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Willkommen zur unitop Beleg- und Kommunikationszentrale
Sie versenden regelmäßig Belege an Ihre Kunden? Dann ist die unitop Beleg- und Kommunikationszentrale genau das Richtige für Ihren Arbeitsalltag. Durch die unitop Beleg- und Kommunikationszentrale vereinfachen Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden, indem Sie Ihre Belege von einem zentralen Ort verwalten, bearbeiten, automatisiert erstellen und per E-Mail versenden. Die Belege können Sie als Anhang definieren, der E-Mail manuell hinzufügen oder Ihr Anhang wird pro Belegart hinterlegt und vor dem Versand automatisch an die E-Mail angefügt.
Lassen Sie sich durch die unitop Beleg- und Kommunikationszentrale in Ihrem täglichen Belegversand unterstützen und profitieren Sie von einem einfachen und reibungslosen Ablauf. So erhalten Ihre Kunden im Handumdrehen den richtigen Beleg – und Sie alle wichtigen Informationen.
Kernfunktionen
Vereinfachte Vorgangsrecherche
Zentral und an nur einem Ort lassen sich zu einem Beleg alle zugehörigen Belege, E-Mails und auch DMS-Dokumente anzeigen. Nutzen Sie die Möglichkeit, auf die Beleg-, E-Mail- und Dokumentenhistorie eines Vorgangs zuzugreifen.
Viele Belegarten
Profitieren Sie von der hohen Anzahl vordefinierter Belegarten – selbstverständlich können Sie auch selbst welche erstellen. Durch die vordefinierten oder von Ihnen manuell erstellten Belegarten, versenden Sie immer den genau passenden Beleg in Ihren E-Mails. Schnell, einfach und unkompliziert.
Praktische Belegsendeprofile
Ersparen Sie sich aufwändiges Navigieren und führen Sie mit nur einem Klick mehrere Aktionen gleichzeitig durch. In Ihrem weiteren Prozess müssen Sie nur noch mit einem Klick Ihren Beleg z. B. per E-Mail anhängen, ein PDF erstellen oder sogar beides.
E-Mail Testmodus
Aktivieren Sie mit einem Klick den Testmodus für den E-Mailversand. Besonders während der Einführungsphase eines Projekts kann es sinnvoll sein, dass alle ausgehenden E-Mails an eine interne E-Mailadresse verschickt werden, anstelle des Versands an die richtigen Adressen der Debitoren und Kreditoren.
Anlegen von Berichtslayouts
Nutzen Sie vordefinierten Layouts oder legen Sie neue an, um Ihre Belege für den Versand oder Druck visuell aufzubereiten und übersichtlich zu gestalten.
Anhänge
Sie haben die Möglichkeit an diversen Stellen Anhänge beizufügen, z. B. direkt im E-Mail-Editor per Drag-and-Drop oder automatisch über die Belegarten. Die Funktion E-Mail-Links ermöglicht alternativ den Versand von Dokumenten als zeitlich begrenzte Links im E-Mail-Text. Der Empfänger ruft die Dokumente über den Link ab, optional mit Passwortschutz. Diese Methode empfiehlt sich für große Dateien oder wenn Sie die Zugriffsdauer steuern möchten.
Mahnungen registrieren und senden (inkl. angemahnter Belege)
Mahnungen dienen dazu, Debitoren auf ausstehende Zahlungen aufmerksam zu machen. Registrieren und senden Sie Ihre Mahnungen (inklusive angemahnter Belege) in nur wenigen Schritten.
Hinweis
Diese Dokumentation wurde zuletzt aktualisiert für das Release 2025.9.