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Allgemein
Wenn Sie die Vorteile der unitop Adressformatierung kennenlernen möchten, werfen Sie nun einen Blick auf die Kontaktkarte.
Individuelle Formatierung der Namenszeile
Auf der Kontaktkarte können Sie alle Informationen Ihrer Kontakte hinterlegen. Oftmals haben Namen allerdings Titel und Adelsprädikate, die es zu berücksichtigen gilt.
Um einen Titel oder ein Adelsprädikat einer Person zuzuordnen, wählen Sie die drei Punkte neben dem Feld "Name".
Anschließend öffnet sich eine Karte, in der Sie einen Titel oder ein Adelsprädikat individuell hinterlegen können.
Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben dem Titel, um diesen festzulegen.
Wenn der Titel, den Sie hinzufügen möchten, in den Voreinstellungen nicht hinterlegt ist, wählen Sie "Neu". Es öffnet sich eine Tabelle, in der Sie weitere Titel ergänzen können.
Legen Sie durch die Auswahl der Art fest, an welcher Stelle in einem Namen der Titel verwendet wird. Sie haben die Auswahl zwischen:
- Titel
- vor Nachname
- hinter Nachname
Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch Schließen der Maske.
Postfachadresse
Ordnen Sie einem Kontakt eine Postfachadresse zu, indem Sie auf der Kontaktkarte die Felder unter dem Abschnitt Postfach ausfüllen. Bestätigen Sie "Senden an Postfach", um die Postfachadresse zu aktivieren. Ist die Postfachadresse aktiviert, wird diese Adresse anstelle der Postadresse verwendet.
Das Wort "Postfach" wird im Adresskopf automatisch vor der Postfachnummer ergänzt.
Differenzierung nach Unternehmen und Privatpersonen
Definieren Sie im Feld "Art" den Adresstyp des Kontakts. Sie haben die Wahl zwischen dem Adresstyp "Unternehmen" und "Person".
Art der Korrespondenz
Legen Sie die "Art der Korrespondenzadresse" fest.
Sie können auswählen, ob es sich um
- eine private Adresse,
- eine offizielle Adresse,
- eine Adresse im Unternehmen,
- oder eine Standardadresse
handelt.
Die ersten drei Optionen können nur bei Kontakten des Adresstyps "Person" verwendet werden. Die Option "Standardadresse" wird automatisch gesetzt, wenn der Adresstyp "Unternehmen" angegeben ist. Das kann für Unternehmen auch nicht geändert werden.
Individuelle Briefanrede
Die Briefanrede wird automatisch über die Anredeformeln des zugewiesenen Anredecodes generiert und kann anschließend manuell übersteuert werden. Dabei wird das Kennzeichen "Briefanrede manuell" automatisch aktiviert. So können Sie dank des Eingabefeldes eine individuelle Anrede für Ihren Kontakt formulieren. Sobald das Kennzeichen entfernt wird, übernimmt das System automatisch die Briefanrede auf Basis der Anredeformel.
Hinzufügen eines Partners
Fügen Sie Ihrem Kontakt einen Partner hinzu, indem Sie das Feld "Name Partner" ausfüllen. Um alle Namensbestandteile des Partners zu erfassen, sind die Details über die drei Punkte zu öffnen.
Anschließend geben Sie bei "Partner in Brief" an, ob der Partner
- im Adresskopf,
- in der Briefanrede,
- oder in beidem (Adresskopf und in der Briefanrede)
genannt werden soll.
Adressvorschau
Alle vorgenommenen Änderungen können Sie dank der "Adressvorschau" nachvollziehen. Wechseln Sie zwischen den Optionen von "Art der Korrespondenz" um die unterschiedlichen Formatierungen zu sehen, z. B. ob die Person vor oder nach dem Unternehmensnamen gedruckt wird, an welcher Stelle Titel und Ehepartner gedruckt werden, sowie ob die Hauptadresse oder Postfach gedruckt wird.
In Abhängigkeit der "Art der Korrespondenzadresse" wird folgendermaßen gedruckt:
Bei Personenkontakten
- **Privat:**Ein eventuell zugeordnetes Unternehmen wird nicht mit gedruckt.
- Offiziell: Der Unternehmensnamen wird zuerst, danach die Personeninformationen gedruckt.
- Im Unternehmen: Die Personeninformationen werden zuerst, danach der Unternehmensname gedruckt.
Bei Unternehmen
- Standard: Die Adresse des Unternehmens, bzw. alternativ Postfachadresse, wird gedruckt.
Über das Dropdown-Menü an der Adressvorschau sind ebenfalls zwei Optionen auswählbar:
Kontaktadresse Person: Hier wird in Abhängigkeit des Feldes "Art der Korrespondenzadresse" die formatierte Adresse eines Personenkontakts gezeigt. Die Option ist bei Art = Unternehmen nicht möglich.
Kontaktadresse Unternehmen: Hier wird nur die Adresse des Unternehmens gezeigt.