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Veranstaltungsvorlage anlegen
Bevor Sie eine Veranstaltung anlegen können, muss eine Veranstaltungsvorlage erstellt werden. Der Inhalt kann hierbei frei bestimmt werden. Sie können die Vorlagen zu jederzeit individuell anpassen. Gehen Sie wie folgt vor:
Rufen Sie über die Suche "Neue Veranstaltungsvorlage" auf oder wählen Sie im Rollencenter "Aktion", "Neuen Veranstaltungsvorlage". Befüllen Sie die nachfolgenden Register. Zur Aktivierung der Vorlage wählen Sie zum Schluss "Status" und "Aktivieren".
Allgemein
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Nr. | Die bereits in der Einrichtung festgelegte Nummernserie für die Veranstaltungsvorlage wird automatisch durch Betätigung der Enter-Taste gefüllt. Bei Veranstaltungsvorlagen kann es allerdings auch sinnvoll sein, statt einer automatischen Nummer ein prägnantes Kürzel zu vergeben. |
| Beschreibung (2) | Fügen Sie Ihrer Veranstaltung eine Beschreibung hinzu. |
| Fachbereich | Wählen Sie den für die Veranstaltung zuständigen Fachbereich aus. Dies dient zur Filterung (auch in einem Webportal) und kann über BI für Auswertungen genutzt werden. |
| Veranstaltungsart | Wählen Sie die Veranstaltungsart aus. Dies dient zur Filterung (auch in einem Webportal) und kann über BI für Auswertungen genutzt werden. |
| Art der Teilnahme | Legen Sie fest, ob es sich um eine reine Präsenzveranstaltung, eine Online-Veranstaltung oder eine Hybrid-Veranstaltung handelt. |
| Stufe | Bei aufeinander aufbauenden Veranstaltungen können Sie hier die Stufe eintragen. |
| Art der Bescheinigung | Hinterlegen Sie, welche Bescheinigung für die Teilnehmer später ausgestellt wird. Hinweis: Möchten Sie eine Teilnahmebescheinigung drucken, klicken Sie im Menüband auf "Berichte" und "Bescheinigung drucken". Alternativ kann die Bescheinigung über eine Einzelaktivität oder ein Segment als Anhang einer E-Mail zugeschickt werden. Wie eine Bescheinigung aussieht, hängt ab von der "Bescheinigungsart", die Sie definiert haben. Legen Sie den Report und das individuelle Word-Layout fest, welches verwendet werden soll. |
| Status | Geben Sie den Status der Veranstaltungsvorlage an. Sie haben die Auswahl zwischen: • In Planung: Die Veranstaltungsvorlage befindet sich in der Planungsphase. Eine Veranstaltung kann mit dieser Vorlage nicht erstellt werden. • Aktiv: Die Veranstaltungsvorlage ist aktiv. Nur Vorlagen mit diesem Status stehen bei der späteren Anlage von Veranstaltungen zur Auswahl. • Abgeschlossen: Diese Veranstaltungsvorlage kann nicht mehr verwendet werden. |
| Dauer (Tage) | Gibt die Dauer der Veranstaltung an, wobei jeder angebrochene Tag als ein Tag gezählt wird. Sobald Sie eine Dauer eintragen, wird (später in der Veranstaltung) das "Enddatum" automatisch nach Eingabe des "Startdatums" berechnet. Hierbei werden die erlaubten Tage berücksichtigt, d. h. bei einer 10-tägigen Veranstaltung kann z. B. das Wochenende ausgelassen werden. Hinweis: Bleibt das Feld leer, können Sie das "Enddatum" manuell (später in der Veranstaltung) befüllen. Es werden keine "Veranstaltungstermine" angelegt (diese finden Sie in der nebenstehenden Informationsbox) und es wird keine Dauer berechnet. Bei der Erstellung von Lehrgängen/Studiengängen/Semestern empfiehlt es sich keine "Dauer" anzugeben. |
| Startzeit | Wenn die Veranstaltungen überwiegend zur gleichen Zeit beginnen, können Sie die Uhrzeit bereits in der Vorlage eintragen. |
| Endzeit | Wenn die Veranstaltungen überwiegend zur gleichen Zeit enden, können Sie die Uhrzeit bereits in der Vorlage eintragen. |
| Online anzeigen | Hierüber können Sie eine Veranstaltungsvorlage bereits für eine Anzeige im Web freigeben, auch wenn es aktuell keine Termine hierzu gibt. |
| Sachbearbeiter Code | Ordnen Sie der Veranstaltungsvorlage einen hauptverantwortlichen Sachbearbeiter zu. Dieser wird später den To-dos aus dem Aufgabenkatalog zugeordnet. |
| Team | Ordnen Sie der Veranstaltungsvorlage ein Team zu. In diesem Fall können die To-dos aus dem Aufgabenkatalog dem gesamten Team zugeordnet werden. |
| Zuständigkeitseinheit (standardmäßig ausgeblendet) | Ordnen Sie der Veranstaltungsvorlage eine Zuständigkeitseinheit zu. Über Zuständigkeiten können z. B. verschiedene Niederlassungen einer Akademie abgebildet werden. Mehr über "Zuständigkeitseinheiten" lesen Sie in der Dokumentation des Microsoft Standards. |
Leistungen
Beim Anlegen einer Veranstaltungsvorlage ist es von zentraler Bedeutung, die abzurechnenden Leistungen präzise zu definieren. Diese Leistungen werden beim Erstellen einer Veranstaltung aus einer Veranstaltungsvorlage in die Veranstaltung übertragen, sobald das Startdatum der Veranstaltung eingetragen wird. Es werden ausschließlich die Leistungen übertragen, die zum Startdatum der Veranstaltung gültig sind.
Nachträgliche Änderungen der Leistungen innerhalb einer Veranstaltung sind möglich. Diese Änderungen wirken sich jedoch nicht auf bereits angemeldete oder abgerechnete Teilnehmer*innen aus, sondern nur auf Anmeldungen, die ab dem Zeitpunkt der Leistungsänderung erfolgen.
Leistungen im Überblick
Die Tabelle bietet eine detaillierte Übersicht über die verschiedenen Leistungen, die bei der Erstellung einer Veranstaltungsvorlage berücksichtigt werden müssen. Sie umfasst wesentliche Informationen wie Artikelnummern, Leistungsbeschreibungen und Preisinformationen. Jede Leistung kann individuell angepasst und mit Preisgruppen sowie spezifischen Startdaten versehen werden. Dadurch ist eine präzise Abrechnung und Verwaltung der Veranstaltungsteilnehmer*innen gewährleistet.
| Bezeichnung | Bemerkungen |
|---|---|
| Artikelnr. | Auswahl des Artikels für die Abrechnung, z. B. "Teilnahmegebühr". |
| Leistungsbeschreibung | Wird mit der Beschreibung des ausgewählten Artikels vorbelegt. |
| Gesperrt | Zeigt an, ob ein Artikel gesperrt ist. Gesperrte Artikel können nicht abgerechnet werden. |
| Inhouse Leistung | Kennzeichnet, ob es sich um eine Leistung handelt, die nur bei einer Inhouse-Veranstaltung abgerechnet wird. |
| Optionale Leistung | Leistungen mit diesem Kennzeichen werden den Teilnehmern nicht standardmäßig zugewiesen, sondern müssen explizit ausgewählt werden. |
| Debitorenpreisgruppe | Jede Leistung kann mit beliebig vielen Preisgruppen angelegt werden, um z. B. Teilnahmegebühren für Mitglieder anders zu bepreisen als Teilnahmegebühren für Gäste. |
| Startdatum | Mit dem Datum wird festgelegt, ab wann eine Leistung gültig ist. Somit können zukünftige Preisänderungen bereits in der Veranstaltungsvorlage frühzeitig eingetragen werden, z. B. eine Erhöhung der Teilnahmegebühr für Mitglieder ab dem 1. Januar des nächsten Jahres. Veranstaltungen, die noch im aktuellen Jahr starten, bekommen den alten Preis. |
| Menge | Menge pro Teilnehmer, z. B. wenn Übernachtungen oder Mahlzeiten separat abgerechnet werden. |
| Einheitencode | Kennzeichnung einer Leistung für den Rechnungsdruck. |
| Preis ohne MwSt. | Hier wird der Preis eingetragen für die Leistung und die zugeordnete Preisgruppe. Multipliziert mit der Menge ergibt das später bei den Teilnehmern den Betrag einer Leistung. Wenn in der Veranstaltungsvorlage bzw. der Veranstaltung das Kennzeichen "Preis inkl. MwSt." gesetzt wurde, ändert sich die Beschriftung des Feldes dynamisch zu "Preis inkl. MwSt.". |
| Frühbucherpreis ohne MwSt. | Hier wird der Frühbucherpreis eingetragen für die Leistung und die zugeordnete Preisgruppe. Wenn nicht mit Frühbucherpreisen gearbeitet werden soll, kann das Feld leer bleiben. In der Veranstaltung darf dann kein Frühbucher-Datum eingetragen werden. Wenn in der Veranstaltungsvorlage bzw. der Veranstaltung das Kennzeichen "Preis inkl. MwSt." gesetzt wurde, ändert sich die Beschriftung des Feldes dynamisch zu "Frühbucherpreis inkl. MwSt.". |
| Preis inkl. MwSt. | Zeigt an, ob in der Veranstaltungsvorlage bzw. in der Veranstaltung das Kennzeichen "Preise inkl. MwSt." gesetzt ist. |
| Online anzeigen | Setzen Sie das Kennzeichen bei den Leistungen, die über den Webservice für eine Online-Anzeige bereitgestellt werden sollen. Ggf. sollen bestimmte Preise (z. B. Leistungen für VPI-Preisgruppen) nicht online beworben werden. |
| Keine Berechnung Stornogebühr | Prozentuale Stornogebühren eines Teilnehmers werden immer basierend auf allen Leistungen eines Teilnehmers berechnet. Wenn Leistungen von dieser Berechnung ausgenommen werden sollen (z. B. Verpflegungspauschalen), dann muss dieses Kennzeichen gesetzt werden. |
Vorgehensweise
- Veranstaltungsleistung definieren: Über den Menüpunkt "Veranstaltungsleistungen" definieren Sie, welche Leistungen an Teilnehmer abzurechnen sind.
- Leistung kennzeichnen: Kennzeichnen Sie, ob es sich um Inhouse-Leistungen oder um optionale Leistungen handelt.
- Preisgruppe definieren: Notwendig ist, dass eine Leistung mit einer Preisgruppe kombiniert wird (z. B. Mitglied oder Nichtmitglied, Gast, Standardpreis, Auszubildende, Studierende, etc.). Es können beliebig viele Preisgruppen und Leistungen festgelegt werden. Preisveränderungen berücksichtigen: Über das Startdatum können zukünftige Preisveränderungen berücksichtigt und aktualisiert werden.
- Leistungen anzeigen: Die Tabelle in der Vorlagenkarte zeigt alle Teilnehmer-, Inhouse- und Dozentenleistungen an.
Leistung stornieren
Wenn eine Leistung storniert wird, sollen beispielsweise für die Verpflegung keine Stornogebühren berechnet werden. Damit nicht relevante Leistungen bei der Berechnung der Stornogebühren unberücksichtigt bleiben, aktivieren Sie das Feld "Keine Berechnung Stornogebühr". Dieses Feld gibt an, ob die Leistung bei der Berechnung der Stornogebühr berücksichtigt wird.
Veranstaltungsleistungen aktualisieren
Mit dieser Funktion werden Leistungen (einer Preisgruppe) zukünftiger Veranstaltungen aktualisiert. Dazu müssen zunächst in der Veranstaltungsvorlage die neuen Leistungen mit dem Startdatum, ab welchem diese gültig sein sollen, erfasst werden.
Rufen Sie die aus einer Veranstaltungsvorlage die "Veranstaltungsvorlage Leistungen" auf.
Legen Sie eine neue Leistungszeile mit einem Startdatum in der Zukunft an.
Wählen Sie über "Aktionen", "Leistungen aktualisieren".
Im nächsten Schritt können Sie optional die Filterung angeben. Geprüft werden nach Eingabe jene Vorlagen, ab dem Startdatum sowie initial jene, die sich im "Status = Planung" befinden (andere Einstellungen sind hier möglich).
Hinweis
Aktualisierungen ändern sich nicht auf Teilnehmer aus, die bereits angemeldet sind.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl. Danach erhalten Sie eine Information, wie viele Veranstaltungen die Aktualisierung betrifft.
Leistungen für andere Preisgruppen kopieren
Über diese Funktion können Sie eine angelegte Leistung einer Veranstaltungsvorlage für alle anderen Preisgruppen kopieren. Öffnen Sie die "Veranstaltungsvorlage Leistungen" und legen Sie hier wie gewohnt eine Leistung für eine Preisgruppe an. Wählen Sie "Aktionen" und "Leistungen kopieren". Daraufhin werden für alle restlichen Debitorenpreisgruppen, Datensätze angelegt. Der Preis der ursprünglichen Leistung wird hier mit kopiert. Nehmen Sie im Nachgang eventuelle Änderungen an den Preisen innerhalb der einzelnen neu angelegten Zeilen vor.
Fakturierung
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Preise inkl. MwSt. | Hinterlegen Sie, ob die angegebenen Preise der Leistungen inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer sind. |
| Kostenstelle | Gibt den Shortcut Dimensionscode 1 für die Veranstaltungsvorlage an (bzw. Shortcut Dimensionscode 1). Welche Dimensionen als "Shortcut Dimension 1+2" verwendet werden, wird in der "Finanzbuchhaltung Einrichtung" festgelegt. Meistens handelt es sich bei der "Shortcut Dimension 1" um die Kostenstelle. Die Dimensionen werden bei der Abrechnung in die Belege und darüber in die Posten übertragen und dienen der Auswertung. |
| Kostenträger | Gibt den Shortcut Dimensionscode 2 für die Veranstaltungsvorlage an. Welche Dimensionen als "Shortcut Dimension 1+2" verwendet werden, wird in der "Finanzbuchhaltung Einrichtung" festgelegt (Link zur MS-Doku). Meistens handelt es sich bei der "Shortcut Dimension 2" um den Kostenträger. In der "Veranstaltungsmanagement Einrichtung" kann gesteuert werden, ob z.B. die Veranstaltung automatisch als Kostenträger angelegt werden soll. Dann muss dieses Feld in der Vorlage leer gelassen werden. Die Dimensionen werden bei der Abrechnung in die Belege und darüber in die Posten übertragen und dienen der Auswertung. |
| Stornocode | Hier wird die Stornoregeln zur Berechnung etwaiger Stornogebühren bei einer Stornierung durch die Teilnehmer festgelegt. |
| Vorkalkulationsschema | Wählen Sie eine Vorlage zur Vorkalkulation aus. |
| Inhouse Veranstaltung | Hier haben Sie die Möglichkeit anzugeben, ob die Veranstaltungsvorlage für eine Inhouse-Veranstaltung gilt (= Pauschale, teilnehmerunabhängige Abrechnung). |
| Ratenzahlungsvorlage | Gibt die für die Veranstaltung verwendete Ratenzahlungsvorlage an. Mehr zu dem Thema lesen Sie hier. |
| Dimensionen vererben | Gibt an, ob die Dimensionen der Veranstaltung an die untergeordneten Veranstaltungen vererbt werden sollen. Hiermit werden bspw. Kostenträger- und Kostenstelleninformationen initial mit den Informationen aus der Veranstaltungsvorlage gefüllt. Durch eine Aktivierung können Auswertungen für den gesamten Lehrgang vorgenommen werden, anstatt diese für jedes Modul einzeln durchzuführen. Besonders bei Lehrgängen mit vielen Modulen empfiehlt es sich, die Dimensionen zu vererben. Alternativ kann diese Funktion individuell in der Veranstaltungskarte (Register "Fakturierung") gesteuert werden, indem Sie den Schalter de-/aktivieren. |
Veranstaltungsort
Im Register "Veranstaltungsort" können Sie bereits in der Vorlage einen Veranstaltungsort festlegen, falls Ihre Veranstaltung häufiger am gleichen Ort stattfindet. Zu dem Veranstaltungsort können Sie hier auch direkt einen Ansprechpartner (E-Mail) festlegen. Mehr zu dem Thema lesen Sie hier.
Ebene (nur bei Verwendung der Veranstaltungszuordnungen)
Im Register "Ebene" tragen Sie den "Ebenen-Code" der späteren Veranstaltung ein, d. h. ob es sich z. B. um einen "Studiengang" oder "Lehrgang" (= oberste Ebene) oder eine untergeordnete Veranstaltung (z. B. "Modul", "Vortrag", "Prüfung", etc.) handelt. Darüber legen Sie fest, welche Vorlagen in der späteren Zuordnung miteinander verknüpft werden können.
Information
| Feld/Schalter | Beschreibung |
|---|---|
| Min. Teilnehmer | Geben Sie an, wie viele Teilnehmer mindestens an einer Veranstaltung teilnehmen müssen, damit die Veranstaltung durchgeführt wird. |
| Max. Teilnehmer | Geben Sie eine maximale Zahl an Teilnehmern an. |
| Aufgabenkatalog | Hinterlegen Sie bei Bedarf einen Aufgabenkatalog mit allen Aufgaben, die mit der Veranstaltung verbunden sind. |
| Weiterbildungsstunden/-punkte | Geben Sie an, ob der Besuch einer Veranstaltung auf das Weiterbildungskonto von Teilnehmern gutgeschrieben wird. |
| Unterrichtseinheiten | Legen Sie die Anzahl der Unterrichtseinheiten fest. Dies kann z. B. auf einer Teilnahmebescheinigung ausgewiesen werden. |
| Fragebogen URL, Teilnehmerfragebogen URL und Auswertung URL | Sie können mit Microsoft Forms Fragebögen zur Evaluierung von Veranstaltungen erstellen. Nutzen Sie die drei URL-Felder und tragen die von Forms generierten URLs für den Basisfragebogen, den Teilnehmerfragebogen und die Auswertung ein. Die URL für den Teilnehmerfragebogen steht als Seriendruckfeld zur Verfügung und kann den Teilnehmern über die Segmentierung per E-Mail zugeschickt werden. Die Erhebung über Forms erfolgt anonym. |
| Keine Anmeldebestätigung | Gibt an, ob die Anmeldebestätigung für die Veranstaltung erforderlich ist. Bei einer Veranstaltung mit untergeordneten Veranstaltungen bestimmt dieses Feld , ob die Anmeldebestätigung für die untergeordneten Veranstaltungen erforderlich ist. |
| Keine Bescheinigung | Gibt an, ob die (Teilnahme-)Bescheinigung für die Veranstaltung erforderlich ist. Bei einer Veranstaltung mit untergeordneten Veranstaltungen bestimmt dieses Feld, ob die Bescheinigung für die untergeordneten Veranstaltungen erforderlich ist. |
| Wochentage | Wählen Sie die erlaubten Wochentage aus. Wenn eine 4-tägige Veranstaltung (Dauer = 4; s.o.) z. B. nur montags stattfinden soll, dann setzen Sie nur bei "Montag" den Haken. Beim späteren Eintragen des Startdatums prüft unitop zunächst, ob dieses auf einem Montag liegt und legt 4 aufeinanderfolgende Montage als Termintage an. |
| Aktivitätenvorlage Anmeldebestätigung | Gibt den Aktivitätenvorlagencode der Aktivität für Anmeldebestätigungen an. |
| Sprachcode | Gibt den Sprachcode an, welcher für die Aktivitätenvorlage verwendet werden soll, i.d.R. ist dies "DEU". |
| HTML-Vorlagencode Anmeldebestätigung | Gibt den HTML-Textbaustein an, der in der Aktivitätenvorlage für den E-Mail Body verwendet werden soll. |