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Automatischer Versand
Nachfolgend werden Ihnen die verschiedenen Arten des automatischen Versands näher erläutert.
Versand bei Freigabe
Ist in der "Kommunikationszentrale Einrichtung" hinterlegt, dass bei Freigabe eines Belegs (Angebot, Auftrag, Anfrage, Bestellung) der Versand angestoßen wird, wird der Versand automatisch ausgelöst.
Hierbei erfolgt automatisch der E-Mail Versand, unabhängig vom hinterlegten Belegsendeprofil. Dies wird in der "Kommunikation Einrichtung" gesteuert.
Versand bei Buchung
Wird bei einer Buchung die Option "Buchen und Senden" ausgewählt, werden je nach hinterlegtem Belegsendeprofil der Druck oder E-Mail-Versand automatisch angestoßen.
Wird über die Funktion "Batchbuchung" aus der Liste der Verkaufsaufträge oder Verkaufsrechnungen gebucht, kann ebenfalls die Option für den gleichzeitigen Versand ausgewählt werden. Hier werden zunächst alle Belege gebucht, danach der Versand für die gebuchten Belege angestoßen.
Hinweis
Der unitop Report für die Batchbuchung kann in die Aufgabewarteschlange eingebunden werden. Dadurch wird die Buchung automatisiert, der Versand wird nicht angestoßen.
Nachträglicher Versand über Aufgabewarteschlange
Für Prozesse kann es sinnvoll sein, den Versand von Belegen, Erstellung oder Buchung, getrennt auszulösen. Beispielweise wenn gebuchte Rechnungen über den Tag verteilt gebucht werden, der Versand der Rechnungen jedoch am Ende des Tages erfolgt.
Es ist je CC-Belegart möglich den automatischen E-Mail Versand zu aktivieren. Eine Aufgabewarteschlange je Belegart löst den Versand von ausstehenden Belegen aus.
Hierfür sind die separaten Status-Felder in Belegen relevant:
| Feld | Bezeichnung |
|---|---|
| Belegsendestatus | Ein automatischer Versand erfolgt ausschließlich im Status "Ausstehend". |
| Versand mit | Ein automatischer Versand erfolgt nur für das Belegsendeprofil für E-Mail. |
| Automatischen Versand deaktivieren | Ein automatischer Versand erfolgt nur, wenn der automatische Versand nicht deaktiviert wurde. |
Hinweis
Das Kennzeichen "Automatischen Versand deaktivieren" kann bereits am Debitor in den Belegsendeprofilen hinterlegt werden und in den Belegempfängern im Beleg erneut angepasst werden. So kann ein einzelner Beleg z. B. vom automatischen Versand ausgeschlossen werden. Grundsätzlich werden Änderungen am Belegempfänger und dem erwähnten Feld bei Änderungen in der Belegempfänger-Karte im Beleg geändert. Eine manuelle Änderung der Felder im Beleg selbst ist nicht möglich.
Hinweis
HINWEIS zur nachträglichen Aktivierung: Bitte beachten, dass bei einer nachträglichen Aktivierung des automatischen Versandes über die Aufgabewarteschlange auch ältere Belege versendet werden, wenn diese noch den Status "ausstehend" haben. Um dies zu verhindern, wird bei nachträglicher Aktivierung abgefragt, ob Sie diese Belege auf "Automatischer Versand deaktivieren" = JA stellen möchten. Die Funktion wird für alle Belege, die ansonsten per E-Mail versendet würden, bis zu diesem Zeitpunkt einmalig aktiviert. Ab der Aktivierung werden nur neu erstellte Belege automatisch berücksichtigt.
Mehrfachversand (Stapel senden)
Sollen mehrere Belege gleichzeitig versandt werden, ist es möglich in der Übersicht des entsprechenden Belegs (z. B. Gebuchte Verkaufsrechnungen) mehrere Belege zu markieren. Nutzen Sie die gleichen Funktionen wie für den Einzelversand. Wählen Sie z. B. "Senden" und "E-Mail", erhalten Sie die Auswahl, ob der Mehrfachversand mit oder ohne Dialog erfolgen soll.
Wählen Sie "mit", wenn jede E-Mail vor dem Versand erst geöffnet werden soll. Sie stoßen selbst den Versand, wie unter E-Mail aus Beleg, beschrieben an. Wählen Sie "ohne", wird die E-Mail im Hintergrund erzeugt.
Hinweis
Hat eine der markierten Belege keine E-Mailadresse hinterlegt, geht trotzdem der Maildialog auf, damit eine Eingabe vorgenommen werden kann.
Stapel buchen und senden
Mit der Funktion "Stapel buchen und senden” können Sie mehrere Belege auf einmal buchen und dabei senden bzw. ausdrucken.
Die Funktionalität "Stapel buchen und senden” besteht für folgende Belege:
- Verkaufsaufträge
- Verkaufsgutschriften
- Verkaufsreklamationen
- Verkaufsrechnungen
- Einkaufsbestellungen
- Serviceaufträge
Seit unitop Version 2023.1 gibt es in diesem Prozess eine Änderung beim Drucken: Bisher wurden beim Drucken einzelne PDF-Dateien erstellt und als Zip-Datei heruntergeladen. Die PDF-Dateien mussten dann manuell ausgedruckt oder an einen Print-Server/-anbieter gesendet werden. Dieser Schritt entfällt nun, da an die unitop Kommunikationszentrale PrintNode angebunden wurde. Damit ist es möglich in der Cloud lokale Drucker anzusprechen. Voraussetzung ist die Installation von PrintNode.
Im nachfolgenden ist der Prozess beispielhaft an Verkaufsaufträgen beschrieben:
Rufen Sie die Funktion "Stapel buchen" ausgehend von der Übersicht der Verkaufsaufträge auf.
Im Feld "Drucken oder Senden" haben Sie folgende Optionen zur Auswahl:
Senden
Entnimmt die Einstellungen des Kunden im Beleg (Belegempfänger). Sind hier keine Einstellungen hinterlegt, werden zunächst das Dokumentenlayout, der Kundenstamm oder die globale Einstellung im Belegsendeprofil untersucht und genutzt. Das Senden selbst findet ohne Dialog statt.Wenn unitop die im Kundenstamm hinterlegte E-Mail nutzen soll, jedoch keine E-Mail hinterlegt ist, öffnen sich alle E-Mails, bei denen kein Empfänger ermittelt werden konnte.
Sie können:
a. manuell den richtigen Empfänger eintragen und die E-Mail versenden,
b. die E-Mail im "E-Mail Ausgang" in BC als Entwurf speichern oder
c. die E-Mail verwerfen.Drucken
Hierbei werden die gebuchten Belege automatisch, auf dem in PrintNode hinterlegten Drucker, ausgedruckt. Mehr zu dem Thema PrintNode lesen Sie in unserer Dokumentation.
Bestätigen Sie Ihre Einstellungen und folgen dem Prozess.
Die ausgewählten Belege werden gebucht und anschließend (je nach gewählter Option) versendet oder gedruckt.
Hintergrundversand
Wird die E-Mail im Hintergrund versendet, wird je zu versendendem Beleg ein Eintrag in der Aufgabewarteschlange gemacht (Codeunit 260 Document-Mailing, mit dem Aufgabewarteschlangenkategoriencode aus der Kommunikationszentrale Einrichtung, Status "Abwarten").
Über eine weitere Aufgabewarteschlange (Codeunit 5577482 GOB CC E-Mail via JobQueue) werden Aufgabewarteschlangenposten einzeln abgearbeitet. Liegt kein Fehler vor (z. B. Empfängeradresse fehlt), wird die E-Mail versendet.