusive der zugehörigen Kategorisierung, zu den weiteren Anwendungen.
Lesen Sie mehr zu dem Thema DropZone in unserer Dokumentation.