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Zimmerkapazitäten zu einer Veranstaltung festlegen

Bei mehrtägigen Veranstaltungen können Sie Hotelzimmer aus Ihrem eigenen Akademiehotel direkt in der Reservierungskarte blocken und gezielt Teilnehmern sowie Dozenten zuweisen. Das System berechnet An- und Abreisedatum automatisch auf Basis der Vorlage und weist verfügbare Zimmer nach Kategorie zu.

Voraussetzungen in der Veranstaltungsvorlage

Bevor Sie Hotelzimmer für eine Veranstaltung blocken können, müssen Sie die Übernachtungsplanung in der Veranstaltungsvorlage aktivieren. Die relevanten Felder befinden sich in der Gruppe "Hotelzimmer" im Register "Veranstaltungsort" der Veranstaltungsvorlage.

Öffnen Sie die Veranstaltungsvorlage über die Suche oder über das Rollencenter im Veranstaltungsmanagement.

Hinweis

Die Gruppe "Hotelzimmer" wird nur angezeigt, wenn in der "Raum- und Ressourcenmanagement Einrichtung" auf der Registerkarte "Hotelzimmer" die Check-in- und Check-out-Uhrzeiten hinterlegt sind. Wie Sie diese Uhrzeiten festlegen, lesen Sie unter Akademiehotel einrichten. Ist das Setup nicht eingerichtet, bleiben die Felder für die Übernachtungsplanung im Register "Veranstaltungsort" ausgeblendet.

Felder in der Gruppe "Hotelzimmer"

In der Gruppe "Hotelzimmer" im Register "Veranstaltungsort" stehen für die Übernachtungsplanung folgende Felder zur Verfügung:

  • Übernachtung: Legt fest, ob und wo für die Veranstaltung eine Übernachtung eingeplant wird – zur Auswahl stehen "Keine Übernachtung", "Akademiehotel" und "Sonstiges Hotel".
  • Anreise am: Bestimmt, wann die Anreise der Teilnehmer und Trainer/Dozenten stattfinden soll – am Tag des Veranstaltungsbeginns oder bereits am Vortag. Das Feld ist erst editierbar, wenn im Feld "Übernachtung" eine der beiden Hotel-Optionen ausgewählt wurde.
Tipp

Wählen Sie im Feld "Übernachtung" die Option "Akademiehotel", wenn Sie Zimmer aus dem eigenen Ressourcenbestand direkt im System blocken möchten. Bei "Sonstiges Hotel" erfolgt die Zimmerbuchung extern und wird im System nur informativ vermerkt.

Veranstaltung anlegen und Veranstaltungsort eintragen

Legen Sie die Veranstaltung aus der mehrtägigen Vorlage an und tragen Sie den Veranstaltungsort in der Veranstaltungskarte ein. Dieser Schritt ist notwendig, damit das System die eigenen Ressourcen (Räume und Hotelzimmer) für die Reservierung bereitstellen kann. Wie Sie eine mehrtägige Veranstaltungsvorlage anlegen, lesen Sie unter Veranstaltungsvorlage anlegen.

  1. Veranstaltung aus der Vorlage erzeugen: Wählen Sie im Rollencenter des Veranstaltungsmanagements unter "Aktive Vorlagen" die mehrtägige Vorlage aus und rufen Sie über das Menüband "Start" die Funktion "Veranstaltung(en) erstellen" auf. Die einzelnen Schritte dazu sind unter Veranstaltung anlegen (Ersterstellung) beschrieben.

  2. Startdatum eintragen: Öffnen Sie die neu angelegte Veranstaltung und tragen Sie das "Startdatum" ein. Das Enddatum sowie die Felder "Anreise am" und "Abreise am" werden automatisch auf Basis der Vorlage befüllt. Sie stehen in der Gruppe "Hotelzimmer" im Register "Veranstaltungsort" der Veranstaltungskarte zur Verfügung.

  3. Veranstaltungsort eintragen: Tragen Sie im Register "Veranstaltungsort" der Veranstaltungskarte den eigenen Standort als Veranstaltungsort ein. Nur so stehen bei der Reservierung die Räume und Hotelzimmer des Akademiehotels zur Auswahl.

An- und Abreisedatum in der Veranstaltung

Die Felder "Anreise am" und "Abreise am" sind in der Gruppe "Hotelzimmer" im Register "Veranstaltungsort" der Veranstaltungskarte sichtbar und werden automatisch berechnet, sobald Sie ein Startdatum eintragen. Die Berechnung basiert auf der in der Vorlage hinterlegten Einstellung für die Anreise (Vortag oder Tag des Veranstaltungsbeginns).

Beispiel: Startet eine Veranstaltung am 13.08. und ist in der Vorlage "Anreise am Vortag" gewählt, wird als Anreisedatum der 12.08. eingetragen. Das Abreisedatum ergibt sich aus dem Enddatum der Veranstaltung.

Sie können die Felder "Anreise am" und "Abreise am" in der Veranstaltungskarte bei Bedarf manuell anpassen, bevor Sie die Reservierung anlegen.

Seminarraum reservieren

Legen Sie anschließend eine Reservierung zur Veranstaltung an und reservieren Sie den Seminarraum. Diesen Schritt kennen Sie bereits aus der Raumreservierung einrichten.

  1. Reservierung anlegen: Navigieren Sie in der Veranstaltungskarte über das Menüband "Zugehörig" zu "Reservierung" und legen Sie eine neue Reservierung an.

  2. Ressourcen reservieren: Öffnen Sie in der Reservierungskarte "Ressourcen reservieren".

  3. Seminarraum auswählen: Aktivieren Sie die Funktion "Veranstaltungstage berücksichtigen" und wählen Sie den gewünschten Seminarraum aus. Der Seminarraum wird pro Seminartag tageweise reserviert.

Hotelzimmer-Kapazitäten blocken

Nach der Seminarraumreservierung blocken Sie die benötigten Hotelzimmer als Kontingent. Das System weist automatisch verfügbare Zimmer der gewählten Kategorie zu.

Hinweis

Planen Sie bei der Zimmeranzahl auch die Trainer und Dozenten ein, nicht nur die Teilnehmer.

Einzelzimmer (EZ) blocken

  1. Neue Zeile hinzufügen: Fügen Sie in der Ressourcenreservierung eine neue Zeile hinzu.

  2. Zimmerkategorie wählen: Wählen Sie die gewünschte Zimmerkategorie, z. B. "Einzelzimmer", sowie die "Belegungsart", z. B. "Einzelzimmer" aus.

  3. Anzahl eingeben: Tragen Sie die benötigte Anzahl an Zimmern ein, z. B. 10.

  4. Reservierung bestätigen: Bestätigen Sie die Eingabe. unitop weist automatisch die entsprechende Anzahl verfügbarer Zimmer zu und listet diese mit den konkreten Zimmernummern auf.

Die Zimmer werden nicht tageweise, sondern durchgehend vom Anreisedatum bis zum Abreisedatum reserviert – inklusive der konfigurierten Check-in- und Check-out-Zeiten (z. B. Check-in 14:00 Uhr, Check-out 11:00 Uhr).

Hinweis

Der Seminarraum wird tageweise (nur für die tatsächlichen Seminartage) reserviert, die Hotelzimmer hingegen durchgehend für den gesamten Aufenthaltszeitraum. So steht der Seminarraum außerhalb der Seminarzeiten für andere Zwecke zur Verfügung, während die Zimmer für die gesamte Aufenthaltsdauer belegt bleiben.

Besonderheit bei manueller Zimmerreservierung

Wenn Sie ein einzelnes Zimmer nicht über die Kapazitätsbuchung, sondern direkt über die Ressourcennummer manuell in eine Zeile eintragen, übernimmt das System automatisch den Veranstaltungszeitraum – also zum Beispiel 09:00 bis 17:00 Uhr. Das ist für Hotelzimmer nicht korrekt, da Zimmer vom Check-in bis zum Check-out durchgehend belegt sind.

In diesem Fall müssen Sie die Uhrzeiten manuell anpassen:

  1. Ressource manuell eintragen: Geben Sie die Ressourcennummer des gewünschten Zimmers direkt in die Zeile ein.

  2. Uhrzeit korrigieren: Passen Sie das Feld "Von Uhrzeit" auf die Check-in-Zeit (z. B. 14:00 Uhr am Anreisedatum) und das Feld "Bis Uhrzeit" auf die Check-out-Zeit (z. B. 11:00 Uhr am Abreisedatum) an.

Warnung

Ohne diese Korrektur wird der Reservierungszeitraum nicht korrekt abgebildet. Das Zimmer erscheint außerhalb der Seminarzeiten als frei und kann zu Überschneidungen mit anderen Reservierungen führen.

Weitere Zimmer mit Filtern reservieren

Wenn Sie zusätzliche Zimmer einer anderen Kategorie (z. B. Doppelzimmer) benötigen oder gezielt Zimmer auf einer bestimmten Etage oder in einem bestimmten Gebäudeteil reservieren möchten, stehen Ihnen weitere Filteroptionen zur Verfügung.

Doppelzimmer (DZ) blocken

  1. Neue Zeile hinzufügen: Fügen Sie eine weitere Zeile in der Ressourcenreservierung hinzu.

  2. Zimmerkategorie wählen: Wählen Sie als Kategorie "Doppelzimmer (DZ)".

  3. Filter setzen (optional): Schränken Sie die Auswahl gezielt ein:

    • Ressourcengruppe: Filtert auf eine spezifische Ressourcengruppe innerhalb der Zimmer.
    • Etage: Wählen Sie eine bestimmte Etage aus, wenn Zimmer auf einer konkreten Etage gebucht werden sollen.
    • Gebäudeteil: Wählen Sie einen Gebäudeteil aus, wenn Sie Zimmer in einem bestimmten Bereich des Hotels benötigen.

  4. Anzahl eingeben und bestätigen: Geben Sie die Anzahl ein und bestätigen Sie. unitop weist automatisch verfügbare Zimmer unter Berücksichtigung der gesetzten Filter zu.

Kapazitätsengpass

Wenn nicht ausreichend Zimmer für die gewünschten Filtereinstellungen verfügbar sind, gibt das System einen Hinweis mit der tatsächlich verfügbaren Anzahl aus. Sie erhalten dann eine Rückfrage:

  • Nur verfügbare Zimmer reservieren: Das System reserviert die verfügbare Anzahl.
  • Terminverlegung prüfen: Sie können den Veranstaltungstermin überdenken, bevor Sie die Buchung abschließen.

Register "Hotelgäste" in der Reservierungskarte

In der Reservierungskarte steht nach der Zimmerbuchung das Register "Hotelgäste" zur Verfügung. Dieses Register gibt eine Übersicht aller Personen, denen ein Zimmer zugewiesen wurde.

Solange noch keine Teilnehmer oder Dozenten einem Zimmer zugewiesen wurden, bleibt das Register leer. Es füllt sich automatisch, sobald Sie im Rahmen der Teilnehmer- oder Dozentenverwaltung konkrete Zimmerzuweisungen vornehmen.

Veranstaltung zur Anmeldung freigeben

Sobald alle Zimmerkapazitäten geblockt sind, ist die Veranstaltungsplanung abgeschlossen. Sie können die Veranstaltung nun zur Anmeldung freigeben. Mehr zur Statusänderung lesen Sie unter Veranstaltung anlegen (Ersterstellung).

Tipp

Die Zimmerzuweisung an einzelne Teilnehmer und Dozenten erfolgt nach der Anmeldung im Rahmen der Teilnehmerverwaltung – nicht in der Kapazitätsplanung. Die Kapazitätsplanung sichert lediglich das Kontingent für die Veranstaltung.

Weiterführende Themen

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