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Masteranfrage über Verkaufsangebot und Verkaufsauftrag erstellen
Neben der manuellen Anlage können Sie eine Masteranfrage direkt aus einem Verkaufsbeleg erzeugen. Dieser Weg bietet den Vorteil, dass Herkunft und Positionen automatisch übernommen und durchgängig nachvollziehbar bleiben. Für die alternative Erfassung ohne Quellbeleg siehe Masteranfrage manuell anlegen.
Startpunkte und Aufruf
Die Erstellung einer Masteranfrage ist aus zwei Belegarten heraus möglich. Öffnen Sie den jeweiligen Beleg und nutzen Sie im Menüband unter "Funktionen" die Aktion "Masteranfrage erstellen":
- Verkaufsangebot
- Verkaufsauftrag
Voraussetzungen
Stellen Sie vor der Erstellung sicher, dass folgende Bedingungen erfüllt sind:
- Ein Verkaufsangebot oder Verkaufsauftrag ist vorhanden.
- In den VK-Zeilen sind die anzufragenden Positionen erfasst.
- Für die relevanten Zeilen besteht eine offene Menge.
Masteranfrage aus VK-Beleg anlegen
Der folgende Ablauf beschreibt den Weg vom Quellbeleg bis zur erzeugten Masteranfrage.
Quellbeleg öffnen: Öffnen Sie das Verkaufsangebot oder den Verkaufsauftrag.
Zeilen prüfen: Prüfen Sie im Register "Zeilen", welche Artikel oder Ressourcen in die Masteranfrage übernommen werden sollen.
Aktion starten: Starten Sie über "Funktionen" die Aktion "Masteranfrage erstellen" und bestätigen Sie den Dialog.
Masteranfrage öffnen: Öffnen Sie die erzeugte Masteranfrage über die Rückmeldung im System.
Hinweis
Prüfen Sie nach der Übernahme Zeilen, Mengen und Lieferantenzuordnungen auf Vollständigkeit. Positionen ohne offene Menge werden in der Regel nicht als operative Anfragezeilen übernommen.
Nach der Anlage erzeugen und versenden Sie die eigentlichen Einkaufsanfragen über Einkaufsanfragen auf Knopfdruck erstellen und senden.
Was wird übernommen?
Aus dem Quellbeleg werden folgende Informationen automatisch in die Masteranfrage übernommen:
- Herkunftsbeleg und Herkunftsnr.
- Debitorennr. und Debitorenname
- Relevante Artikel- und Ressourcenzeilen
Lieferanten können auf Basis vorhandener Stammdatenzuordnungen automatisch vorgeschlagen werden. Im nächsten Schritt erfassen Sie Rückmeldungen der Lieferanten in Angebote in der Einkaufsanfrage erfassen.
Nachverfolgung über Vorgangsrecherche
Wenn die Vorgangsrecherche in der Einrichtung aktiviert ist, bleibt die Verknüpfung zwischen Quellbeleg und Masteranfrage durchgängig nachvollziehbar.
Aktivieren Sie die Funktion in der Grundeinrichtung im Bereich "Allgemein" über das Feld "Vorgangsrecherche für Masteranfragen".
Wenn Sie die zugrunde liegende Funktion der Vorgangsrecherche zentral einrichten oder vertiefen möchten, nutzen Sie zusätzlich den Artikel unitop Vorgangsrecherche.
- Vom Verkaufsangebot oder Verkaufsauftrag können Sie die zugehörige Masteranfrage direkt aufrufen.
- Die Beziehung bleibt auch in Folgeschritten sichtbar, zum Beispiel nach Vergleich, Bestellerstellung und Abschluss.
- Dadurch ist die Prozesskette vom Ursprung bis zur Beschaffung revisionssicher nachvollziehbar.