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Manuelle Einkaufsgutschriften mit Lieferantenbonus verknüpfen
In der Praxis des Einkaufs ist es üblich, dass nicht Sie als Unternehmen die Bonusgutschrift erstellen, sondern der Lieferant aus seinem eigenen System eine Gutschrift sendet. Diese Gutschrift wird dann als Einkaufsgutschrift in unitop erfasst und gebucht.
Die Bonusabrechnung in unitop dient in diesem Szenario unterjährig vorrangig dem Controlling: Sie sehen jederzeit, wie viel Bonus auf Basis der getätigten Einkäufe bereits erreicht wurde, um laufende Bestellungen entsprechend steuern zu können. Die Endabrechnung erfolgt durch den Lieferanten, der dabei zu einem abweichenden Ergebnis kommen kann.
Um sicherzustellen, dass die eingegangene Lieferantengutschrift mit der Bonusvereinbarung verknüpft ist, steht die Funktion "Link zu manuellen Gutschriften" zur Verfügung. Sie können dazu entweder schon aus der ungebuchten Gutschrift, oder aus der gebuchten Gutschrift nachträglich die Referenz zur Bonusabrechnung herstellen.
Ungebuchte Einkaufsgutschrift verknüpfen
Wenn Sie die Lieferantengutschrift noch nicht gebucht haben, stellen Sie die Verknüpfung zur Bonusvereinbarung direkt während der Erfassung her.
Einkaufsgutschrift erfassen: Erfassen Sie die eingehende Gutschrift des Lieferanten als neue Einkaufsgutschrift über die Suche "Einkaufsgutschriften".
Bonusvereinbarung zuordnen: Im Kopf der Einkaufsgutschrift wählen Sie die "Bonusvereinbarungsart" und dann im Feld "Bonusvereinbarung" die zugehörige Lieferantenbonusvereinbarung aus.
Zeilen ergänzen: In den Einkaufsgutschriftzeilen wird für Ressourcen- und Zu-/Abschlagszeilen die Bonusvereinbarungsnummer vorbelegt. Wählen Sie zusätzlich die richtige Abrechnungsperiode und Bonusvereinbarungszeile aus. Für letzteres wählen Sie im Zweifelsfall eine der Zeilen (sollten mehrere möglich sein).
Gutschrift buchen: Buchen Sie nach Prüfung die Einkaufsgutschrift. Mit der Buchung wird die Periode in der Bonusvereinbarung als abgeschlossen markiert und das "Letzte Buchungsdatum" in den Bonusperioden wird gesetzt.
Hinweis
Die Buchung, bzw. Freigabe der Einkaufsgutschrift ist nur möglich, wenn in mindestens einer Zeile die Bonusvereinbarungsnummer und die Periode korrekt ausgefüllt sind.
Bereits gebuchte Einkaufsgutschrift verknüpfen
Wenn die Bonusverknüpfung bei der Erfassung vergessen wurde, können Sie diese nachträglich direkt aus der gebuchten Einkaufsgutschrift vornehmen.
Gebuchte Gutschrift öffnen: Öffnen Sie die gebuchte Einkaufsgutschrift über die Suche "Gebuchte Einkaufsgutschriften".
Aktion starten: Wählen Sie im Menüband die Aktion "Beleg aktualisieren".
Kopfzuordnung setzen: Im Dialog wählen Sie im Kopf die "Bonusvereinbarungsart" und die zugehörige "Bonusvereinbarung" aus.
Zeilenzuordnung setzen: In den Zeilen wählen Sie für die relevanten Ressourcen- oder Zu-/Abschlagszeilen die Abrechnungsperiode und die Bonusvereinbarungszeile aus.
Aktualisierung bestätigen: Bestätigen Sie die Aktualisierung. Das "Letzte Buchungsdatum" in den Bonusperioden wird gesetzt. Liegt das Enddatum der Periode in der Vergangenheit, wird die Periode automatisch als "Abgeschlossen" markiert.
Ergebnis der Verknüpfung
Nach erfolgreicher Verknüpfung einer manuellen Einkaufsgutschrift mit der Bonusvereinbarung ist die Abrechnung vollständig in unitop abgebildet. Die Periode in der Bonusvereinbarung ist abgeschlossen, und alle relevanten Informationen sind für spätere Prüfungen nachvollziehbar.
Hinweis
Die korrekte Abrechnung je Periode ist sichergestellt: Jede Periode kann genau einmal abgeschlossen werden. Mehrfachabrechnungen derselben Periode werden durch eine Prüfung beim Buchen verhindert.