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Vor- und Nachkalkulation
Im Folgenden wird Ihnen erläutert, wie Sie erfolgreich eine Vorkalkulation Ihrer Veranstaltung anlegen. Sobald eine Vorkalkulation im System hinterlegt ist, ist der Aufruf einer Nachkalkulation möglich.
Erstellung einer Vorkalkulation
Bevor Sie mit einer Vorkalkulation beginnen, ist es zwingend notwendig, dass die Veranstaltungsnummer als Dimension mitgeführt wird. Ansonsten ist eine Vorkalkulation nicht möglich. Weiterhin ist es notwendig, die erwartete Teilnehmerzahl sowie die Anzahl der geplanten Dozenten in der Veranstaltungskarte festzulegen. Gehen Sie wie folgt vor:
Aufruf und allgemeine Informationen: Klicken Sie in der Veranstaltungskarte auf "Zugehörig" und im Anschluss auf "Vorkalkulation". Es öffnet sich eine Karte, in der Sie die Vorkalkulation der Veranstaltung vornehmen können. Das Register "Allgemein" dient der Beschreibung – die Werte werden aus der zuvor angelegten Veranstaltung übernommen bzw. errechnen sich anhand der Vorkalkulation. Die "Erwartete Teilnehmerzahl" und die "Geplanten Dozenten" können Sie beliebig festlegen.
Kalkulationszeilen füllen: Im Register "Kalkulationszeilen" haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Zeilen mit unterschiedlichen Einnahmen oder Kosten einzugeben. Dazu können Sie Ihre Rechenformel direkt in den Zeilen im Feld "Menge" eintragen. Die Zeilen werden aus der ausgewählten Vorkalkulationsvorlage vorbelegt. In der Informationsbox werden statistische Daten zurückliegender Veranstaltungen auf Basis der gleichen Veranstaltungsvorlage, zur Unterstützung für die eigene Kalkulation, angezeigt. In der "Veranstaltungsmanagement Einrichtung" kann hierzu eine Datumsformel angegeben werden, wie weit das System hierbei zurückschauen soll.
Vorkalkulation abschließen: Haben Sie alle Ihre Kosten und Einnahmen für eine Veranstaltung eingetragen, starten Sie die Vorkalkulation. Klicken Sie hierfür auf "Aktionen" und "Vorkalkulation abschließen". In der Infobox auf der rechten Seite angezeigt. Sie erhalten ein Ergebnis mit der von Ihnen angegebenen erwarteten Teilnehmerzahl sowie eine Berechnung, ab welcher Teilnehmerzahl Sie ein positives Ergebnis erwirtschaften (auf DB1-Basis).
Hinweis
Mit dem Abschluss der Vorkalkulation wurde ein FiBu-Budget angelegt.
Kalkulation zurücksetzen: Möchten Sie Ihre Vorkalkulation verändern, haben Sie die Möglichkeit über "Aktionen", "Vorkalkulation zurücksetzen" die Vorkalkulation zurückzusetzen und zu überarbeiten.
Aufruf der Nachkalkulation
Sofern Sie eine Vorkalkulation abgeschlossen haben, können Sie die Nachkalkulation zu der Veranstaltung aufrufen.
Klicken Sie in der Veranstaltungskarte auf "Navigieren" (Register "Fakturierung") und im Anschluss auf "Nachkalkulation". Es öffnet sich eine neue Karte, auf der Erlöse und Kosten gegenübergestellt werden.
Es wird zwischen geplanten Beträgen (Vorkalkulation) und Ist-Beträgen unterschieden. Die Voraussetzung für die Ist-Beträge ist, dass Teilnehmer (bzw. Inhouse) und Dozenten abgerechnet und die Rechnungen gebucht worden sind.
Abweichungen zur Vorkalkulation werden in Prozent angezeigt. Ziehen Sie so einen Vergleich zwischen Vor- und Nachkalkulation. Die Darstellung der Nachkalkulation kann von Ihnen selbst angepasst werden.