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Gutschriften
Das Add-on unterstützt zwei Abrechnungsprozesse, die spezifisch für Mietervereine sind: die Werbergutschrift für Mitglieder, die neue Mitglieder geworben haben, und die Verbraucherzentrale-Gutschrift für Mitglieder, die über die Verbraucherzentrale zum Verein gekommen sind.
Ausgangspunkt: Beide Prozesse sind vollständig automatisiert und werden direkt aus der Kontaktkarte des Mitglieds gestartet.
Werbergutschrift erstellen
Mitglieder, die neue Mitglieder geworben haben, können eine Gutschrift erhalten. Voraussetzung ist, dass der Kontakt einen verknüpften externen Kontakt vom Typ "Werber" besitzt. Der gesamte Prozess (Berechnung, Erstellung und Buchung der Gutschrift sowie die Protokollierung im Aktivitätslog) läuft automatisiert ab. Die Prüfung auf eine bereits existierende Gutschrift verhindert Doppelausstellungen.
Über die zentrale Einrichtung ist hinterlegt, ob die Gutschriften abhängig vom Beitrag (z. B. drei Monatsbeiträge) oder über einen fixen Betrag erstellt werden sollen.
Öffnen Sie den Kontakt des werbenden Mitglieds über die Suche "Kontakte".
Wählen Sie im Menüband "Aktionen" in der Gruppe "Mieterverein" die Aktion "Werbergutschrift".
Das System führt folgende Prüfungen durch:
- Sachkonto, Aktivitätenvorlage und Berechnungsmethode sind eingerichtet.
- Es existiert noch keine Gutschrift für diesen Kontakt (Prüfung über Aktivitätsprotokollposten).
- Gültige Beitragssätze sind vorhanden (nur bei Berechnungsmethode "Monatsgebühren").
Das System erstellt die Gutschrift:
- Bei "Direkt buchen = Ja": Die Gutschrift wird automatisch gebucht.
- Bei "Direkt buchen = Nein": Das System fragt, ob die erstellte Gutschrift geöffnet werden soll.
Gleichzeitig wird ein Aktivitätsprotokollposten mit der konfigurierten Aktivitätenvorlage erstellt.
Hinweis
Das System verhindert eine doppelte Gutschrift. Die Prüfung erfolgt über die Aktivitätsprotokollposten: Wurde für einen Kontakt bereits ein Posten mit der konfigurierten Aktivitätenvorlage und dem Prozesstyp "Werbergutschrift" erstellt, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.
Berechnung bei Methode "Monatsgebühren":
Das System summiert die aktiven Beitragssätze des Kontakts und rechnet diese auf einen monatlichen Betrag um (Quartalsbeiträge werden durch 3, Halbjahresbeiträge durch 6, Jahresbeiträge durch 12 geteilt). Der Gutschriftsbetrag ergibt sich aus dem monatlichen Gesamtbeitrag multipliziert mit der in der Einrichtung hinterlegten "Anzahl Monatsgebühren".
Interaktion für den Werber erstellen
Nutzen Sie diese Aktion, wenn Sie eine Aktivität für den Werber eines Mitglieds erstellen möchten, ohne gleichzeitig eine Gutschrift auszustellen. Dies ist beispielsweise sinnvoll, um die Werbeleistung im Aktivitätslog zu dokumentieren oder den Werber über seine erfolgreiche Werbung und Gutschrift zu informieren.
Öffnen Sie den Kontakt über die Suche "Kontakte".
Wählen Sie im Menüband "Aktionen" in der Gruppe "Mieterverein" die Aktion "Aktivität erstellen (Werber)".
Es wird eine Aktivität für den verknüpften Werber-Kontakt erstellt.
Verbraucherzentrale-Gutschrift erstellen
Die Verbraucherzentrale-Gutschrift wird für Mitglieder ausgestellt, die über die Verbraucherzentrale zum Mieterverein gekommen sind. Der Betrag ist immer ein Festbetrag, der in der Einrichtung hinterlegt ist. Auch dieser Prozess enthält einen Duplikatschutz, der eine erneute Gutschrift für denselben Kontakt verhindert.
Öffnen Sie den Kontakt des Mitglieds über die Suche "Kontakte".
Wählen Sie im Menüband "Aktionen" in der Gruppe "Mieterverein" die Aktion "Verbraucherzentrale Gutschrift".
Das System prüft, ob Sachkonto, Aktivitätenvorlage und Betrag eingerichtet sind und ob für diesen Kontakt bereits eine Gutschrift existiert.
Die Gutschrift wird auf Basis des in der Einrichtung hinterlegten Festbetrags erstellt.
Je nach Einrichtung wird die Gutschrift direkt gebucht oder zur manuellen Prüfung geöffnet.