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Belegart: DropZone

Mit der unitop DropZone können Sie per Drag and Drop eingehende Dokumente (extern erstellte Dateien, z. B. E-Mails, Scan-Dokumente, etc.) in Business Central importieren, sammeln und archivieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit ein Foto mithilfe Ihres Devices aufzunehmen und abzulegen. Darüber hinaus können Sie ZIP-Archive einlesen und auf Nachfrage vereinzelt ablegen.

DropZones können Sie beispielsweise auf folgenden Listen und Karten verwenden, sofern Sie diese eingerichtet haben: Artikel, Kontakt, Debitor, Kreditor, Verkaufsangebote, Rahmenauftrag, Verkaufsauftrag, Verkaufsrechnung, Verkaufsreklamation, Verkaufsgutschrift, Einkaufsanfrage, etc.

Hinweis

Überall dort, wo die DropZone erscheinen soll (ausgenommen sind die bereits definierten Dokumentenart Vorlagen), bedarf es einer entsprechenden Programmierung.

DropZone erstellen und freigeben

  1. Dokumentenart aus Vorlage: DropZone
    Öffnen Sie die Liste "DMS Belegarten" und wählen Sie "Neu", "Dokumentenarten aus Vorlagen erstellen". Wählen Sie eine oder mehrere DropZones aus, je nachdem wo Sie diese verwenden möchten. Die Vorlagen werden in der Liste "DMS Belegarten" hinzugefügt. Öffnen Sie den DropZone-Datensatz, um ihn einzurichten.

  2. Register Allgemein: Das Feld "Beschreibung" entspricht den Namen der Kategorie, die Sie für Ihre DropZone vergeben möchten. Mit dem Feld "Suchergebnisse zugeklappt" beschränken Sie die sichtbaren bzw. aufgeklappten Zeilen in den "DMS Suchergebnissen". So schaffen Sie sich vor allem bei vielen Datensätzen dennoch einen Überblick über die Anzahl der Dokumente innerhalb der einzelnen Kategorien.

  3. Register Posteingang, Freitextfelder: Hier bestimmen Sie wo die DropZone eingesetzt wird und für wen diese sichtbar ist. Je nach Dokumentenartvorlage sind einige Felder initial gefüllt.
    Lookup Page ID Gibt die Page ID an, die zur Anzeige eines Datensatzes benutzt wird. Bei 0 wird versucht die Standard Lookup Page zu öffnen. Bei einer Vorlage richtet sich der Wert nach der "Tabellennr." und ist initial vorgegeben. Es wird festgelegt, welche Lookup- oder Individual-Page geöffnet wird, von der aus man dann weiterhin den Datensatz auswählen und dem Datensatz im Posteingang dem Dokument zuordnen kann.
    Sichtbar für Legen Sie fest, wer in der DropZone bspw. Dokumente und Kategorien sehen darf. Die Option gibt an, welche Methode verwendet wird, um die Sichtbarkeit einzelner Dokumentenarten für eine Zuweisung in der DropZone zu steuern.
    • Niemanden
    • Zugeordnete Teams
    • Jeder
    Immer sichtbar für Benutzer Angabe eines Benutzers, z. B. Admin, Abteilungsleiter, etc.

  4. Zusätzlichen Freitext beim Drop eines Dokuments können Sie eingeben, wenn Sie folgende Felder eingerichtet haben:
    Abfrage Freitext bei Dokumenten Drop Das Feld gibt an, ob beim Drop von Dokumenten nach einem Freitext gefragt werden soll.
    Abfrage Posteingangsdatum bei Dokumenten Drop Das Feld gibt an, ob beim Drop von Dokumenten nach dem Posteingangsdatum gefragt werden soll.

  5. Aufgabenwarteschlangenposten für das Hochladen: Wählen Sie die Aufgabenwarteschlange für das Hochladen in den SharePoint-Server aus. Die Aufgabewarteschlangen für das Sammeln und Erstellen der Dokumente wird nicht benötigt, da die Dokumente in die DropZone geladen werden.

  6. Verschlagwortung in den Metadaten: Wie bereits bei der Belegart = Bericht finden Sie in den Metadaten die Felder, die verschlagwortet werden sollen. Die Zeilen "Posteingangsdatum" und "Freitext" fügen Sie hinzu, indem Sie im Register "Allgemein" die entsprechenden Schalter zur "Abfrage Freitext…" bzw. "Abfrage Posteingangsdatum" aktivieren. Sobald die Schalter aktiviert sind, werden die Felder verschlagwortet und in den SharePoint-Server übernommen. Wenn Sie nun die DropZone nutzen, können Sie für die gedroppten Dokumente individuelle Texte (z. B. Dateinamen) für die Verschlagwortung eingeben, inkl. Posteingangsdatum.

    Hinweis

    Diese beiden Zeilen lassen sich aus den Metadaten nur über die De-/Aktivierung der Schalter entfernen bzw. hinzufügen.

  7. Bibliothek erstellen und DropZone freigeben: Erstellen Sie, wenn DMS Einrichtung = SharePoint, eine SharePoint Bibliothek über den gleichnamigen Menüpunkt. Geben Sie die Belegart über das Menü frei.

  8. Pagezuordnung: Klicken Sie im Menü "Navigieren" und "Zugeordnete Pages", um die DropZone in weitere Pages hinzuzufügen oder nicht gewünschte Pages zu entfernen.

    Hinweis

    Der Posteingang besitzt immer eine DropZone.

Mehrere Kategorien einer DropZone zuordnen

  1. Um eine DropZone mit mehreren Kategorien zu erstellen, legen Sie zunächst pro Kategorie eine DropZone Belegart an.

    Hinweis

    Die maximale Anzahl der angezeigten DropZone Kategorien wird in der "unitop DMS Einrichtung" im Register "Allgemein" festgehalten.

  2. Den Kategorienname tragen Sie im Register "Allgemein" im Feld "Beschreibung" ein.

  3. Bei Bedarf ändern Sie die SharePoint-Bibliothek, wenn die Dokumente in unterschiedlichen Bibliotheken auf dem SharePoint-Server gespeichert werden sollen.

  4. Achten Sie darauf, dass die Angaben im Register Posteingang auf der gleichen Tabelle beruhen.

  5. Bibliothek erstellen und DropZone freigeben: Erstellen Sie, wenn DMS Einrichtung = SharePoint, eine SharePoint Bibliothek über den gleichnamigen Menüpunkt. Geben Sie die Belegart über das Menü frei.

Pages zuordnen/löschen

Die zugeordneten Pages geben an, auf welche Liste/Karte die DropZone bzw. ihre Kategorien angezeigt bzw. eingesetzt werden. Die "zugeordneten Pages" einer Belegart können der FactBox in der Belegart Karte entnommen werden. Um weitere Pages zuordnen zu können wählen Sie "Navigieren", "Zugeordnete Pages" und fügen Sie nach Bedarf neue Pages hinzu oder löschen Sie diese.

Hinweis

Fügen Sie über die drei Punkte/weitere Optionen Pages hinzu, stehen lediglich jene zur Verfügung, die über die Programmierung als Bestandteile der DropZone definiert wurden.

DropZone einem Admin Nutzer zuordnen

Möchten Sie, dass eine Belegart im Posteingang eines bestimmten Admin Nutzer einsehbar ist, öffnen Sie die Belegart und navigieren zum Register "Posteingang" und "Optionen Sichtbarkeit".

Hier können Sie Einstellungen über die Sichtbarkeit der Teams vornehmen und einen Admin Nutzer angeben.

DropZone einem Team zuordnen

Sie haben die Möglichkeit eine komplette Belegart einem oder mehreren Teams zuzuordnen. Öffnen Sie die Liste "DMS Belegarten" und wählen Sie "Navigieren", "Zugeordnete Teams". Fügen Sie der Liste jene Teams zu, welche für die Belegart zuständig sind. Nur die zugeordneten Teams werden im weiteren Prozess der Zuweisung sichtbar und auswählbar sein. Zudem kann man auf diese Weise die Kategorien einschränken, die in der Dropzone angezeigt werden. Grundlage sind immer die Teams, denen der Einkäufer-/Verkäufercode zugeordnet sind. In der Benutzer-Einrichtung wird wiederum hinterlegt, welcher Benutzer welcher Einkäufer/Verkäufer ist.

Über die Aktion "Effektiv zugeordnete Benutzer", kann man überprüfen, welche Benutzer effektiv die Belegart sehen dürfen. Dies dient als Hilfsmittel zur Überprüfung der aktuellen Einrichtung. Die hier aufgeführten Benutzer sollten in der Lage sein, ein Dokument in die DropZone zu legen bzw. die Datensatzzuordnung vorzunehmen. Die Liste der Benutzer rufen Sie ausgehend von der DropZone Belegart Karte über "Navigieren", "Zusatzfunktionen" und "Effektive zugewiesene Benutzer" auf.

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