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Anwendungszenarien
VK-Reklamationen als Herkunftsbeleg im Versandauftrag verwenden
Dieses Szenario beschreibt, wie Sie VK-Reklamationen als Herkunftsbeleg in einem Versandauftrag auswählen können.
Ausgangspunkt: Öffnen Sie einen neuen "Versandauftrag" über die Suche.
Funktion ausführen: Wählen Sie im Menü die Funktion "Herkunftsbeleg holen".
Beleg auswählen: Daraufhin öffnet sich eine weitere Maske, in der die Belegart bereits auf VK-Reklamation gefiltert ist. Wenn ein Beleg ausgewählt wird, werden die Beleginformationen in den Versandauftrag übernommen. Suchen Sie in den Zeilen der Maske nach dem entsprechenden Beleg und bestätigen Sie die Eingabe.
Zurück im Versandauftrag wurden der "Zustellercode" die Empfänger- und Absenderadressen wie gewohnt im Versandauftrag eingetragen und der Schalter "Retoure" wurde automatisch aktiviert. Die Adressen werden zusammen mit dem Kennzeichen "Retoure" innerhalb von der API bzw. ShipXpert interpretiert und bei Bedarf getauscht.
Ergebnis: Geben Sie wie gewohnt den Versandauftrag frei oder fahren mit dem Drucken fort.
Fehlerszenario bei nicht retourenfähigen Zustellerangaben
Wenn in der VK-Reklamation eine nicht retourenfähige Zustellerangabe enthalten ist und dieser Beleg per "Herkunftsbeleg holen" in den Versandauftrag übernommen werden soll, bricht der Vorgang mit einer entsprechenden Fehlermeldung ab.
Versandetiketten direkt aus VK-Reklamationen erzeugen (Versandetiketten für Retouren konfigurieren)
In VK-Reklamationen können Sie nun direkt Retouren-Versandetiketten über ShipXpert erzeugen. Sie können über den Belegversand als Anhang dem Debitoren zur Verfügung gestellt werden oder bei Ankunft zur Identifizierung im Retouren-Dialog genutzt werden.
Ausgangspunkt: Öffnen Sie eine "Verkaufsreklamation".
Zustellerinformationen ergänzen: Falls unvollständig ergänzen Sie Zustellerangaben im Abschnitt "Lieferung und Abrechnung".
Funktion ausführen: Navigieren Sie zum Menüband "Zugehörig" und wählen Sie unter "Reklamation" die Funktion "Retourenlabels".
In der "Retourenlabel Übersicht" ergänzen Sie die "Trackingnr." und relevante Informationen, bevor Sie im Menü "Versandetiketten erzeugen" wählen.
Bei ungültigen Angaben erscheint eine Fehlermeldung. Der Prozess bricht ab, wenn:
- keine Zustellerangaben vorhanden sind.
- eine Drittlandsendung (<>EU) vorliegt (Quell- oder Ziel-Adresse).
- die Zustellerkombination nicht retourenfähig ist.
Angaben des Etiketts eintragen: Bei gültigen Angaben gelangen Sie in eine Eingabemaske zur Erzeugung der Etiketten:
- Tragen Sie die gewünschte Anzahl der Packstücke ein.
- Wählen Sie ggf. die Art der Packstücke (abhängig vom Zusteller).
- Geben Sie die Gewichts- und Maßangaben ein.
- Bestätigen Sie mit "OK". Die Etiketten werden erzeugt und im Versandauftrag sowie in den Anhängen der Reklamation abgelegt. Zu beachten ist, dass die Etiketten direkt bei ShipXpert bzw. den Zustellern erzeugt werden. Etwaige Fehlermeldungen, bspw. ungültige Adresskombinationen o. ä. werden 1:1 an unitop zurückgereicht.
Die obige Hälfte der Informationen sind manuell einzutragen und werden für die Erzeugung genutzt. Die unteren Informationen werden aus dem zu Grunde liegenden Beleg übernommen. Wichtig: In VK-Reklamationen sind zwei Arten von Adressfelder hierfür relevant:
Verk. an-Felder Gehören zum Debitoren und entsprechend der Absender-Adresse für das Versandetikett. Lief. an-Felder Sind die Empfangsadresse für das Versandetikett. Zusätzlich ist "Einschränkungen bei Empfängeradressen in ShipXpert" zu beachten.
Nach der Erzeugung von Versandetiketten
Mit erfolgreicher Erzeugung werden die Etiketten:
Im Versandauftrag gespeichert,
in den Anhängen der Reklamation abgelegt,
optional per Belegversand dem Debitoren zur Verfügung gestellt und können damit im bereits vorhandenen unitop Belegversand mitgesendet werden.
Mehrere unterschiedliche Packstückarten verwenden
Es ist in einem einzelnen Wizard-Vorgang nur möglich, eine einzelne Zustellerkombination und eine einzelne Packstückart gleichzeitig zu verarbeiten. Wenn mehrere unterschiedliche Packstückarten benötigt werden:
- Erzeugen Sie die erste Packstückart über den beschriebenen Prozess.
- Wiederholen Sie den Vorgang mit neuen Zustellerangaben in der Wizard-Maske.
Versandetiketten stornieren
Solange kein Tagesabschluss erfolgt ist bzw. zustellerseitig online keine Abweisung erfolgt, haben Sie die Möglichkeit erzeugte Etiketten zu löschen. Bei einer Stornierung wird der betroffene Versandauftrag gelöscht und die Anhänge der Reklamation entfernt.
Öffnen Sie die Liste "Retourenlabel Übersicht" und wählen die entsrechende Zeile aus.
Klicken Sie im Menü auf "Versandauftrag stornieren".
Wurden mehrere unterschiedliche Etiketten erzeugt (verschiedene Zusteller oder Packstückarten), die storniert werden sollen, dann ist eine Stornierung jeweils zu wiederholen.
Einschränkungen bei Empfängeradressen in ShipXpert
ShipXpert verwendet für Retouren immer die im Mandanten hinterlegte Adresse als Empfängeradresse.
Unterschiede zwischen unitop und ShipXpert:
- In unitop können Sie im VK-Reklamationsbeleg verschiedene Zieladressen nutzen (z. B. unterschiedliche Lagerorte).
- In ShipXpert ist dies nicht möglich – das System verwendet ausschließlich die zentral im ShipXpert-Mandanten hinterlegte Adresse als Empfänger-Adresse für alle Retourenetiketten.
Übersteuern von Adressen
- Ausgehender Versand: Bei normalem Versand können Sie mit der Option "Neutraler Versand" (NTV) die Absender-Adresse aus unitop übersteuern.
- Eingehender Retourenprozess: Die Option "Neutraler Versand" hat keine Auswirkung – die zentrale Mandantenadresse wird immer als Empfänger verwendet.
Lösungsansatz für unterschiedliche Zieladressen
Wenn Sie Retouren an verschiedene Standorte (z. B. mehrere Reparaturzentren) steuern müssen:
Richten Sie mehrere ShipXpert-Mandanten ein, jeweils mit einer eigenen Zieladresse.
Implementieren Sie eine projektspezifische Erweiterung in unitop, die:
- die Verwaltung mehrerer ShipXpert-Konten ermöglicht,
- in VK-Reklamationen das jeweils passende Konto automatisch auswählt.