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Verknüpfte Veranstaltungen
Lehrgänge, Studiengänge und Zusatzveranstaltungen (verknüpfte Veranstaltungen)
Veranstaltungen sind enorm vielfältig. Klar ist jedoch, dass Veranstaltungen zunehmend komplexer werden und sich häufig in mehrere Teil-Veranstaltungen (z. B. bei Kongressen oder Lehrgängen) bzw. mehrere Module (z. B. Studiengänge oder Weiterbildungsmöglichkeiten) gliedern können.
Nun haben Sie die Möglichkeit mehrere Veranstaltungen, flexibel miteinander zu verbinden und diese übersichtlich und in einer Baumstruktur aufzulisten. Legen Sie fest, bei welchen Modulen es sich um über- oder untergeordnete Module handelt, wann eine Anmeldung obligatorisch ist und ob eine separate Rechnung erstellt werden darf. Sie können für jede einzelne Ebene festlegen, ob eine Gebühr anfällt oder nicht. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn Sie einen gebührenpflichtigen Lehrgang anbieten, welcher Prüfungen mit einer separaten Gebühr beinhaltet.
Beispiel Lehrgang erstellen
Zunächst legen Sie für jedes Element eine eigene Veranstaltungsvorlage an und weisen Sie im Register "Ebenen" die korrekte Ebene zu.
Über "Navigieren", "Zuordnungen" können Sie ausgehend von der Vorlage der obersten Ebene alle untergeordneten Elemente zuordnen.
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Anzahl der Veranstaltungen | Geben Sie die Anzahl der einzelnen (Teil-) Veranstaltungen an, die später angelegt werden sollen. |
| Anmeldung obligatorisch | Ist dieser Haken gesetzt, wird ein Teilnehmer automatisch an den dazugehörigen Teil-Veranstaltungen angemeldet. Ist der Haken nicht gesetzt, wird der Teilnehmer in der Veranstaltung eingetragen, erhält jedoch den Status "nicht angemeldet". |
| Separate Abrechnung | Hat die untergeordnete Veranstaltung eigene Leistungen, werden diese zusätzlich in Rechnung gestellt. |
| Separate Anmeldung möglich | Dieser einzelne Teil der Veranstaltung ist für Teilnehmer buchbar, ohne die komplette Gesamtveranstaltung zu buchen. |
Hinweis
Wollen Sie einem Modul, bei dem diese Einstellung nicht gesetzt ist, einen Teilnehmer hinzufügen, erhalten Sie vom System eine Fehlermeldung.
Sind keine Leistungen innerhalb einer Veranstaltung gelistet, wird die betroffene Veranstaltung über eine übergeordnete Veranstaltung abgerechnet.
Ihre verbundenen Veranstaltungsvorlagen (und später auch die Veranstaltungen) können Sie sich als Baumstruktur anzeigen, indem Sie die oberste Ebene einer Veranstaltung aus Ihren Vorlagen auswählen und über das Menüband "Zugehörig", "Struktur" klicken.
Lehrgang aus der Vorlage erstellen
Wählen Sie innerhalb Ihrer Vorlagen eine Veranstaltungsvorlage aus, welche die oberste Ebene darstellt, z. B. eine Vorlage für einen Lehrgang (dieser stellt die oberste Ebene dar). Klicken Sie im Menü auf "Veranstaltung(en) erstellen". Die Veranstaltung wird mit allen dazugehörigen untergeordneten Modulen automatisch erstellt.
Hinweis
Sie können nur aus der obersten Veranstaltungsebene eine Veranstaltung mit allen untergeordneten Modulen erstellen. Aus einer Teil-Veranstaltung, z. B. mit Kennzeichnung Ebene 2, ist somit keine Erstellung über die Funktion "Veranstaltung(en) erstellen" möglich. Möchten Sie aus einer Vorlage einer untergeordneten Ebene eine einzelne Veranstaltung erstellen, dann legen Sie über den Menüpunkt "Neue Veranstaltung" im Rollencenter eine neue Veranstaltung an und wählen Sie die gewünschte Vorlage, wie bereits für Einzelveranstaltungen beschrieben aus.
Vervollständigen Sie Ihren Lehrgang und dessen Module, indem Sie entsprechende Veranstaltungskarten öffnen und bearbeiten. Wenn der Lehrgang und alle untergeordneten Module ein Start- und Endedatum haben, werden automatisch alle untergeordneten Module auf den Status "Anmeldung" gesetzt, sofern das obergeordnete Modul den Status "Anmeldung" erhält.