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E-Belege

E-Belege sind strukturierte elektronische Dokumente, die maschinenlesbare Rechnungsdaten enthalten und eine automatisierte Verarbeitung im Empfängersystem ermöglichen. unitop unterstützt Sie dabei an zwei zentralen Stellen:

  • ZUGFeRD-Integration: XML-Rechnungsdaten werden direkt in die PDF-Datei der unitop Verkaufsbelege eingebettet.
  • E-Beleg-Versand über die Kommunikationszentrale: E-Belege werden als Anhang über die unitop Kommunikationszentrale versendet – als alleiniger Anhang oder gemeinsam mit dem PDF.
Hinweis

Mehr zur grundsätzlichen Einrichtung von E-Belegen in Business Central lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft zu E-Dokumenten.

ZUGFeRD-Integration in unitop Belege

ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) ist ein deutsches Format für elektronische Rechnungen, das ein PDF-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Die XML-Datei enthält maschinenlesbare Rechnungsdaten und ermöglicht die automatisierte Verarbeitung im Empfängersystem.

Die unitop-Erweiterung integriert ZUGFeRD in folgende unitop Belege (Modul Enhanced Order Handling DE):

Report-Extension Erweiterter unitop-Report
GOB Sales Invoice ZUGFeRD Ext. (5021581) GOB Sales Invoice
GOB Sales Cr Memo ZUGFeRD Ext. (5021579) GOB Sales Credit Memo
GOB Serv. Invoice ZUGFeRD Ext. (5021583) GOB Service - Invoice
GOB Serv. Cr Memo ZUGFeRD Ext. (5021582) GOB Service - Credit Memo

Funktionsweise

Beim PDF-Export eines der oben genannten Belege wird automatisch geprüft, ob ZUGFeRD aktiv ist. Ist das der Fall, wird eine ZUGFeRD-konforme XML-Datei erzeugt und direkt in die PDF-Datei eingebettet. Das Ergebnis ist ein einzelnes PDF-Dokument, das gleichzeitig maschinenlesbare Rechnungsdaten enthält.

Die Einbettung erfolgt ausschließlich beim PDF-Export. Beim Druck auf einen Drucker oder bei anderen Ausgabeformaten wird kein XML-Anhang erzeugt.

Tipp

Hinweis für Projektentwickler: Die ZUGFeRD-Logik ist als Report-Extension auf die unitop Standard-Reports implementiert. Wenn im Projekt ein individueller Beleg verwendet wird, der den Standard-Report nicht erweitert, greift die ZUGFeRD-Einbettung dort nicht automatisch. In diesem Fall muss der projektspezifische Report den OnPreRendering-Trigger mit der gleichen Logik implementieren. Als Referenz dient der folgende Code aus der Standard-Extension GOB Sales Invoice ZUGFeRD Ext.:

reportextension 5021581 "GOB Sales Invoice ZUGFeRD Ext." extends "GOB Sales Invoice"
{
    trigger OnPreRendering(var RenderingPayload: JsonObject)
    begin
        AddXMLAttachmentForZUGFeRDExport(RenderingPayload);
    end;

    local procedure AddXMLAttachmentForZUGFeRDExport(var RenderingPayload: JsonObject)
    var
        ExportZUGFeRDDocument: Codeunit "Export ZUGFeRD Document";
        IsHandled: Boolean;
    begin
        OnBeforeAddXMLAttachmentForZUGFeRDExport(RenderingPayload, IsHandled);
        if IsHandled then
            exit;

        if CurrReport.TargetFormat() <> ReportFormat::PDF then
            exit;

        if not ExportZUGFeRDDocument.IsZUGFeRDPrintProcess() then
            exit;

        // Header = Dataset-Variable des jeweiligen Reports (z. B. "Sales Invoice Header")
        ExportZUGFeRDDocument.CreateAndAddXMLAttachmentToRenderingPayload(Header, RenderingPayload);
    end;

    [IntegrationEvent(false, false)]
    local procedure OnBeforeAddXMLAttachmentForZUGFeRDExport(var RenderingPayload: JsonObject; var IsHandled: Boolean)
    begin
    end;
}
Hinweis

Der IntegrationEvent OnBeforeAddXMLAttachmentForZUGFeRDExport kann genutzt werden, um das Verhalten in der Standard-Extension projektspezifisch zu überschreiben, ohne den Report selbst anpassen zu müssen.

E-Beleg-Integration unitop Mails (ausgehend)

Die unitop Kommunikationszentrale übernimmt den Belegversand per E-Mail. Mit dieser Erweiterung wird der E-Beleg-Versand (E-Document) vollständig in die Kommunikationszentrale integriert. Das bedeutet: Statt des Standard-BC-Versands über den konfigurierten E-Beleg-Dienst wird der E-Beleg als Anhang über die Kommunikationszentrale versendet.

Dabei stehen zwei neue Versandvarianten zur Verfügung:

  • PDF + E-Beleg – das PDF und der E-Beleg werden gemeinsam als Anhänge versendet.
  • E-Beleg – ausschließlich der E-Beleg wird als Anhang versendet.

Einrichtung

Kommunikationszentrale Einrichtung

Öffnen Sie über die Suche die „Kommunikationszentrale Einrichtung". Im Reiter „Belegsendeprofile" finden Sie zwei neue Felder:

Feld Erklärung
PDF + E-Beleg Belegsendeprofil, das beim E-Mail-Versand das PDF und den E-Beleg als Anhang versendet.
E-Beleg Belegsendeprofil, das beim E-Mail-Versand ausschließlich den E-Beleg als Anhang versendet.

Hinterlegen Sie in diesen Feldern jeweils das passende Belegsendeprofil (Document Sending Profile), das in Business Central entsprechend konfiguriert ist.

Belegsendeprofil konfigurieren

Das hinterlegte Belegsendeprofil muss folgende Einstellungen aufweisen, damit der E-Beleg-Versand über die Kommunikationszentrale korrekt funktioniert:

Feld im Belegsendeprofil Erforderlicher Wert
E-Mail „Ja" oder „Ja (mit Nachfrage)"
E-Mail-Anhang „E-Beleg" oder „PDF & E-Beleg"
Elektronisches Dokument „Erweiterter E-Beleg-Servicefluss"
Wichtig

Wenn die Kommunikationszentrale aktiv ist, wird der E-Beleg-Versand über den Standard-BC-Dienst automatisch unterbunden. Der Versand erfolgt dann ausschließlich über die Kommunikationszentrale.

Belegsendeprofil an Stammdaten hinterlegen

Damit das korrekte Belegsendeprofil beim Versand automatisch verwendet wird, muss es an den jeweiligen Debitoren hinterlegt werden. Dies erfolgt wie gewohnt über die Dokumentenlayouts auf der Debitorenkarte. Öffnen Sie dazu den gewünschten Debitor und wählen Sie im Menüband „Dokumentenlayouts". Tragen Sie dort für die betreffende Belegart (z. B. Rechnung oder Gutschrift) das passende Belegsendeprofil ein.

Prozessablauf

  1. Ein gebuchter Beleg (z. B. Verkaufsrechnung) wird über die Kommunikationszentrale versendet – entweder manuell oder automatisch, wenn der automatische Belegversand für die jeweilige Belegart aktiviert ist.
  2. Die Kommunikationszentrale erkennt anhand des hinterlegten Belegprofils, dass ein E-Beleg-Versand durchgeführt werden soll.
  3. Der E-Beleg wird automatisch erstellt (sofern noch nicht vorhanden) und als Anhang per E-Mail versendet.

Unterstützte Belegarten

Die E-Beleg-Integration über die Kommunikationszentrale unterstützt aktuell folgende gebuchte Belegarten:

  • Verkaufsrechnungen
  • Verkaufsgutschriften

Aktionen auf Belegseiten

Auf den Listenseiten und Karten der gebuchten Verkaufsrechnungen und Gutschriften steht die neue Aktion „PDF + E-Beleg" zur Verfügung. Diese manuelle Aktion löst den Versand gemäß dem konfigurierten Profil „PDF + E-Beleg" aus. Über die Funktion Senden wird wie gewohnt die in den Belegempfängern hinterlegte Methode verwendet.

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