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Einkaufsgutschrift aus Lieferantenbonus erstellen
Der Lieferantenbonus ermöglicht es Ihnen, mit Lieferanten vereinbarte Boni auf Basis getätigter Einkaufsumsätze zu verwalten und abzurechnen. Viele Lieferanten gewähren Ihrem Unternehmen nachträglich einen Bonus, wenn ein bestimmtes Einkaufsvolumen innerhalb einer vereinbarten Periode erreicht wird. Mit unitop erfassen Sie diese Vereinbarungen zentral, berechnen den Bonus automatisch auf Basis Ihrer gebuchten Einkaufsbelege und schließen die Abrechnung kontrolliert als Einkaufsgutschrift ab.
Der Lieferantenbonus ist damit ein wichtiges Werkzeug zur Optimierung Ihrer Einkaufskonditionen: Sie behalten jederzeit den Überblick über erzielte und noch offene Boni, können Ihre Bestellmengen gezielt steuern und dokumentieren alle Vereinbarungen und Abrechnungen nachvollziehbar in Business Central.
Einkaufsgutschrift aus Lieferantenbonus erstellen
Nachdem die Bonusberechnung korrekt durchgeführt wurde, kann die Einkaufsgutschrift erstellt werden. Dazu wählen Sie erneut die Funktion "Berechnen" aus dem Lieferantenbonuskopf aus und setzen diesmal das Kennzeichen "Gutschriften erstellen".
Einkaufsgutschrift Schritt für Schritt erstellen
Gehen Sie die folgenden Schritte der Reihe nach durch, um aus einer abgeschlossenen Bonusberechnung eine Einkaufsgutschrift zu erzeugen, zu prüfen und anschließend zu buchen.
Berechnung erneut ausführen: Wählen Sie im Lieferantenbonuskopf erneut die Funktion "Berechnen".
Gutschriftserstellung aktivieren: Setzen Sie das Kennzeichen "Gutschriften erstellen" und starten Sie den Vorgang.
Ungebuchte Gutschrift öffnen: Öffnen Sie die erzeugte Einkaufsgutschrift über die Navigation. Aus der Bonusvereinbarung gelangen Sie über die Felder "Anzahl Gutschriften" bzw. über die Funktion "Gutschriften" in die noch nicht fakturierten Gutschriften zu der Bonusvereinbarung.
Kopfdaten prüfen: In der "Einkaufsgutschrift" finden Sie unter den "Gutschriftsdetails" die "Bonusvereinbarungsart" für spätere mögliche Auswertungszwecke. Über die Personalisierungsfunktion lassen sich die Felder "Bonusvereinbarungsnr.", "Bonus Startdatum" und "Bonus Enddatum" einblenden.
Zeilen prüfen: In den Einkaufsgutschriftzeilen finden Sie die entsprechenden Positionen. Wie eingerichtet, wird in diesem Fall über den Zu-/Abschlag oder die Ressource eine gesammelte Position über den ermittelten Betrag gemäß Bonusvereinbarung gutgeschrieben.
Bonusposten nachvollziehen: Mit der Erstellung der Gutschrift wird für den Bonusbetrag ein eigener Bonusposten geschrieben, der die Gutschrift repräsentiert. Gleichzeitig werden die zugrundeliegenden Basis-Bonusposten (aus den gebuchten Einkaufsrechnungen) mit der ungebuchten Gutschriftsnummer verknüpft, sodass die Verbindung zwischen Bonusbasis und Abrechnung jederzeit nachvollziehbar ist.
Hinweis
Zu diesem Zeitpunkt können Sie die Gutschrift noch löschen, sollten Sie feststellen, dass die Einkaufsgutschrift nicht korrekt ist. Die Bonusposten werden entsprechend korrigiert.
Hinweis
In der Praxis ist es im Einkauf häufig so, dass nicht Sie die Gutschrift erstellen, sondern der Lieferant aus seinem System eine Gutschrift sendet. In diesem Fall nutzen Sie die Funktion Link zu manuellen Gutschriften, um die eingehende Gutschrift mit der Bonusvereinbarung zu verknüpfen.
Ergebnis nach Einkaufsgutschriftsbuchung
Mit Buchung der Gutschrift wird der entsprechende Betrag mit dem Lieferanten verrechnet. Die abgerechnete Periode wird als abgeschlossen gekennzeichnet. Danach kann die Berechnung der Periode nicht mehr zurückgesetzt werden. In den Bonusposten sind die ungebuchten und gebuchten Gutschriftsnummern für spätere Prüfungen hinterlegt. Das Kennzeichen "Fakturiert" zeigt, dass diese Posten nicht mehr verändert werden können.
Erneute Gutschriftserstellung innerhalb einer Periode
Wurden für eine Periode nach einer ersten Abrechnung weitere bonusrelevante Einkaufsbelege gebucht, ist es möglich, für dieselbe Periode eine weitere Gutschrift zu erstellen, solange die Periode noch nicht endgültig abgeschlossen ist. Die neue Berechnung berücksichtigt dabei ausschließlich die noch nicht abgerechneten Bonusposten.