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Anwendungsszenarien
Dieser Artikel beschreibt praxisnahe Anwendungsszenarien für die Zeugnisverwaltung. Die Beispiele zeigen typische Arbeitsabläufe aus dem Alltag und helfen Ihnen, das Modul effizient einzusetzen.
Szenario 1: Wareneingang mit Werkszeugnis (Durchlauf)
Sie erhalten eine Stahllieferung von einem Lieferanten. Der Lieferant hat ein Werkszeugnis 3.1 (PDF) beigelegt, das Sie digital erhalten haben.
Das Werkszeugnis soll im System erfasst und der Charge zugeordnet werden, damit es bei Verkauf automatisch mit versendet werden kann.
Wareneingangsbuchung durchführen:
- Öffnen Sie über die Suche Ihre "Einkaufsbestellung".
- Erfassen Sie bei der Artikelverfolgung die Chargennummer vom Lieferschein (z.B. "CHARGE-2024-001").
- Buchen Sie den Wareneingang.
Zeugnis erstellen:
- Öffnen Sie über die Suche "Zeugnis".
- Klicken Sie auf "Neu".
- Erfassen Sie folgende Daten:
- Nr.: (wird automatisch vergeben)
- Art: Durchlauf
- Belegdatum: Datum des Wareneingangs
- Herkunftsart: Kreditor
- Kreditorennr.: Wählen Sie Ihren Lieferanten
- Art der Prüfbescheinigung: 3.1
PDF-Dokument hochladen:
- In der FactBox "DropZone" ziehen Sie das PDF-Zeugnis per Drag & Drop hinein.
- Das Dokument wird automatisch im DMS archiviert.
Zeugnis der Charge zuweisen:
- Klicken Sie im Menüband "Aktionen" auf "Chargennr. zuweisen".
- Wählen Sie die Charge "CHARGE-2024-001" aus.
- Das System erstellt die Zeugniszuweisung.
Prüfung:
- Öffnen Sie über die Suche "Chargennummerninformationen".
- Suchen Sie die Charge "CHARGE-2024-001".
- In der FactBox "Zeugnisse" sehen Sie das zugeordnete Zeugnis.
Das Werkszeugnis ist nun der Charge zugeordnet. Wenn Sie Material aus dieser Charge verkaufen, wird das Zeugnis automatisch ermittelt und kann mit dem Lieferschein versendet werden.
Szenario 2: Eigenes Prüfzeugnis erstellen (Erweitert)
Sie fertigen Stahlprofile und führen vor Auslieferung eine Werksprüfung durch. Die Prüfergebnisse sollen strukturiert erfasst und gegen die Artikelspezifikation geprüft werden.
Erstellen Sie ein erweitertes Zeugnis mit chemischer Analyse und mechanischen Prüfungen, das automatisch gegen Sollvorgaben geprüft wird.
Vorbereitung: Sollvorgaben definieren
Sollvorgaben anlegen:
Öffnen Sie über die Suche "Artikelkarte" für Artikel "PROFIL-100".
Navigieren Sie im Menüband "Zugehörig" > "Artikel" > "Sollvorgaben".
Legen Sie folgende Sollvorgaben an:
Chemie:
Code Mindestwert Maximalwert C - 0.17 Si - 0.40 Mn - 1.40 P - 0.035 S - 0.035 Fe (Rest) ✓ - Mechanik:
Code Mindestwert Maximalwert Rm 360 510 Re 235 - A 26 - KV 27 -
Fertigungsauftrag buchen:
- Erstellen und buchen Sie den Fertigungsauftrag für "PROFIL-100".
- Erfassen Sie die Seriennummer (z.B. "SN-2024-0123").
- Das System bietet beim Buchen der Istmeldung die Option, ein Zeugnis zu erstellen.
Zeugnis erstellen:
- Wählen Sie "Zeugnis erstellen".
- Das System öffnet die Zeugniskarte mit vorausgefüllten Daten:
- Art: Erweitert
- Herkunftsart: Unternehmen
- Zeugniszuweisung: Automatisch erstellt für Artikel und Seriennummer
Sollvorgaben übernehmen:
- Klicken Sie im Menüband "Aktionen" auf "Zeugniswerte per Zeugniszuweisung holen".
- Das System fügt alle Sollvorgaben als Zeugnisdatenzeilen ein.
Prüfwerte erfassen:
Erfassen Sie die gemessenen Istwerte für jede Position:
Chemie:
Code Istwert Status C 0.15 ✓ Erfolgreich Si 0.32 ✓ Erfolgreich Mn 1.18 ✓ Erfolgreich P 0.022 ✓ Erfolgreich S 0.018 ✓ Erfolgreich Fe 98.318 ✓ Erfolgreich Mechanik:
Code Istwert Status Rm 425 ✓ Erfolgreich Re 265 ✓ Erfolgreich A 32 ✓ Erfolgreich KV 45 ✓ Erfolgreich
Prüfung abschließen:
- Setzen Sie den Erfassungsstatus auf "Abgeschlossen".
- Das System prüft alle Werte und setzt den Prüfungsstatus auf "Erfolgreich" (grün).
Sie haben ein vollständiges Prüfzeugnis mit automatischer Qualitätsprüfung erstellt. Das Zeugnis kann nun gedruckt oder per E-Mail versendet werden.
Szenario 3: Verkauf mit automatischem Zeugnisversand
Ein Kunde bestellt 50 Stahlprofile. Für die ausgelieferten Seriennummern müssen die zugehörigen Zeugnisse automatisch ermittelt und mit dem Lieferschein versendet werden.
Automatischer Versand aller relevanten Zeugnisse zusammen mit dem Lieferschein per E-Mail.
Verkaufsauftrag erstellen:
- Öffnen Sie über die Suche "Verkaufsauftrag".
- Erstellen Sie einen neuen Auftrag für den Kunden.
- Fügen Sie den Artikel "PROFIL-100" mit Menge 50 hinzu.
Artikelverfolgung erfassen:
- Öffnen Sie die Artikelverfolgungszeilen für die Position.
- Erfassen Sie die 50 Seriennummern, die ausgeliefert werden sollen.
- Schließen Sie die Artikelverfolgung.
Zeugnisse prüfen:
- Das System ermittelt automatisch die zugeordneten Zeugnisse.
- Navigieren Sie im Menüband zur FactBox "Zeugnisse im Beleg" oder öffnen Sie über "Zugehörig" die Liste.
- Prüfen Sie, dass alle Zeugnisse den Status "Zeugnis OK" haben.
Lieferung buchen:
- Buchen Sie die Lieferung über "Buchen" > "Liefern".
- Das System erstellt die gebuchte Verkaufslieferung.
Zeugnisse versenden:
- Öffnen Sie die gebuchte Verkaufslieferung.
- Wählen Sie im Menüband "Drucken/Senden" > "Senden".
- Das System erstellt eine E-Mail mit:
- Lieferschein als PDF
- Alle zugeordneten Zeugnisse als PDF-Anhänge
- Versenden Sie die E-Mail an den Kunden.
Alternative: Automatischer Versand
Wenn Sie in der "Zeugnisverwaltung Einrichtung" die Option "Zusammen mit Lieferschein Drucken/Senden" aktiviert haben:
- Beim Buchen der Lieferung werden die Zeugnisse automatisch ermittelt.
- Beim Versenden des Lieferscheins werden die Zeugnisse automatisch angehängt.
- Keine manuelle Aktion erforderlich.
Der Kunde erhält den Lieferschein zusammen mit allen erforderlichen Zeugnissen in einer E-Mail. Die Zeugnisse werden automatisch als "versendet" markiert.
Szenario 4: Fehlende Zeugnisse nachpflegen
Bei der täglichen Kontrolle stellen Sie fest, dass für einige ausgelieferte Chargen keine Zeugnisse vorhanden sind.
Identifizieren Sie fehlende Zeugnisse und pflegen Sie diese nach.
Ausstehende Zeugnisse anzeigen:
- Öffnen Sie über die Suche "Zeugnisse im Beleg".
- Klicken Sie im Menüband auf "Ausstehende Zeugnisse anzeigen".
- Das System filtert auf:
- Zeugnis versendet = Nein
- Ignorieren = Nein
Fehlende Zeugnisse identifizieren:
- Filtern Sie zusätzlich auf Hinweis = "Kein Zeugnis gefunden".
- Sie sehen alle Belege, für die Zeugnisse fehlen.
- Notieren Sie Artikel, Charge/Seriennummer und Belegnummer.
Zeugnis nachpflegen:
Option A: Vorhandenes Zeugnis zuweisen
- Prüfen Sie, ob für die Charge/Seriennummer bereits ein Zeugnis existiert.
- Öffnen Sie das Zeugnis.
- Weisen Sie die Charge/Seriennummer zu über "Aktionen" > "Chargennr. zuweisen".
Option B: Neues Zeugnis erstellen
- Erstellen Sie ein neues Zeugnis (Durchlauf oder Erweitert).
- Weisen Sie die Charge/Seriennummer zu.
- Laden Sie ggf. das PDF hoch (bei Durchlauf-Zeugnis).
Status aktualisieren:
- Kehren Sie zurück zu "Zeugnisse im Beleg".
- Aktualisieren Sie die Anzeige (F5).
- Der Status sollte nun "Zeugnis OK" sein.
Zeugnis nachversenden:
- Öffnen Sie den Herkunftsbeleg über "Herkunftsbeleg öffnen".
- Versenden Sie das Zeugnis über die CC Belegart-Funktion separat an den Kunden.
Alle fehlenden Zeugnisse sind nachgepflegt und versendet. Die Übersicht "Ausstehende Zeugnisse" ist leer.
Szenario 5: Qualitätsprüfung mit automatischer Sperre
Sie haben die Einstellung "Aktion bei fehlgeschlagener Zeugnisprüfung" auf "Fehler" gesetzt. Ein erweitertes Zeugnis wurde mit Prüfungsstatus "Fehlgeschlagen" abgeschlossen.
Das System soll verhindern, dass Material mit fehlgeschlagener Prüfung verwendet wird.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Zeugnis mit fehlgeschlagenem Status:
- Ein erweitertes Zeugnis für Charge "CHARGE-2024-050" hat Prüfungsstatus "Fehlgeschlagen".
- Grund: Der C-Gehalt liegt bei 0.22 % (Maximalwert: 0.17 %).
Versuch der Verwendung:
- Ein Benutzer erstellt einen Verkaufsauftrag.
- Bei der Artikelverfolgung wird Charge "CHARGE-2024-050" ausgewählt.
- Beim Versuch zu buchen erscheint die Fehlermeldung: > "Alle zugehörigen Zeugnisse sind im Status 'Fehlgeschlagen', die Chargen-/Seriennummer kann nicht verwendet werden."
- Die Buchung wird abgebrochen.
Qualitätsentscheidung treffen:
- Öffnen Sie das Zeugnis für Charge "CHARGE-2024-050".
- Prüfen Sie die Abweichung.
- Entscheiden Sie:
- Option A: Material aussortieren/sperren
- Option B: Freigabe nach Ausnahmegenehmigung
Bei Freigabe:
- Korrigieren Sie ggf. die Sollvorgabe (falls dauerhaft geändert).
- Oder: Setzen Sie den Erfassungsstatus zurück auf "Bearbeitung".
- Entfernen Sie die fehlerhafte Zeile oder korrigieren Sie den Wert.
- Setzen Sie den Status wieder auf "Abgeschlossen".
Erneuter Versuch:
- Die Charge kann nun verwendet werden.
Das System verhindert automatisch die Verwendung von Material mit fehlgeschlagener Prüfung. Dies gewährleistet eine konsistente Qualitätssicherung.
Szenario 6: Umlagerung mit Zeugnisweitergabe
Sie lagern Material von Lagerort "HAUPTLAGER" zu Lagerort "AUSSENL" um. Die Zeugnisse müssen mit umgelagert werden.
Zeugnisse sollen am Ziellagerort verfügbar sein und mit dem Umlagerungsausgang versendet werden können.
Umlagerungsauftrag erstellen:
- Öffnen Sie über die Suche "Umlagerungsauftrag".
- Erstellen Sie einen neuen Umlagerungsauftrag:
- Von Lagerortcode: HAUPTLAGER
- Nach Lagerortcode: AUSSENL
- Fügen Sie den Artikel mit Menge hinzu.
Artikelverfolgung erfassen:
- Öffnen Sie die Artikelverfolgungszeilen.
- Erfassen Sie die zu verschiebenden Chargen/Seriennummern.
Zeugnisse prüfen:
- Das System ermittelt automatisch die zugeordneten Zeugnisse.
- Navigieren Sie zur FactBox "Zeugnisse im Beleg".
- Prüfen Sie den Status.
Umlagerungsausgang buchen:
- Buchen Sie den Umlagerungsausgang.
- Die Zeugniszuordnungen bleiben bestehen.
Zeugnis versenden (optional):
- Öffnen Sie den gebuchten Umlagerungsausgang.
- Versenden Sie die Zeugnisse per E-Mail an den Ziellagerort.
- Aktivieren Sie dazu ggf. "Zusammen mit Umlagerungsausgang Drucken/Senden" in der Einrichtung.
Umlagerungseingang buchen:
- Buchen Sie den Umlagerungseingang am Ziellagerort.
- Die Zeugnisse sind weiterhin den Chargen/Seriennummern zugeordnet.
Die Zeugnisse sind am neuen Lagerort verfügbar und können bei Verkauf automatisch mit versendet werden. Die Nachverfolgbarkeit bleibt über alle Lagerbewegungen hinweg erhalten.
Praxisbeispiele bei Serien- und Chargennummer-Funktionen
Mehr Beispiele bei der Nutzung von Trackingszenarien mit Serien- und Chargennummer-Funktionen lesen Sie in unserer Dokumentation.