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Teams
Damit Sie aus dem Posteingang heraus Datensätze an Teams weiterleiten können, sind zuvor entsprechende Teams einzurichten. Unter einem Team wird eine Gruppe von Verkäufer/Einkäufercodes verstanden, welche Sie über die Business Central Teams Einrichtung zusammenstellen können. Nutzt Ihre Branche keine Verkäufer-/Einkäufercodes, müssen diese künstlich für diese Zwecke angelegt werden.
Anwendungsbereich: Teams werden genutzt, um aus dem Posteingang Belege unterschiedlichen Teams zuzuweisen. Statt Dokumente einzelnen Benutzern zuzuweisen, können Sie diese ganzen Teams zuordnen. Beispiel: Wenn Dokumente Artikel betreffen, werden sie dem Team "Produktmanagement" zugewiesen.
Zusammenhang mit der Benutzereinrichtung: Über die Verknüpfung von Benutzern mit Verkäufercodes in der Benutzereinrichtung erkennt das System im Posteingang, welchem Team ein Benutzer zugehörig ist. Dies wird auch genutzt, um einzuschränken, welche DMS-Belegarten ein Benutzer sehen oder nutzen darf.
Ausgehend von der "unitop DMS Einrichtung" rufen Sie über das Menü "Aktionen" und "Teams" auf.
In der Liste "Vertriebsteams" vergeben Sie einen passenden Code, eine Beschreibung und optional das Datum der nächsten Aufgabe.
Fügen Sie Mitglieder über den Menüpunkt "Verkäufer" hinzu.
Wählen Sie die entsprechenden Benutzer aus. Ist der passende Benutzer nicht vorhanden, werden weitere Einstellungen über die "Benutzer Einrichtung" vorgenommen, indem dem Benutzer ein Einkäufer-/Verkäufercode zugeordnet wird.
Benutzereinrichtung
Die Benutzereinrichtung stellt die Verbindung zwischen Benutzern und Teams her. Damit ein Benutzer einem Team zugeordnet werden kann, muss ihm in der Benutzereinrichtung ein Verkäufercode zugewiesen werden.
So richten Sie die Zuordnung ein:
Öffnen Sie über die Suche "Benutzer Einrichtung".
Wählen Sie den gewünschten Benutzer aus.
Weisen Sie im Feld "Verkäufercode" den entsprechenden Code zu.
Hinweis
Durch diese Zuordnung erkennt das System automatisch, welchem Team der Benutzer angehört. Dies ist besonders relevant für die Arbeit mit dem Posteingang, da so die Sichtbarkeit und Berechtigung für DMS-Belegarten gesteuert werden kann.