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Willkommen zum unitop Raum- und Ressourcenmanagement
Mithilfe der unitop Extension Raum- und Ressourcenmanagement, steht Ihnen ein modernes Raumbuchungssystem zur Verfügung, über das Sie zum einen freie Zeitslots erkennen können, zum anderen Räumlichkeiten direkt reservieren, buchen und auch vermieten können. Profitieren Sie mit unitop Raum- und Ressourcenmanagement von der einfachen Organisation, bis hin zur komfortablen Planung, Buchung und Verwaltung aller Vorgänge rund um Ihre Veranstaltungen, Schulung oder Meetings. Die Extension ist in die unitop Module Veranstaltungsmanagement und Gremienverwaltung integriert, um einen reibungslosen Prozess zu ermöglichen. In Kombination mit den beiden genannten Modulen, haben Sie die Möglichkeit, stets die zu Ihrer Veranstaltung oder Gremiensitzung passende Räumlichkeit zu finden und auf Wunsch technisches Equipment hinzu zubuchen. Primär richtet sich die Extension an Kunden aus dem Bereich NPO und Veranstaltungsmanagement, beziehungsweise an Akademien, Verbände und Vereine, lässt sich aber selbstverständlich auch auf andere Geschäftsfelder adaptieren. Einer der größten Vorteile ist die Tatsache, dass keinerlei Medienbrüche stattfinden, da die Integration in das bestehende ERP-System gegeben ist.
Kernfunktionen
Ressourcen einfach anlegen
Mit dem Raum- und Ressourcenmanagement können Sie Räume und andere Ressourcen (z. B. technische Geräte) für Veranstaltungen, Gremiensitzungen, interne Termine oder für eine externe Vermietung planen und reservieren. Räume können mit beliebigen Ausstattungsmerkmalen (z.B. Etage, Barrierefreiheit, Klimatisierung, etc.) und Bestuhlung mit Kapazitäten versehen werden, welche bei der Suche nach einem geeigneten Raum berücksichtigt werden. Große Räume können in mehrere kleine Teilräume unterteilt werden.
Intelligente Raum-Suchanfragen
Im Reservierungsformular können verschiedene Eigenschaften, wie beispielsweise die Raumgröße, Bestuhlungsform, Medienausstattung ausgewählt werden. Als Ergebnis werden Ihnen in einer Ansicht alle Räume angezeigt, die zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar sind und welche eine Übereinstimmung mit den von Ihnen gewünschten Kriterien aufweisen.
Teilbare Räume
Große Räume, die durch Trennwände unterteilt werden können, können so im System hinterlegt werden, dass bei den Reservierungen geprüft wird, ob der gesamte Raum oder nur noch einzelne Raumteile verfügbar sind.
Ressourcengruppen verwalten
Über frei einrichtbare Ressourcengruppen können Sie, für eine bessere Übersicht, ähnliche Räume und Ressourcen zusammenfassen.
Bestuhlung und Ausstattungsmerkmale
Sie können zu jedem Raum beliebig viele Bestuhlungsvarianten mit unterschiedlichen Kapazitäten hinterlegen, welche bei den Reservierungsanfragen berücksichtigt werden. Zusätzlich können Sie zu allen Ressourcen beliebig weitere Merkmale definieren und zuordnen, z. B. die Etage, die technische Ausstattung oder Barrierefreiheit. Bei den Reservierungsanfragen können Sie die gewünschten Merkmale mitgeben und bekommen zu den verfügbaren Räumen und Ressourcen die Übereinstimmung als Entscheidungshilfe für Ihre Reservierung angezeigt.
Raum- und Ressourcen Vermietung
Sie können in einer Raumreservierung einen externen Ansprechpartner sowie Debitorendaten hinterlegen, wenn Sie Räume und Ressourcen an Dritte vermieten möchten. Aus der Raumreservierung ist die Erstellung von Angeboten möglich. Aus den Angeboten kann eine Auftragsbestätigung und eine Rechnungsstellung erfolgen. Sie können die Räume und Ressourcen, für welche eine externe Vermietung erlaubt sein soll, in den Stammdaten kennzeichnen und unterschiedliche Preise für die Vermietung hinterlegen.
Grafische Ansicht
Die grafische Ansicht zeigt eine Übersicht z. B. der reservierten Räume und Ressourcen, gebuchter Dozenten oder von Veranstaltungsterminen in einer kalenderähnlichen Darstellung. Daraus können Sie z. B. die Auslastung der Räume ablesen, welcher Dozent wo im Einsatz ist, oder welche Veranstaltungen an welchem Ort, zu welcher Zeit stattfinden.
Hinweis
Diese Dokumentation wurde zuletzt aktualisiert für das Release 2025.9.