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Dokumente sammeln, erstellen und hochladen
Der folgende Abschnitt beschreibt zunächst den allgemeinen Ablauf, wie ein Dokument in unitop DMS den Weg von der Entstehung bis zur Ablage im Archiv durchläuft. Anschließend werden die technischen Schritte zur manuellen Steuerung dieses Prozesses erklärt.
So läuft ein Dokumentenprozess im Alltag ab
Ein typischer Arbeitsablauf mit unitop DMS zeigt, wie ein Dokument vom Entstehen bis zum Wiederauffinden durch das System geführt wird.
Dokument bereitstellen: Ein Dokument entsteht in einem Fachprozess oder wird von extern bereitgestellt.
Kontext zuordnen: Die passende Belegart oder DropZone ordnet das Dokument dem richtigen Kontext zu.
Verschlagworten: Das Dokument wird mit den vorgesehenen Angaben verschlagwortet.
Ablegen: Die Ablage erfolgt im angebundenen Archiv (z. B. SharePoint oder Datei-Handling).
Wiederfinden: Anwender rufen das Dokument später über Suche, Karte oder FactBox wieder auf.
Technische Schritte im Workflow
Die folgenden drei Aktionen steuern den technischen Verarbeitungsprozess von der Erfassung bis zum Upload ins Archiv.
Dokument sammeln: Nachdem die DMS Belegart freigegeben wurde, kann diese über den gleichnamigen Menüpunkt gesammelt werden. Dabei wird die aktuelle Dokumentenart bzw. die Anzahl der entsprechenden Dokumente überprüft. Die Anzahl der zu archivierenden Dokumente sehen Sie innerhalb der Factbox der "DMS Belegart Karte".
Hinweis
Wenn im Register "Berichte", "Sammelart = Sammeln mit Aufgabenwarteschlange" eingestellt ist und "Dokument sammeln" angestoßen wird, werden wiederholt alle Datensätze der Belegart geprüft.
Dokument erstellen und herunterladen: Über diesen Menüpunkt erstellen Sie von allen gesammelten Dokumenten ein Dokument. Einzelne Dokumente können Sie erstellen oder runterladen, wenn Sie über die Factbox die Liste der zu archivierenden Dokumente aufrufen und die gleichnamigen Menüpunkte wählen. Die Anzahl der zu archivierenden Dokumente sehen Sie innerhalb der Factbox. Klicken Sie auf diese, gelangen Sie in die Liste und dessen Vorschau. Diese Vorschau ist Teil von SharePoint und keine reine Webseitenansicht. Dementsprechend können auch hierüber Rechte vergeben/genommen werden.
Dokument hochladen: Mit diesem Menüpunkt laden Sie die Dokumente auf den SharePoint-Server.