Mit diesem Formular können Sie fehlende, unklare oder fehlerhafte Inhalte in der Dokumentation melden und Verbesserungsvorschläge machen. Ihr Feedback hilft uns, die Qualität und Vollständigkeit kontinuierlich zu verbessern.
Mahnungen
Mahnungen dienen dazu, Debitoren auf ausstehende Zahlungen aufmerksam zu machen. Sie bieten zudem die Möglichkeit, Zinsen oder Gebühren zu berechnen, die direkt in die Mahnung aufgenommen werden. Die nachfolgenden Texte erläutern das Vorgehen bei den Prozessen "Mahnungen registrieren und senden" sowie "Mahnungen inklusive angemahnter Belege versenden".
Voraussetzungen: Um Mahnungen erstellen zu können, müssen zunächst Mahnmethoden eingerichtet und den entsprechenden Debitoren zugeordnet werden. Für den Versand der Mahnungen ist außerdem die Einrichtung von Belegsendeprofilen für die Belegempfänger erforderlich.
Mahnungen registrieren und senden
Die Funktion "Senden" ermöglicht es Ihnen, Mahnungen sowohl auszudrucken, als auch per E-Mail zu versenden, abhängig von den Belegsendeprofilen des jeweiligen Empfängers. Dabei erkennt unitop automatisch, welches Sendeprofil für den Empfänger hinterlegt ist und leitet den Versand entsprechend ein. Diese Funktion arbeitet ähnlich wie die entsprechende Lösung von Microsoft, behebt jedoch bekannte Probleme, die dort in der Funktionalität auftraten.
Öffnen Sie die Liste der Mahnungen und wählen Sie die Mahnungen aus, welche Sie registrieren und senden wollen.
Klicken Sie im Menü auf "Registrieren", um die Mahnungen im Stapel zu registrieren.
In den Optionen wählen Sie unter "Senden" die Auswahl "Senden". unitop prüft anhand der Informationen in den Belegsendeprofilen, ob die Mahnungen gedruckt und/oder per E-Mail versendet werden sollen.
Optional: Um das Belegsendeprofil einzusehen rufen Sie aus einer geöffneten Mahnung über "Zugehörig" die "Belegempfänger" auf und prüfen den "Belegsendeprofil Code".
Im Anschluss werden die Mahnungen gedruckt und/oder werden entsprechend als E-Mail versendet.
Mahnungen inkl. angemahnter Belege versenden
Mahnungen sind ein wichtiges Instrument, um Debitoren über offene Zahlungsrückstände zu informieren. Damit Sie Ihre Mahnungen effizient und nachvollziehbar gestalten können, bietet unitop die Möglichkeit, die entsprechenden Belege, welche die offenen Forderungen belegen und begründen, direkt mit der Mahnung zu versenden. Die angemahnten Belege, die mit der Mahnung in Zusammenhang stehen, werden dabei automatisch ermittelt, gesammelt und zusammen mit der Mahnung an den Debitor übermittelt. Auf diese Weise erhalten die Debitoren alle notwendigen Informationen auf einen Blick, was den Klärungsprozess erleichtert.
Voraussetzung Einrichtung im Debitor: Öffnen Sie den entsprechenden Debitor und navigieren zum Register "Zahlung" und dem Schalter "Angemahnte Belege anhängen". Dieser gibt an, ob beim E-Mailversand von Mahnungen die angemahnten Belege mit versendet werden sollen.
E-Mail für Mahnung erstellen: Öffnen Sie die registrierte Mahnung und wählen im Menü "Aktionen" und "Senden" (oder E-Mail, je nach Einrichtung des Belegsendeprofils). Daraufhin öffnet sich der E-Mail-Editor. Im Bereich "Anhänge" finden Sie die gesammelten angemahnten Ursprungsbelege (Verkaufsrechnungen, Gutschriften, etc.) als Zip-Archiv sowie als PDF.
E-Mail senden: Nachdem Sie alle Informationen in den Editor eingetragen haben, senden Sie die E-Mail über den gleichnamigen Menüpunkt.