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Ressourcenreservierung
Ausgehend von einer bestehenden Reservierungskarte wählen Sie die Funktion im Menü "Ressourcen Reservierung". Sie sehen eine Übersicht der Ressourcen nach Ressourcengruppe, aus welcher Sie erkennen können, welche Räume und Ressourcen zum gewählten Zeitraum verfügbar sind. Zu den Räumen wird zusätzlich angezeigt, ob die Raumgröße mit der gewünschten Bestuhlung für die angegebene Personenzahl ausreichend ist.
Merkmale: Wenn Sie (Ausstattungs-)Merkmale (z. B. Etage, fest installierter Beamer) zu den Räumen hinterlegt und in der Reservierung gewünschte (Ausstattungs-)Merkmale angegeben haben, wird Ihnen angezeigt, welche der gewünschten (Ausstattungs-)Merkmale von welcher Ressource erfüllt werden. Mehr zu dem Thema Merkmalen lesen Sie in unserer Dokumentation.
Aktuelle Reservierungen: Zusätzlich wird Ihnen in der Auswahlliste der Räume und Ressourcen angezeigt, ob eine Ressource bereits in der aktuellen Reservierung enthalten ist und ob es Kollisionen mit anderen Reservierungen gibt.
Hinweis
Eine Ressource kann mehrfach in einer Reservierung enthalten sein, z. B. wenn ein Raum bei einer mehrtägigen Reservierung an den einzelnen Tagen jeweils nur für den Vormittag gebucht wird.
Reservierungszeiträume festlegen: Sie können den gewünschten Reservierungszeitraum individuell festlegen, z. B., wenn bei einer ganztägigen Reservierung ein Raum nur vormittags benötigt wird. Bei einem mehrtägigen Reservierungszeitraum können Sie zudem festlegen, ob die Reservierung einer Ressource für den gesamten Zeitraum vom ersten Tag und der von-Uhrzeit durchgehend bis zum letzten Tag und der bis-Uhrzeit erfolgen soll oder ob eine Ressource innerhalb des Datumszeitraum täglich für die von-/bis-Uhrzeit reserviert werden soll. In letzterem Fall könnte ein Raum z. B. abends für eine andere Reservierung verwendet werden.
Veranstaltungstage berücksichtigen
Für Veranstaltungen, die sich über mehrere Wochen erstrecken, aber nicht täglich stattfinden, gibt es eine optimierte Ansicht zur Raum- und Ressourcenreservierung. Diese ermöglicht es, gezielt nach vollständig verfügbaren Ressourcen zu filtern, sodass belegte Räume oder nicht verfügbare Ressourcen bei Bedarf ausgeblendet werden. Dadurch werden Kollisionen vermieden und die Planung erleichtert.
Ausgehend von einer Reservierungskarte klicken Sie im Menü auf "Ressourcen Reservierung". Aktivieren Sie nach Bedarf den Schalter "Veranstaltungstage berücksichtigen" und "Nur verfügbare Ress. anzeigen", um ausschließlich zeitlich frei verfügbare Ressourcen in der Übersicht angezeigt zu bekommen (alle Kollisionen = 0). Bei Auswahl der Ressourcen, werden hierfür nur die eigentlichen Veranstaltungstage und nicht der gesamte Veranstaltungszeitraum einer Ressource reserviert.
Mehr zu dem Thema Reservierung im Veranstaltungsmanagement lesen Sie in unserer Dokumentation.