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Bewilligung und Zahlung abwickeln
Mit Projektmittelzeilen arbeiten
Zu den Projektmittelzeilen gelangen Sie aus der "Projekt Karte" heraus oder über die Fact Box ausgehend von den Projektplanungszeilen. In der Projektmittelzeile mit der Art = Bewilligung wird Ihnen die Gesamtsumme aus den vorgeschlagenen Planungszeilen in der Spalte "Vorschlag Bewilligung (MW)" bzw. "Vorschlag Bewilligung (FW)" angezeigt.
Bewilligung durchführen
Die Bewilligung wird ausgehend von den Projektmittelzeilen ausgelöst, zurückgesetzt und gebucht.
In der Bewilligungszeile wird der tatsächlich bewilligte Betrag angezeigt. Dieser kann abweichend vom Vorschlag sein. Ist kein Währungscode angegeben, wird der bewilligte Betrag stets in "Betrag (MW)" angegeben. Bei vorhandenem Währungscode ist die Bewilligung in "Betrag (FW)" einzutragen. Der "Betrag (MW)" wird über den Wechselkurs automatisch berechnet.
Szenario 1: Der Bewilligung wird zugestimmt
Wird einer Bewilligung in vollem Umfang zugestimmt, wird die vorgeschlagene Bewilligungssumme in "Betrag (MW)" bzw. "Betrag (FW)" eingegeben. Mit Auslösen der Aktion "Bewilligung vorschlagen" erfolgt automatisch eine Aufteilung in den Projektplanungszeilen und dort wird der "Betrag Bewilligung (MW)" bzw. "Betrag Bewilligung (FW)" eingetragen, der identisch zu dem jeweiligen Planungsbetrag ist. Der Status ändert sich von "Vorschlag Bewilligung" auf "Bewilligt".
Szenario 2: Die Bewilligungssumme wird nicht komplett freigegeben und manuell verteilt
Wird einer Bewilligung nicht in vollem Umfang zugestimmt, wird ein von "Betrag (MW)" bzw. "Betrag (FW)" abweichender "Betrag (MW)" bzw. "Betrag (FW)" eingegeben. Sie erhalten einen Hinweis, dass die Aufteilung des bewilligten Betrages auf die Projektplanungszeilen manuell durchzuführen ist. Mit Auslösen der Aktion "Bewilligung vorschlagen"
Mit Auslösen der Aktion "Bewilligung vorschlagen" ändert sich der Status der Projektplanungszeilen von "Vorschlag Bewilligung" auf "Bewilligt". Der "Betrag Bewilligt (MW)" bzw. "Betrag Bewilligt (FW)" ist noch 0,00 und muss manuell gefüllt werden. Zur Unterstützung zeigt Ihnen die Factbox den noch zu verteilenden Betrag aus der Bewilligung an.
In beiden Szenarien: Das "Datum der Bewilligung" und "Bewilligt durch" werden in der Projektmittelzeile automatisch gefüllt.
Bewilligung buchen
Um die Bewilligung auch in der Buchhaltung abzubilden, tragen Sie in der bewilligten Projektmittelzeile das Buchungsdatum ein und lösen die Aktion "Bewilligung buchen" aus. Der Status wechselt von "Offen" auf "Gebucht". Die Buchungssätze und verwendeten Sachkonten können Sie über Navigieren sehen.
Bewilligung stornieren
Sie können die Buchung der Bewilligung zu einem späteren Zeitpunkt wieder stornieren. Die Buchungssätze werden storniert und der Status wechselt wieder auf "Offen" zurück. Wird nun auch die Bewilligung zurückgesetzt, kann der Betrag der Bewilligung angepasst und erneut gebucht werden. Ist das nicht gewünscht, besteht die Möglichkeit, diese Projektmittelzeile zu löschen. Die Projektplanungszeilen erhalten den Status "Planung" und die Bearbeitung der Planung ist wieder möglich. In der Finanzbuchhaltung wird im Zuge dessen eine Stornobuchung ausgelöst.
Hinweis
Ist im Projekt eine Fremdwährung angegebenen, erfolgt der Abgleich zwischen Summe aller Auszahlungen in Fremdwährung gegen die Summe aller Bewilligungen in Fremdwährung; ansonsten auf die Mandantenwährung bezogen. In dem Fall kann die Bewilligungszeile nicht gelöscht werden.
Auszahlung und Rückzahlung tätigen
Sie haben die Möglichkeit alle Auszahlungen und bei Bedarf auch Rückzahlungen bereits im Voraus einzutragen. Fügen Sie eine neue Projektmittelzeile mit Art = Auszahlung oder Art = Rückzahlung ein. Bei einem Projekt in Mandantenwährung ist der "Betrag (MW)" anzugeben, bei Fremdwährung muss der "Betrag (FW)" angegeben werden, da in dieser Währung ausgezahlt wird. Der "Betrag (MW)" berechnet sich über den Wechselkurs, der bei Erstellung der Projektmittelzeile im Projekt angegeben ist. Die Erfassung des Betrags bei Auszahlungen muss mit negativem Vorzeichen erfolgen, bei Rückzahlungen ohne Vorzeichen. Des Weiteren müssen Sie die buchungsrelevanten Angaben machen wie Fälligkeitsdatum, Kreditorennr., Zahlungsformcode, Externe Belegnr. und Buchungsdatum.
Im Anschluss lösen Sie die Aktion "Zahlung buchen" aus und geben den Datumsfilter ein, bis zu den Auszahlungen und Rückzahlungen berücksichtigt werden sollen. Zeilen, deren Buchungsdatum in der Zukunft liegt, werden nicht gebucht. Die Buchungssätze und verwendeten Sachkonten können Sie über Navigieren sehen.
Hinweis
Die Stornierung ist nur möglich, solange sich der Kreditorenposten noch nicht im Zahlungsprozess befindet, beziehungsweise noch nicht ausgeglichen worden ist.