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Erweiterte Cashflow-Funktionen
Eine präzise Planung der Einnahmen und Ausgaben gewinnt für Unternehmen zunehmend an Bedeutung. Die erweiterten Cashflow-Funktionen von unitop ermöglichen eine deutlich genauere Planung der erwarteten Zahlungseingänge und -abgänge aus Verkaufsaufträgen und Einkaufsbestellungen. Grundlage dafür ist die Möglichkeit, das für die Fälligkeitsberechnung relevante Datumsfeld individuell festzulegen, angepasst an Ihre tatsächlichen Lieferpläne.
Ausgangssituation
Im Cashflow-Modul von Business Central können Sie einen Cashflow-Vorschlag erstellen. Dabei berücksichtigt das System Verkaufsaufträge und Einkaufsbestellungen und übernimmt pro Belegzeile den offenen Restbetrag zusammen mit einer Cashflow-Fälligkeit in das Cashflow-Arbeitsblatt.
Mehr zum Cashflow-Modul lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft.
Das Problem im Business Central Standard:
Im Standard berechnet Business Central das Cashflow-Datum ausschließlich auf Basis des Belegdatums des Belegkopfes, also des Datums, das im Kopf der Bestellung oder des Auftrags eingetragen ist. In der Praxis führt dies häufig zu einer ungenauen Liquiditätsbetrachtung, wenn:
- die geplanten Liefer- oder Wareneingangsdaten in den Belegzeilen individuell angepasst wurden,
- Teillieferungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen sollen,
- oder die tatsächliche Fälligkeit einer Zahlung von der ursprünglichen Belegkopf-Planung abweicht.
In diesen Fällen spiegelt die Cashflow-Planung nicht die Realität wider, was zu Fehleinschätzungen in der Liquiditätsplanung führen kann.
Erweiterte Cashflow-Funktionalität
Statt das Datum starr aus dem Belegkopf zu übernehmen, können Sie in der unitop Einrichtung ein individuelles Datumsfeld aus den Belegzeilen festlegen. Die Cashflow-Berechnung erfolgt dann auf Basis dieses Feldes, kombiniert mit der Zahlungsbedingung des jeweiligen Beleges.
Ergebnis: Ihre Cashflow-Planung berücksichtigt den tatsächlichen Lieferplan je Zeile und liefert damit eine realistische Liquiditätsvorschau.
Einrichtung
Datumsfelder für die Cashflow-Berechnung festlegen
Öffnen Sie über die Suche "Erweiterte Finanzbuchhaltung Einrichtung". Wechseln Sie in den Reiter "Cashflow". Dort stehen Ihnen für Einkaufsbestellzeilen und Verkaufsauftragszeilen jeweils Auswahlfelder zur Verfügung, über die Sie das gewünschte Datumsfeld für die Fälligkeitsberechnung bestimmen.
Vorgehensweise:
Einrichtung öffnen: Öffnen Sie über die Suche die "Erweiterte Finanzbuchhaltung Einrichtung".
Reiter Cashflow: Navigieren Sie in den Reiter "Cashflow" und füllen Sie die Felder.
Feld Tooltipp/Erklärung Basis Cashflowdatum Auftrag Feldnr. Gibt die Feldnummer des Datumsfeldes der Verkaufsauftragszeile an, das zur Bestimmung des Cashflowdatums verwendet wird. Wenn dieses Feld leer gelassen wird, wird das Belegdatum des Belegkopfs verwendet. Für Datensätze, bei denen das angegebene Feld nicht gefüllt ist, wird als Rückfall das Belegdatum verwendet. Bezeichnung Basis Cashflowdatum Auftrag Gibt die Bezeichnung des Feldes an, das im Feld "Basis Cashflowdatum Auftrag Feldnr." definiert ist. Basis Cashflowdatum Bestellung Feldnr. Gibt die Feldnummer des Datumsfeldes der Einkaufbestellungszeile an, das zur Bestimmung des Cashflowdatums verwendet wird. Wenn dieses Feld leer gelassen wird, wird das Belegdatum des Belegkopfs verwendet. Für Datensätze, bei denen das angegebene Feld nicht gefüllt ist, wird als Rückfall das Belegdatum verwendet. Bezeichnung Basis Cashflowdatum Bestellung Gibt die Bezeichnung des Feldes an, das im Feld "Basis Cashflowdatum Bestellung Feldnr." definiert ist. Einrichtung abschließen: Die Einrichtung wird automatisch gespeichert und ist sofort aktiv. Weitere Informationen zur Grundeinrichtung der Erweiterten Finanzverwaltung finden Sie unter Grundeinrichtung.
Hinweis
Bleibt die Einrichtung leer, greift die Standardlogik von Business Central. Das Cashflow-Datum wird dann auf Basis des Belegdatums der Belegköpfe berechnet.
Tipp
Wählen Sie das Datumsfeld, das in Ihren Prozessen die tatsächliche Fälligkeit am besten widerspiegelt – bei Einkäufen typischerweise das "Geplante Wareneingangsdatum", bei Verkäufen das "Lieferdatum" oder "Zugesagtes Lieferdatum".
Anwendungsszenario: Cashflow-Planung bei verschobenen Wareneingängen
Das folgende Beispiel zeigt, wie die erweiterte Cashflow-Berechnung in der Praxis funktioniert.
Beispiel: Eine Einkaufsbestellung wurde ursprünglich für den Monat Januar geplant. Im Verlauf der Abwicklung verschieben sich jedoch die Wareneingänge einzelner Belegzeilen. Diese Verschiebungen wurden direkt in den Belegzeilen der Einkaufsbestellung in den entsprechenden Datumsfeldern (z. B. "Geplantes Wareneingangsdatum") gepflegt.
Die hinterlegte Zahlungsbedingung der Bestellung lautet "Laufender Monat" (LM)". Das bedeutet: Die Zahlung ist jeweils am Ende des Monats fällig, in dem der Wareneingang erfolgt.
Verhalten im Business Central Standard
Ohne die unitop Erweiterung berechnet Business Central die Cashflow-Fälligkeit aller Belegzeilen auf Basis des Belegdatums im Kopf der Bestellung – also Januar. In der Liquiditätsbetrachtung würden damit alle Zeilen zum Ende des Monats Januar erscheinen, obwohl einzelne Lieferungen tatsächlich erst im Februar oder März eingehen.
Verhalten mit unitop
Durch die Einrichtung in der "Erweiterten Finanzverwaltung Einrichtung" berechnet unitop die Fälligkeit je Belegzeile individuell, auf Basis des dort eingetragenen Datumsfeldes (im Beispiel: "Geplantes Wareneingangsdatum") kombiniert mit der Zahlungsbedingung "Laufender Monat".
Ablauf der Cashflow-Berechnung:
Cashflow-Vorschlag erstellen: Öffnen Sie das Cashflow-Arbeitsblatt in Business Central und starten Sie die Funktion zum Vorschlagen der Arbeitsblattzeilen.
Datumsfeld auslesen: Das System liest für jede Belegzeile das in der "Erweiterten Finanzbuchhaltung Einrichtung" definierte Datumsfeld aus, anstelle des Belegdatums des Kopfes.
Fälligkeit berechnen: Auf Basis dieses Datums kombiniert mit der Zahlungsbedingung des Beleges wird die Cashflow-Fälligkeit je Zeile individuell ermittelt.
Posten ins Arbeitsblatt übernehmen: Die berechneten Cashflow-Posten werden mit den korrekten Fälligkeitsdaten in das Cashflow-Arbeitsblatt übernommen.
Ergebnis: Belegzeilen mit einem verschobenen Wareneingangsdatum (z. B. Februar) erscheinen nun korrekt zum Ende des Monats Februar in der Liquiditätsbetrachtung, nicht mehr pauschal im Januar.
Die Liquidität wird damit anhand des tatsächlich geplanten Wareneingangsdatums je Zeile berechnet und liefert eine wesentlich realitätsnähere Cashflow-Planung.
