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Einrichtung Dankmatrix
Um den (automatischen) "Dank und ZWB Lauf" effektiv nutzen zu können, ist die Dankmatrix einzurichten. In der Dankmatrix legen Sie Kriterien fest, nach denen automatisch unterschiedliche Dankschreiben ausgestellt werden. Sie grenzen die Spenden z. B. anhand der Mittelverwendung, der zugewiesenen Aktion oder der Spendenhöhe voneinander ab und bestimmen die Art der Danksagung. Anstelle eines Dankbriefes können Sie auch eine Aufgabe für eine persönlich zu tätigende Danksagungen einem Sachbearbeiter oder Team zuordnen. Nachdem Sie alle Kriterien festgelegt haben, ordnen Sie für jedes Ihrer Szenarien einen HTML Textbaustein für den Dankbrief zu.
Zunächst rufen Sie die Dankmatrix über das Menü "Spendenmanagement" oder über das Menü "Spendenmanagement", "Administration" auf und wählen "Dankmatrix Liste".
Die wichtigsten Felder im Überblick
| Felder | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Gibt den Code dieser Dankmatrixeinrichtung an. |
| Mittelverwendung Code | Geben Sie hier die Mittelverwendung an. |
| Aktionscode | Geben Sie hier die Aktion an. |
| Betrag von / Betrag bis | Grenzen Sie Spenden auch über die Höhe des Spendenbetrags ab und nutzen Sie unterschiedliche Betragsspannen, um unterschiedliche Danksagungen (Dankbriefe oder persönliche Danksagungen) auszusprechen. |
| Dankart | Wählen Sie zwischen: • Willkommensdank (bei erster Spende an die Organisation) • Erstdank (bei erster Spende für die ausgewählte Aktion bzw. Mittelverwendung, Spender hat zuvor bereits an andere Aktionen bzw. Mittelverwendung gespendet) • Folgedank (bei mehr als einer erfolgten Spende an die ausgewählte Aktion) |
| Dankform | Wählen Sie hier "Dankbrief", um Dankbriefe auszustellen und "Aufgabe", um einem Sachbearbeiter (Verkäufer Code) oder einem Team (Team Code) eine Aufgabe zuzuweisen. |
| Aufgabenart | Um persönliche Danksagungen telefonisch zu überbringen, wählen Sie hier "telefonisch" aus und weisen diese Aufgabe einem Sachbearbeiter oder Team in den Feldern zuvor zu. Sofern ein Sachbearbeiter/Team ausgewählt ist, erhält dieser die Aufgabe, inkl. den benötigten Informationen des Spenders. Der Zeitpunkt der Aufgabenzuteilung wird durch den Danklauf bestimmt. |
| Aufgabenbeschreibung | Halten Sie hier eine kurze Beschreibung fest, die den zuständigen Sachbearbeitern die Aufgabe erläutern. |
| HTML Text Code | Gibt die Textvorlage an, die in Ihrem Dankbrief genutzt werden soll. Wie Sie aus der Dankmatrix heraus eine neue Textvorlage erstellen, erfahren Sie hier. |
Prioritäten in der Dankmatrix
Um den richtigen Dankbrief für eine Mittelverwendung oder Aktion zu finden, unterscheidet die Matrix nach diesen beiden Prioritäten.
Hinweis
In der "Spendenmanagement Einrichtung" können Sie die Priorisierung vorbelegen. Rufen Sie die "Spendenmanagement Einrichtung" über die Suche oder das Menü "Spendenmanagement", "Administration" auf. Im Register "Allgemein" können sie zwischen den Prioritäten der Danksagung wählen (Mittelverwendung, Aktion). Dies bestimmt die Reihenfolge, in der beim Danklauf die Datensätze der Dankmatrix berücksichtigt werden sollen.
Kann kein passender Datensatz für die Mittelverwendung bzw. Aktion ermittelt werden, werden die allgemeinen Einträge der Dankmatrix verwendet, die weder eine Mittelverwendung noch eine Aktion enthalten.