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Aktivitäten und Segmente
Mithilfe von Aktivitäten und Segmenten haben Sie die Möglichkeit wiederkehrende Aktivitäten einmalig anzulegen und im Nachgang immer wieder zu nutzen, z. B. einzelne Gremienmitglieder zu kontaktieren (E-Mail oder Anruf). Möchten Sie beispielweise mehrere Gremienmitglieder gleichzeitig anschreiben, erstellen Sie hierfür ein Segment.
Aktivität für ein bestimmtes Gremienmitglied erstellen
Öffnen Sie ein entsprechendes Gremium.
Gehen Sie zum Register Gremienmitglieder und markieren Sie das Mitglied, das Sie einzeln kontaktieren möchten.
Klicken Sie auf "Aktivität erstellen". Wie Sie Aktivitäten zu Kontakten erstellen, lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Aktivitätenprotokollposten für ein bestimmtes Gremienmitglied einsehen
Klicken Sie im Register "Gremienmitglieder" auf "Aktivitätenprotokollposten". Es wird Ihnen eine Liste aller Aktivitäten für das Gremienmitglied angezeigt, auf dessen Zeile Sie stehen.
Werfen Sie einen Blick in die Historie, um alle Aktivitäten für einen bestimmten Kontakt einzusehen.
Weitere Informationen zu Aktivitätenprotokollposten finden Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Zurückgestellte Aktivitäten
Die Funktion "Zurückgestellte Aktivitäten" kann ebenfalls direkt zu einem Gremienmitglied aufgerufen werden. Darüber lassen sich begonnene aber noch nicht verschickte Aktivitäten abschließen.
Aktivitätenprotokollposten eines Gremiums einsehen
Möchten Sie sich eine Liste der protokollierten Aktivitäten anzeigen lassen, klicken Sie auf "Zugehörig" und "Aktivitätenprotokollposten". Haben Sie beispielsweise ein Segment erstellt und an dieses Segment einen Brief gesendet, können Sie das den Aktivitätenprotokollposten entnehmen und die Historie nachvollziehen.
Segment erstellen
Über ein Segment können Sie eine Gruppe von Kontakten innerhalb eines Gremiums auswählen. So können Sie bspw. alle oder ausgewählte Mitglieder eines Gremiums ohne viel Aufwand kontaktieren.
Ausgehend von einem Gremium klicken Sie unter "Aktionen" auf "Segment erstellen".
Es öffnet sich eine Maske, in der Sie im Register "Optionen" angeben:
- Aktivitätenvorlage: Wählen Sie einen Aktivitätenvorlagencode aus.
- Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung an.
- Empfängergruppe: Wählen Sie unter "Empfängergruppe" aus, ob Sie ehemalige, aktive oder alle Mitglieder des Gremiums kontaktieren möchten.
- Mehrfachfunktionsträger mit allen Funktionen: Legen Sie über den Schalter fest, ob Mehrfachfunktionsträger in allen Funktionen kontaktiert werden sollen, oder nur einmal.
Darüber hinaus können Sie über den Filter "Gremienmitglieder" weitere Filterungen anhand der Kriterien, die Ihnen auch in der Zeile zur Verfügung stehen, vornehmen. Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie beispielweise nur die Beisitzer eines Gremiums kontaktieren möchten.
Klicken Sie auf Ok. Ihr Segment wird erstellt.
Im Anschluss wird Ihnen das fertige Segment angezeigt. Wie Sie mit Segmenten arbeiten und welche Funktionalitäten Ihnen zur Verfügung stehen, erfahren Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Segmente öffnen und bearbeiten
Wenn Sie sich alle Segmente zu einem Gremium anzeigen lassen möchten, klicken Sie auf "Zugehörig" und "Segmente". Es wird eine Liste generiert, in der alle Segmente zu dem Gremium aufgelistet sind.
Möchten Sie sich ein Segment näher ansehen oder bearbeiten, markieren Sie dieses und klicken auf "Verwalten", "Ansicht" bzw. "Bearbeiten".