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Grundeinrichtung

Zunächst richten Sie das Raummanagement ein, bevor Sie das Ressourcenmanagement einrichten. Öffnen Sie die "Raumverwaltung Einrichtung".

Allgemein

Feld Beschreibung
Wiedervorlage Tragen Sie hier eine Datumsformel ein, welche in den Reservierungen zur Berechnung eines Wiedervorlagedatums verwendet werden soll. Die Berechnung basiert auf dem Tagesdatum der Erfassung, z. B. "+2W" für eine Wiedervorlage in 2 Wochen nach der Erfassung.
Datumsformel Anzeige Rollencenter Diese Datumsformel steuert die Anzeige der Wiedervorlagen im Rollencenter, z. B. wird mit "+1W" festgelegt, dass alle Reservierungen mit einem Wiedervorlagedatum bis in einer Woche angezeigt werden.
Reservierung gültig bis Mit dieser Datumsformel wird die Berechnung der Gültigkeit einer Reservierung festgelegt. Die Berechnung ist abhängig vom Beginn der Reservierung. Die Datumsformel "-4W" würde festlegen, dass eine Reservierung bis 4 Wochen vor Beginn gültig ist, d.h. bis dahin bestätigt (= gebucht) werden sollte.

Nummerierung

Feld Beschreibung
Reservierungsnummern Wählen Sie eine Nummernserie aus, welche für die Reservierungen verwendet werden soll. Mehr zu der Einrichtung von Nummernserien finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Weitere Einrichtungen

Im Rollencenter unter "Einrichtung" oder in der Karte "Raumverwaltung Einrichtung" und "Zugehörig" erreichen Sie über das Menü weitere Dialoge zur Einrichtung der Raum- und Ressourcenverwaltung.

Ressourcengruppen

Zur besseren Unterscheidung bei der späteren Reservierung können die Ressourcen einer Ressourcengruppe zugeordnet werden. Die Ressourcengruppen können Sie über diesen Menüpunkt frei definieren, z. B. Seminarräume, Hörsäle, Technische Geräte, Beamer, etc.

Reservierungsarten

Zur Unterscheidung der verschiedenen Reservierungen können Sie hier beliebige Reservierungsarten festlegen, z. B. Veranstaltung, Seminar, Interner Termin, Gremiensitzung, (Externe) Vermietung.

Bestuhlung

Zu den Räumen können unterschiedliche Bestuhlungen mit Kapazitäten zugeordnet werden. Über diesen Menüpunkt legen Sie die allgemeine Auswahl der möglichen Bestuhlungen fest, die dann später den Räumen zugeordnet werden kann.

Ressourcen

Über diese Menüpunkt erreichen Sie eine Liste aller Räume und Ressourcen. Über "Neu" können Sie eine neue Ressource anlegen. Ressourcen können alle Arten von Räumen, (beweglichem) technischen Equipment, Poolfahrzeuge und auch Dienstleister (z. B. Hausmeister) sein, die für die spätere Raumreservierung benötigt werden.

Hinweis

Die Fest verbaute Ausstattung kann nicht als eigene Ressource angelegt werden.

Feld/Schalter Beschreibung
Nr. Die Nummer wird abhängig von der für Ressourcen eingerichteten Nummernserie automatisch vom System vergeben oder kann manuell eingetragen werden (z. B. prägnanter Kurzbegriff).
Name Tragen Sie hier den Namen des Raums oder der Ressource ein.
Art Wählen Sie aus, ob es sich um eine Person, eine Maschine, Technik oder um einen Raum handelt.
Basiseinheit Die Basiseinheit ist nur für die externe Vermietung notwendig. Mehr zur Einrichtung von Einheiten finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Res.-Gruppennr. Wählen Sie hier die Ressourcengruppe aus.
Veranstaltungsort Nr. Wählen Sie aus der Kontaktliste den Veranstaltungsort aus, zu welchem der Raum/die Ressource zugeordnet werden soll. Mehr zur Einrichtung von Veranstaltungsorten finden Sie hier.
Kollisionen zulässig Normalerweise kann ein Raum/eine Ressource nicht aus verschiedenen Reservierungen mit zeitlichen Überschneidungen gebucht werden. Für bestimmte Räume ist die gleichzeitige Buchung aus verschiedenen Reservierungen ggf. notwendig und kann mit diesem Kennzeichen erlaubt werden, z. B. für Räume, die für Pausen genutzt werden oder wenn mehrere Prüfungen oder Vorlesungen in einem Raum zusammengelegt werden.
Vermietung möglich Hierüber können Sie steuern, ob ein Raum/eine Ressource vermietet werden kann.
Produktbuchungsgruppe Nur nötig, wenn eine externe Vermietung dieser Ressource erlaubt ist. Mehr zu dem Thema Buchungsruppen einrichten lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft
MwSt. Produktbuchungsgruppe Nur nötig, wenn eine externe Vermietung dieser Ressource erlaubt ist.
Hinweis

Die anderen Felder der Ressourcenkarte werden nicht benötigt.

Merkmale

Merkmale dienen dazu, den Räumen und Ressourcen fest verbautet Ausstattungsmerkmale zuzuordnen. Über diesen Menüpunkt definieren Sie den allgemeinen Merkmalskatalog, z. B. Etage, Klimaanlage, fest verbauter Beamer/TV. Aktivieren Sie den Schalter "Ressource Merkmale verwenden" in "Merkmale Einrichtung". Mehr zur dem Thema Merkmale finden Sie hier.

Raumabhängigkeiten

Wenn Sie große Räume haben, die in mehrere kleineren Räume unterteilt werden können, dann können über die Ressourcenkarte/-liste im Menü "Zugehörig" zu einem Raum die jeweiligen Abhängigkeiten erfassen. Für einen großen Raum bestehend aus zwei kleinen Teilräumen sind insgesamt drei Räume anzulegen:

  • Raum groß
  • Raum klein 1
  • Raum klein 2

In den Abhängigkeiten zum großen Raum tragen Sie die beiden kleineren Räume ein und bei den kleinen Räumen jeweils den großen. So wird bei den Reservierungen sichergestellt, dass bei einer Reservierung des großen Raumes die beiden kleineren nicht mehr anderweitig verfügbar sind und das bei der Reservierung eines kleinen Raums der große Raum nicht mehr verfügbar ist, wohl aber der andere kleinere Raum.

Bestuhlung

Eine Bestuhlung kann pro Raum als "Standardbestuhlung" festgelegt werden. Sie können über das Menü zu einem Raum verschiedene Bestuhlungsformen auswählen und zu jeder Bestuhlung die maximale Kapazität eintragen. Dies wird in der Reservierungsfunktion entsprechend berücksichtigt.

Preise für die Vermietung

Rufen Sie Ihre Ressourcen über das Rollencenter auf. In der Ressourcenkarte wählen Sie "Ressource" und "VK-Preise", um die Preise für einen Raum/eine Ressource festzulegen, welche bei einer Vermietung als Vorbelegung verwendet werden soll. Über den "Arbeitstypencode" können hier unterschiedliche Preise z. B. für eine ganztägige, eine halbtägige oder eine stundenweise Vermietung erfasst werden. Mehr zu Verkaufspreisen und Arbeitstypen finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.

Rollencenter

Im Rollencenter werden Ihnen die folgenden Kacheln angezeigt:

Kachel/Stapel Beschreibung
Anfragen Reservierungen im Status "Anfrage". Es sind noch keine Räume/Ressourcen reserviert.
Aktive Reservierungen Reservierungen im Status "Reservierung". Es sind bereits Räume/Ressourcen reserviert. Sobald der erste Raum/die erste Ressource zu einer Reservierung hinzugefügt wird, wird der Status automatisch auf "Reservierung" gesetzt.
Aktive Buchungen Reservierungen im Status "Buchung". Der Status wurde von "Reservierung" auf "Buchung" umgeschaltet. Die Buchung ist verbindlicher. Ob mit den beiden Status "Reservierung" und "Buchung" oder nur mit "Reservierung" gearbeitet wird, kann vom Kunden entschieden werden.
Wiedervorlagen Reservierungen im Status Anfrage, Reservierung oder Buchung, deren Wiedervorlagedatum innerhalb der Anzeigefrist (siehe Einrichtung) liegt.
Ablaufende Reservierungen Reservierungen im Status Anfrage, Reservierung oder Buchung, deren "Reserviert bis"-Datum innerhalb der Anzeigefrist (siehe Einrichtung)liegt.
Abzuschließende Reservierungen Reservierungen im Status Reservierung oder Buchung, deren Ende-Datum überschritten wurde.
Heute beginnend Reservierungen, die am heutigen Tag beginnen.
Heutige Termine Reservierungszeilen (d. h. die einzelnen gebuchten Räume/Ressourcen), deren Reservierung über den heutigen Tag läuft (Beginn = heute oder in der Vergangenheit und Ende = heute oder in der Zukunft)

Grafische Ansicht einrichten

Um die Grafische Ansicht einzurichten, rufen Sie im Rollencenter über den Menüpunkt "Einrichtung" und die "Grafische Anzeige Einrichtungen" auf. Sie gelangen zunächst in die Liste der bisher eingerichteten grafischen Anzeigen. Wählen Sie "Neu", um eine neue Anzeige einzurichten.

Allgemein

Feld/Schalter Beschreibung
Code Vergeben Sie manuell ein eindeutiges Kürzel für die einzurichtende Grafik.
Beschreibung Gibt die Beschreibung der grafischen Anzeige an.
Page ID Karte Gibt die Seiten ID der Karte an, die mit einem Doppelklick auf einen Termin geöffnet werden soll.
Drag+Drop Zeitliche Verschiebung aktivieren Gibt an, ob Drag+Drop (Time Shift) in der grafischen Anzeige aktiviert ist.
Drag+Drop Ressourcentausch aktivieren Gibt an, ob Drag+Drop (Ressourcentausch) in der grafischen Anzeige aktiviert ist.
Aktiviert Gibt an, ob die grafische Ansicht aktiv ist.

Ressource Daten

Feld/Schalter Beschreibung
Ressource Tabellennr. (Pflichtangabe) Gibt die Herkunftstabelle bzw. Stammdatentabelle für die Ressourcen an (z. B. ID 156 für Räume und technische Geräte).
Ressource Tabellenname Gibt den Tabellennamen der Ressource an.
Tabellenfilter Ressourcen Gibt den Tabellenfilter für die Ressource an (z.B., wenn Sie ausschließlich Räume angezeigt bekommen möchten und keine technischen Geräte).
Ressourcen Primärschlüsselfeldname Gibt das Feld für den Primärschlüssel der Ressource an.
Ressource Namensfeld (Hauptinformation) Gibt das Feld für die Hauptinformation der Ressource an. (Anzeigename, Name des Raumes)

Ressource zus. Anzeigefelder

Optional können Sie weitere Felder hinzufügen, indem Sie die Zeilen dieses Registers füllen. Die Felder beziehen sich auf die Tabellen, welche Sie im Register zuvor angegeben haben.

Beispiele:

  • Ihnen ist zwar der Name des Raumes bekannt, allerdings nicht, in welchem Gebäude sich dieser befindet.
  • Maximale Raumkapazität

Zeitachse Daten

Feld/Schalter Beschreibung
Zeitachse Tabellennr. (Pflichtangabe) Diese Tabelle enthält die Zeitinformationen der Reservierung (Datums- und Uhrzeit-Werte), z. B. ID 5229255 für die Tabelle "Reservierungszeile".
Zeitachse Tabellenname Gibt den Tabellennamen der Zeitachse-Daten an.
Tabellenfilter Zeitachse Daten Gibt den Tabellenfilter für die Zeitachse-Daten an. Z. B., wenn Sie nur Daten mit einem bestimmten Status sehen möchten, bspw. "Reserviert" statt "Angefragt".
Zeitachse Ressource Verknüpfungsfeld Nr. Gibt das Feld für die Verknüpfung zur Ressource an. Hiermit verknüpfen Sie die Zeiten mit den Stammdaten.
Zeitachse Ressource Verknüpfungsfeld Name Gibt das Feld für die Verknüpfung zur Ressource an.
Zeitachse Namensfeld (Hauptinformation) Gibt den Tabellennamen der Zeitachse an.
Zeitachse Datum von-Feld Damit der Zeitrahmen für die Grafik festgelegt werden kann, sind folgende Datums- und Uhrzeitenfelder zu füllen. Gibt das Feld für das Startdatum der grafischen Anzeige an.
Zeitachse Datum bis-Feld Gibt das Feld für das Enddatum der grafischen Anzeige an.
Zeitachse Uhrzeit von-Feld Gibt das Feld für die Startzeit der grafischen Anzeige an.
Zeitachse Uhrzeit bis-Feld Gibt das Feld für die Endzeit der grafischen Anzeige an.

Ressource zus. Anzeigefelder

Optional können Sie weitere Felder hinzufügen, indem Sie die Zeilen dieses Registers füllen. Diese Daten werden in der Grafik in den Balken mit angezeigt. Die Felder beziehen sich auf die Tabelle mit den Zeitachsen-Daten.

Beispiele:

  • Bestuhlung
  • Bemerkungen

Zeitachse-Kopf Daten (optional)

Möchten Sie mehr Informationen abbilden als bisher möglich, geben Sie zunächst die Tabellennr. und den Namen an, um im nächsten Register weitere Felder hinzuzufügen.

Feld/Schalter Beschreibung
Zeitachse Kopf Tabellennr. Gibt die ID der Kopf-Tabelle zu den Zeitachsendaten an, z. B. ID 5229248 für die Tabelle "Reservierungskopf".
Zeitachse Kopf Tabellenname Gibt den Tabellennamen der Zeitachse-Kopf Daten an.

Zeitachse-Kopf zus. Anzeigefelder (optional)

Optional können Sie weitere Felder hinzufügen, die Sie nicht mithilfe der bisherigen Einstellungen der Ansicht hinzufügen konnten. Die Felder beziehen sich auf die Tabelle "Zeitachse Kopfdaten".

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