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Zeugniszuweisung
Die Zeugnisverwaltung ermöglicht die Zuordnung eines einzelnen Zeugnisses zu mehreren Chargen oder Seriennummern. Diese Mehrfachzuweisung ist insbesondere bei größeren Materiallieferungen relevant, beispielsweise wenn drei Coils mit einem Gesamtgewicht von 100 Tonnen unter einem gemeinsamen Zeugnis erfasst werden.
Zeugnis über Artikelverfolgungszeilen zuweisen
In den Artikelverfolgungszeilen haben Sie die Möglichkeit, über das Menüband "Aktionen" das Zeugnis direkt zu erstellen bzw. zuzuweisen, analog der Chargennummer-Informationskarte.
Zeugnis erstellen
Wird die Chargen- oder Seriennummer gefüllt, können Sie über die Aktion "Zeugnis erstellen" ein neues Zeugnis anlegen.
So erstellen Sie ein Zeugnis über Artikelverfolgungszeilen:
Öffnen Sie einen Beleg, der Artikelverfolgung unterstützt (z.B. eine Einkaufsbestellung).
Wählen Sie die entsprechende Artikelzeile aus.
Öffnen Sie die Artikelverfolgungszeilen über das Menüband "Zeile" > "Aktionen" > "Funktionen" > Artikelverfolgungszeilen".
Geben Sie die Serien- oder Chargennummer ein.
Klicken Sie im Menüband auf "Aktionen".
Wählen Sie "Zeugnisverwaltung" > "Zeugnis erstellen".
Automatische Herkunftszuordnung:
Wenn die Zeilen aus der Einkaufsbestellung aufgerufen werden, erhält der Zeugniskopf automatisch die Herkunftsart "Kreditor" und die Herkunftsnr. "Eink.-von Kreditor".
Wenn Sie aus dem Montageauftrag oder Fertigungsauftrag aufgerufen wurden, erhält das Zeugnis die Herkunftsart "Mandant" (eigenproduziertes Material, bei dem das Zeugnis erstmalig ausgestellt wird).
Zeugnis zuweisen
Wählen Sie die Aktion "Zeugnis zuweisen", um ein bereits vorhandenes Zeugnis aus der Übersicht auszuwählen. Dieses Zeugnis wird anschließend der aktuellen Artikelverfolgungszeile (z. B. einer Serien- oder Chargennummer) zugeordnet.
So weisen Sie ein bestehendes Zeugnis zu:
Öffnen Sie einen Beleg, der Artikelverfolgung unterstützt.
Wählen Sie die entsprechende Artikelzeile aus.
Öffnen Sie die Artikelverfolgungszeilen.
Geben Sie die Serien- oder Chargennummer ein.
Klicken Sie im Menüband auf "Aktionen".
Wählen Sie "Zeugnisverwaltung" > "Zeugnis zuweisen".
Wählen Sie aus der Liste der verfügbaren Zeugnisse das gewünschte Zeugnis aus.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".
Ergebnis: Nach der Zuweisung sehen Sie in der Artikelverfolgungszeile (ähnlich wie in der Chargeninformationskarte) eine Infobox mit dem zugewiesenen Zeugnis, den aktuellen Zeugniswerten, sowie den Details zur entsprechenden Serien- oder Chargennummer.
Besonderheit bei kombinierter Artikelverfolgung
Ist bei dem gewählten Artikel die Seriennummer- und Chargennummer-Verfolgung gemeinsam aktiviert, wird das Zeugnis zur Seriennummer und zur Chargennummer hinterlegt.
So aktivieren Sie die kombinierte Artikelverfolgung:
Öffnen Sie die gewünschte Artikelkarte.
Wechseln Sie zum Register "Artikelverfolgung".
Aktivieren Sie sowohl "Chargennr.-spezifisch" als auch "Seriennr.-spezifisch".
Speichern Sie die Änderungen.
Ergebnis: Bei der Zeugniszuweisung wird das Zeugnis automatisch beiden Nummernarten zugeordnet.
Zeugnis mehreren Chargen zuordnen und weiterverwenden
Ein einzelnes Zeugnis kann mehreren Chargen gleichzeitig zugeordnet werden, z. B. bei drei Coils mit insgesamt 100 Tonnen Material.
Mehrfachzuordnung im Einkauf
So ordnen Sie ein Zeugnis mehreren Chargen zu:
Öffnen Sie eine Einkaufsbestellung über die Suche.
Wählen Sie die entsprechende Artikelzeile aus.
Öffnen Sie die Artikelverfolgungszeilen.
Geben Sie die erste Chargennummer ein.
Weisen Sie das Zeugnis über "Zeugnis zuweisen" zu.
Geben Sie die zweite Chargennummer ein.
Weisen Sie dasselbe Zeugnis erneut über "Zeugnis zuweisen" zu.
Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Chargen.
Buchen Sie die Einkaufsbestellung.
Ergebnis:
- Beim Buchen der Einkaufsbestellung werden die zugehörigen Chargen erfasst.
- Die zugehörigen Materialien sind anschließend im Lagerbestand sichtbar.
- Alle Chargen sind mit demselben Zeugnis verknüpft.
Verhalten bei Prüfstatusvalidierung
Wird eine Seriennummer/Chargennummer in den "Artikelverfolgungszeilen" oder in der "Lagerkommissionierung/Kommissionierung" manuell eingetragen und der Prüfungsstatus ist fehlgeschlagen, werden durch die vorher definierten Einrichtungen folgende Aktionen durchgeführt:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Ignorieren | Hierbei wird keinerlei Fehler oder Warnung ausgegeben. |
| Hinweismeldung | Hierbei muss bestätigt werden, dass tatsächlich das Material verwendet werden soll. |
| Fehler | Dies erzeugt eine Fehlermeldung, weil ein fehlgeschlagenes Zeugnis zum Material existiert. Hinweis: Im Falle einer Fehlermeldung oder einer fehlerhaften Prüfung der Serien- oder Chargennummer wird kein Kommissioniervorschlag für das dazugehörige Zeugnis erstellt. |
Zeugniszuweisung und Zusatzchargen
In der Informationsbox eines Zeugnisses können Sie die Zeugniszuweisung für die "Seriennr./Chargennr." einsehen und weitere Chargen oder Seriennummern dem Zeugnis zuweisen.
Öffnen Sie über die Suche "Zeugnisse".
Wählen Sie das gewünschte Zeugnis aus.
In der Informationsbox "Zeugniszuweisung" sehen Sie alle bereits zugewiesenen Chargen/Seriennummern.
Wählen Sie im Menüband "Aktionen".
Klicken Sie auf "Chargennr./Seriennr. hinzufügen".
Wählen Sie die gewünschte Charge oder Seriennummer aus.
Bestätigen Sie mit "OK".
Ergebnis: Die zusätzliche Charge/Seriennummer ist nun mit dem Zeugnis verknüpft und erscheint in der Informationsbox.
Zeugnisvorschau und -datei hinzufügen
In der Zeugniskarte zeigt eine weitere Informationsbox die Vorschauansicht des Zeugnisses an.
- Sie können das Zeugnis direkt als PDF- oder Bilddatei anzeigen lassen.
- Die Vorschau ermöglicht eine schnelle Kontrolle des Zeugnisses ohne Export.
Zeugnisdatei hinzufügen
Über die unitop DropZone können Sie die fertige Zeugnisdatei einfach per Drag-and-Drop hinzufügen.
Öffnen Sie das gewünschte Zeugnis.
Navigieren Sie zur unitop DropZone im unteren Bereich der Zeugniskarte.
Ziehen Sie die Zeugnisdatei (PDF, Bild) per Drag-and-Drop in die DropZone.
Die Datei wird automatisch hochgeladen und mit dem Zeugnis verknüpft.
Ergebnis: Die Zeugnisdatei ist nun hinterlegt und kann beim Versand automatisch mitgesendet werden.
Zuordnung aus der Zeugnisübersicht
Für die Zuordnung von Zeugnissen zu Chargen- oder Seriennummern aus der zentralen Zeugnisübersicht können Sie folgenden Weg nutzen:
Öffnen Sie über die Suche "Zeugnisse".
Wählen Sie das gewünschte Zeugnis aus.
Navigieren Sie im Menüband zu "Aktionen".
Wählen Sie "Chargennr./Seriennr. hinzufügen".
Wählen Sie die gewünschte Charge oder Seriennummer aus der Liste.
Bestätigen Sie mit "OK".
Ergebnis: Die Charge oder Seriennummer ist nun mit dem Zeugnis verknüpft.
Automatische Zeugnishinterlegung
Bei der Erstellung von Zeugnissen direkt aus Chargenangaben in Bestellungen erfolgt eine automatische Hinterlegung der Zeugniskarte bei der entsprechenden Chargen- oder Seriennummer. Diese Automatisierung gewährleistet eine konsistente Verknüpfung zwischen Material und Qualitätsdokumentation bereits bei der Wareneingangserfassung.
Praxisbeispiel: Einkaufsprozess
Szenario: Sie erhalten eine Lieferung von drei Coils mit jeweils unterschiedlichen Chargennummern, aber einem gemeinsamen Werkzeugnis.
Vorgehen:
Erfassen Sie die Einkaufsbestellung mit den drei Artikelzeilen.
Öffnen Sie die Artikelverfolgungszeilen für die erste Zeile.
Geben Sie die Chargennummer ein.
Erstellen Sie das Zeugnis über "Zeugnis erstellen" oder weisen Sie ein bestehendes zu.
Öffnen Sie die Artikelverfolgungszeilen für die zweite Zeile.
Geben Sie die zweite Chargennummer ein.
Weisen Sie dasselbe Zeugnis über "Zeugnis zuweisen" zu.
Wiederholen Sie den Vorgang für die dritte Zeile.
Buchen Sie die Einkaufsbestellung.
Ergebnis: Alle drei Chargen sind im Lagerbestand verfügbar und mit demselben Zeugnis verknüpft. Bei Verkauf oder Weiterverarbeitung wird das Zeugnis automatisch mitgeführt.