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Grundeinrichtung
Das Statusmanagement steht, unmittelbar nach der Installation der unitop Feldprüfung, für Sie zur Nutzung bereit. Geben Sie "Status" in die Suche ein und wählen "Status" (Liste). Sie erhalten eine Übersicht über die verfügbaren Status, z. B. "Freigeben", "In Prüfung", "Storniert" und viele weitere.
Status erstellen
Reichen Ihnen die vordefinierten Status nicht aus, können Sie eigene Status erstellen. Diese können Sie im Anschluss in Ihren Statusvorlagen verwenden.
Öffnen Sie die Status-Liste, indem Sie "Status" in die Suche eingeben.
Wählen Sie in der Navigationsleiste der Status-Liste "Neu".
Füllen Sie die Felder "Code" (z. B. erfasst, erstellt, in Prüfung, Unterlagen eingereicht, Freigabe erteilt, abgelehnt, etc.) und "Beschreibung".
Statusvorlage erstellen
Möchten Sie weitere Statusvorlagen zu den bestehenden hinzufügen, können Sie diese manuell definieren.
Öffnen Sie die Statusvorlagen, indem Sie "Statusvorlagen" in die Suche eingeben.
Sie erhalten eine Übersicht der bestehenden Vorlagen.
Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicken Sie in der Navigationsleiste auf "Neu".
Vergeben Sie für die Statusvorlage einen "Code" und eine "Beschreibung".
Aktivieren Sie den Schalter "Status bei Änderung zurücksetzen". Sobald Datensätze, welche bereits über einen Initialstatus hinausgehen, verändert werden, wird der Status auf diesen zurückgesetzt.
Befüllen Sie die weiteren Zeilen, indem Sie die verschiedenen Status der Reihe nach einfügen, die für Ihre Vorlage bzw. Ihr Szenario in Frage kommen. Nutzen Sie dazu das Lookup des entsprechenden Feldes.
Hinweis
Sie können an dieser Stelle ebenfalls neue Status im System erfassen. Klicken Sie dazu im Dropdown-Menü "Statuscode" auf "Neu".
Legen Sie für jeden Statuscode fest, welche Funktion zukünftig ausgeführt wird. Setzen Sie dazu einen entsprechenden Haken.
Hinweis
Sie können einem Status mehrere Optionen zuweisen und auch einen initialen Status festlegen. Beachten Sie beim Anlegen der Zeilen auf die richtige Reihenfolge Ihrer Status.
Fügen Sie nach Bedarf eine Feldprüfung hinzu, indem Sie aus dem Lookup die entsprechende Prüfung auswählen oder eine neue Feldprüfung erstellen.
Unter "Aktion fehlerhafte Feldprüfung" legen Sie fest, wie Sie auf eine nicht bestandene Feldprüfung aufmerksam gemacht werden z. B. durch "keine Aktion", "keine Fehlermeldung", "Fehlermeldung kein Dialog" oder "Fehlermeldung". Nutzen Sie dazu das Dropdown-Menü.
Der Spalte "Anzahl verwendet" entnehmen Sie die Anzahl, wie oft der einzelne Status Ihrer Statusvorlage genutzt wurde. Mit einem Klick auf den Eintrag gelangen Sie zu den einzelnen Status Posten. Erhalten Sie hier Einblicke in die entsprechenden Tabellenrelationen.
Statusvorlage Einrichtungen
In der "Statusvorlage Einrichtung" erstellen Sie die Relationen zwischen Ihren Statusvorlagen und Datensätzen. Um eine korrekte Relation herzustellen, gehen Sie wie folgt vor:
Rufen Sie über die Suche "Statusvorlage Einrichtung" auf.
Sie können bestehende Einträge bearbeiten, indem Sie sich "Weitere Optionen" über die drei Punkte anzeigen lassen und "Bearbeiten" klicken. Möchten Sie einen neuen Eintrag erfassen, so klicken Sie in der Navigationsleiste auf "Neu".
Fügen Sie im Register "Allgemein" eine Beschreibung hinzu und aktivieren Sie den nebenstehenden Schalter, um die Einrichtung zu aktivieren.
Hinweis
Das Feld ist auf der Belegkarte sichtbar ab dem Moment, wo ein Status vorhanden ist (d. h. für Belege vor der Aktivierung der Einrichtung noch nicht). Auf den Übersichtslisten ist das Feld standardmäßig nicht sichtbar, muss also über das Personalisieren von BC einmalig eingeblendet werden, wo es benötigt wird.
Im Register "Statusvorlage" wählen Sie die Statusvorlage aus, welche Sie nutzen möchten.
Unter "Datenquelle" teilen Sie dem System die Tabelle mit, welche die Statusvorlage nutzen wird. Tragen Sie dazu die entsprechende Tabellen-ID in das Feld "Tabellennr." ein.
Feldnr. Status Code: Wählen Sie aus dem Lookup das Feld der angegebenen Tabelle aus, welches die Relation zu den "Statusvorlagen Code" besitzt. Der zugehörige Feldname wird automatisch eingetragen. Das System wird für die angegebene Tabelle in diesem Feld (unter diesen Filterkriterien) ausschließlich den ausgewählten "Statusvorlagen Code" verwenden.
Feldnr. Statusvorlage Code: Wählen Sie aus dem Lookup das Feld, der angegebenen Tabelle aus, welches die Relation zu den "Status Code" besitzt. Der zugehörige Feldname wird automatisch eingetragen. Das System nutzt dieses Tabellenfeld, um den Status wiederzugeben.
Mehrere Status verwenden
Je nach Anwendungsszenario ist es sinnvoll eine Statusvorlage auf dieselbe, jedoch nach Kriterien gefilterte Tabelle, anzuwenden. So sind Sie in der Lage Ihre Vorlage nur für die Datensätze zu nutzen, welche die Filterkriterien erfüllen.
Wenden Sie mehrere Statusvorlagen (Statusvorlagen Code) auf eine Tabelle (Tabellennr.) mit verschiedenen Tabellenfiltern an. Nutzen Sie dazu innerhalb der "Statusvorlagen Einrichtung Karte", unter "Datenquelle" den Tabellenfilter:
Klicken Sie unter dem Punkt "Tabellenfilter" auf "Filterdetails anzeigen".
Klicken Sie auf "+Filter…" und wählen Sie im Dropdown-Menü das Feld aus, auf welches gefiltert werden soll.
Im hinzugefügten Filterkriterium wählen Sie die Option, nach der gefiltert wird.
Anschließend wird die Statusvorlage nur für die Datensätze genutzt, welche die Filterkriterien erfüllen.
Hinweis
Für jedes neue Anwendungsszenario, in dem Sie andere Filterkriterien verwenden möchten, müssen Sie eine separate "Statusvorlagen Einrichtung" durchführen.