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Kontakt Status Informationen
Mit der Kontakt Status Information haben Sie die Möglichkeit an einem Kontakt beliebig viele Statusinformationen (bzw. Statuszweige) zu pflegen. Diese können Sie individuell festlegen. Neben dieser Dokumentation steht Ihnen ebenfalls ein Erklärvideo der wichtigsten Inhalte zur Verfügung.
Auf der Karte eines Kontakts können Sie die "Kontakt Status Informationen" über die Menüpunkte "Zugehörig", "unitop Altersversorgung" und "Status Informationen" aufrufen. In der Altersversorgung ist es möglich, dass ein Kontakt unterschiedliche Status durchläuft oder sogar parallel aktiv sind, z. B. kann ein Kontakt ein aktiv zahlendes Mitglied sein (1. Status) und zusätzlich verwitwet sein (2. Status). In dieser Karte können Sie beliebig viele Statuszweige zu einem Kontakt anlegen, bearbeiten und als Bericht drucken.
Hinweis
Diese Funktion arbeitet unabhängig von der unitop Statusverwaltung. Eine klare Abgrenzung besteht darin, dass bei der "Kontakt Status Information" mehrere Status parallel aktiv laufen können.
Voraussetzungen
Für die Nutzung der Kontakt Status Informationen ist die folgende Einrichtung erforderlich:
- Mitgliedschaftsstatus: Es muss mindestens ein Mitgliedschaftsstatus (Mitgliedschaft Statuscode) angelegt sein. Der Mitgliedschaftsstatus definiert, welche Statusausprägungen einem Kontakt zugeordnet werden können und wie der jeweilige Status in die Berechnung von Mitgliedschafts-, Beitragszahlungs- und Rentenzeiten einfließt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Mitgliedschaftsstatus.
Kontakt Status Informationen einsehen
Sofern für einen Kontakt bereits Kontakt Status Informationen gepflegt wurden, können Sie nach dem Markieren eines Kontakts (in der Liste "Kontakte") in der Informationsbox unter dem Punkt "Anzahl Status Informationen" die Anzahl der hinterlegten Informationen ablesen oder einsehen.
Felder auf der Seite
Die folgende Tabelle beschreibt alle Felder, die in der Listenansicht der Seite „Kontakt Status Informationen" sichtbar sind.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Pflichtfelder gefüllt | Zeigt den visuellen Prüfstatus der Zeile anhand eines Symbols an. Die Bedeutung der einzelnen Symbole ist in der Legende auf der Seite erläutert. |
| Zweig | Die Nummer des Statuszweigs, dem diese Zeile angehört. Jeder Zweig bildet eine eigenständige, chronologisch zusammenhängende Statushistorie. Ein Kontakt kann mehrere Zweige parallel führen. |
| Mitgliedschaft Statuscode | Gibt den Code des Mitgliedschaftsstatus an. |
| Status Beschreibung | Die Beschreibung des hinterlegten Mitgliedschaftsstatus. |
| Zweig gestartet | Gibt an, ob es sich um die erste (initiale) Zeile eines Statuszweigs handelt. |
| Historie geschlossen | Gibt an, ob der zugehörige Statuszweig abgeschlossen wurde und keine weiteren Einträge mehr folgen. |
| gültig von | Das Startdatum, ab dem dieser Statuseintrag gültig ist. |
| gültig bis | Das Enddatum, bis zu dem dieser Statuseintrag gültig ist. Ist dieses Feld leer, ist der Status zeitlich unbegrenzt gültig. |
| Folgende Zeilennr. | Gibt die Zeilennummer der nachfolgenden Statuszeile innerhalb desselben Statuszweigs an. Dieses Feld ist nur bei fortgesetzten Zweigen befüllt und zeigt die Verknüpfung der einzelnen Zeilen innerhalb eines Statuszweigs. |
| Zeitraum Mitgliedschaft | Gibt an, ob der hinterlegte Mitgliedschaftsstatus auf die Mitgliedschaftszeit angerechnet wird. Dieser Wert wird aus der Mitgliedschaftsstatus-Einrichtung übernommen. |
| Zeitraum Beitragszahlung | Gibt an, ob der hinterlegte Mitgliedschaftsstatus auf die Beitragszahlungszeit angerechnet wird. Dieser Wert wird aus der Mitgliedschaftsstatus-Einrichtung übernommen. |
| Zeitraum Rentenbezug | Gibt an, ob der hinterlegte Mitgliedschaftsstatus für die Zeit des Rentenanspruchs zählt. Dieser Wert wird aus der Mitgliedschaftsstatus-Einrichtung übernommen. |
Aktionen
Die folgende Tabelle beschreibt alle Aktionen, die auf der Seite "Kontakt Status Informationen" verfügbar sind.
Aktionsgruppe: Verarbeiten
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neuer Statuszweig | Erfasst einen neuen, unabhängigen Statuszweig für den Kontakt. Es öffnet sich eine Verwaltungsmaske zur Eingabe des Mitgliedschaft Statuscodes sowie des Gültigkeitszeitraums. |
| Statuszweig fortsetzen | Setzt einen bestehenden Statuszweig fort. Der ausgewählte Ursprungszweig wird mit einem "gültig bis"-Datum versehen; optional kann der Zweig durch Aktivierung der Option "Zweig schließen" abgeschlossen werden, ohne einen Nachfolger anzulegen. |
| Alle Zweige abschließen | Schließt alle offenen Statuszweige des Kontakts gleichzeitig ab. Es öffnet sich eine Verwaltungsmaske zur Eingabe des abschließenden Mitgliedschaft Statuscodes sowie des Gültigkeitszeitraums. Sofern mindestens ein Zweig bereits geschlossen ist, ist diese Stapelverarbeitung nicht möglich; in diesem Fall müssen verbleibende Zweige einzeln über „Statuszweig fortsetzen" mit aktivierter Option "Zweig schließen" abgeschlossen werden. |
| Periode einfügen | Fügt nachträglich eine neue Statuszeile zwischen zwei bereits bestehenden Statuszeilen ein. Die Funktion setzt voraus, dass genau zwei zusammengehörende Zeilen ausgewählt sind und der betroffene Zweig noch nicht abgeschlossen ist. |
| Plausibilität prüfen | Führt eine chronologische Konsistenzprüfung aller Statuszeilen des Kontakts durch. Zeilen, bei denen Lücken oder Inkonsistenzen im Gültigkeitszeitraum festgestellt werden, werden farblich hervorgehoben. Die Legende auf der Seite erläutert die möglichen Fehlerursachen. |
Die einzelnen Aktionen sind nachfolgend im Detail beschrieben.
Statuszweig erstellen
Um einen Statuszweig zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:
Neuen Statuszweig anlegen: Klicken Sie auf "Neuer Statuszweig erfassen".
Mitgliedschaftsstatus wählen: In der Maske zum Verwalten der Kontakt Status Informationen wählen Sie einen Mitgliedschaftsstatus aus. An dieser Stelle können Sie in der Liste weitere anlegen und hinzufügen.
Gültigkeitsdatum eintragen: Weiterhin ergänzen Sie ein Startdatum "gültig von". Optional ergänzen Sie ein Enddatum "gültig bis".
Hinweis
Die Optionen "Zeilennr. Zum Fortfahren" und "Zweig schließen" sind beim Anlegen eines neuen Statuszweiges nicht relevant und somit an dieser Stelle nicht editierbar. Das Feld wird gefüllt, wenn sich ein Statuszweig auf einen weiteren Zweig bezieht.
Buchen: Klicken Sie "Ok", sodass die Informationen in Ihre "Kontakt Status Informationen" gebucht werden. Die von Ihnen eingegebenen Informationen befinden sich jetzt in der Liste.
Hinweis
Statuszweige sind so lange gültig, wie sie kein eingetragenes oder abgelaufenes Gültigkeitsdatum enthalten. Dieses können Sie in der Verwaltungsmaske oder direkt in den Zeilen eintragen.
Sollten Ihre Eingaben nach der Buchung fehlerhaft sein, gibt unitop dies in der entsprechenden Fehlermeldung zurück.
Statuszweig fortsetzen (mehrere Statuszweige)
Wenn sich ein bestehender Statuszweig ändert (z. B. da sich der Mitgliedschaftsstatus ändert) wählen Sie ausgehend von der "Kontakt Status Information" Liste die Zeile aus, dessen Zweig Sie fortsetzen möchten. Klicken Sie im Menü auf "Statuszweig fortsetzen" und ändern Sie die Optionen in der sich öffnenden Verwaltungskarte ab. Da es sich nicht mehr um eine Ersterstellung eines Statuszweigs handelt, wurde hier eine "Zeilennr. Zum Fortfahren" generiert. Bestätigen Sie mit "Ok". Zurück in der Liste finden Sie nun zwei zueinander gehörende Zweige. Durch die Fortsetzung eines Statuszweigs, wird anhand der eingegebenen Optionen, dieser mit einem "gültig bis"-Datum versehen. Dieser Ursprungszweig besitzt weiterhin die Markierung in der Spalte "Zweig gestartet".
Statuszweig abschließen
Um einen Statuszweig zu schließen, wählen Sie aus der Liste "Kontakt Status Information" einen Zweig aus und klicken Sie auf "Statuszweig fortsetzen". In der Optionskarte ergänzen Sie die Information und aktivieren den Schalter "Zweig schließen". Bestätigen und buchen Sie Ihre Eingaben mit "Ok". Zurück in der Liste ist dieser Statuszweig mit "Historie geschlossen" markiert.
Hinweis
Andere Statuszweige können weiterhin aktiv sein.
Sofern Sie alle Statuszweige gleichzeitig abschließen möchten (z. B. aufgrund eines Sterbefalls), wählen Sie in der Liste "Kontakt Status Information" den gleichnamigen Menüpunkt "Alle Zweige abschließen". Unter "Mitgliedschaftsstatus" geben Sie den zugehörigen Status aus, aus dessen Grund der Zweig geschlossen wird. Unter jeder bisher gültigen Zeile wird nun eine abgeschlossene Zeile hinzugebucht, welche den Vermerk "Historie abgeschlossen" erhalten.
Hinweis
Sofern mindestens ein Statuszweig bereits geschlossen ist, ist das gleichzeitige Abschließen aller Zweige über „Alle Zweige abschließen" nicht möglich. Schließen Sie in diesem Fall die verbleibenden offenen Zweige einzeln über "Statuszweig fortsetzen" mit aktivierter Option "Zweig schließen".
Periode einfügen
Ein Anwendungszenario zum Einfügen einer Periode liegt bspw. dann vor, wenn Sie eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt haben und als Rückmeldung eine gefundene Lücke im zeitlichen Ablauf eines Zweiges erhalten haben. Zum nachträglichen Einfügen eines weiteren Zeitraums zwischen zwei Statuszweigen können Sie die Funktion "Periode einfügen" nutzen. Vor der Nutzung dieser Funktion müssen Sie die beiden betreffenden Zeilen markieren. In der Verwaltungsmaske können Sie wie bei der Erstellung oder Fortsetzung von Statuszweigen relevante Informationen, in diesem Fall den Zeitraum der Gültigkeit, eintragen. Bestätigen und buchen Sie Ihre Angaben, indem Sie auf "Ok" klicken.
Felder der Maske zum Verwalten der Kontakt Status Informationen
Das Anlegen, Fortsetzen und Abschließen von Statuszweigen sowie das Einfügen von Perioden erfolgt über eine separate Maske, die sich nach dem Klick auf die jeweilige Aktion öffnet. Die verfügbaren Felder sind je nach gewählter Verarbeitungsart aktiv oder inaktiv.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Mitgliedschaft Statuscode | Der Mitgliedschaftsstatus, der für diesen Statuszweig gelten soll. |
| gültig von | Das Startdatum des Statuszweigs bzw. der einzufügenden Periode. |
| gültig bis | Das Enddatum des Statuszweigs bzw. der einzufügenden Periode (optional). |
| Zeilennr. zum Fortfahren | Die Zeilennummer des Quellzweigs, auf dem dieser Eintrag aufbaut. Dieses Feld ist nur beim Fortsetzen eines bestehenden Statuszweigs relevant und wird beim Anlegen eines neuen Zweigs nicht bearbeitet. |
| Zweig schließen | Gibt an, ob der Statuszweig mit diesem Eintrag abgeschlossen werden soll, ohne dass ein Nachfolger angelegt wird. Diese Option steht nur beim Fortsetzen eines Zweigs zur Verfügung. |
Plausibilitätsprüfung
Führen Sie eine Plausibilitätsprüfung durch, wenn Sie in der Liste der Status bei mehreren Statuszweigen den Gültigkeitsbereich bearbeiten. Sollte die jeweilige Zeile fehlerhaft sein, werden Sie durch ein entsprechendes Symbol darauf hingewiesen. Anhand der untenstehenden Legende werden Ihnen die Fehlerursachen erläutert. Überprüfen Sie daraufhin Ihre Eingaben, besonders wenn sich eine Lücke zwischen den Gültigkeitsdaten befindet.
Bericht "Kontakt Status Information"
Der Bericht "Kontakt Status Information" ist über die gleichnamige Aktion in der Aktionsgruppe "Bericht" aufrufbar. Er gibt eine strukturierte Übersicht der Kontakte mit ihren hinterlegten Statuszeilen aus und zeigt Stammdaten des Kontakts, die zugehörigen Statuszeilen sowie deren Zweigstruktur. Bei Zeilen oder Zweigen, die nicht dem aktuellen Stand entsprechen, enthält der Bericht einen Verweis auf die jeweilige Kontaktkarte. Der Bericht kann genutzt werden, um die Vollständigkeit und chronologische Konsistenz der Statusinformationen zu überprüfen.
Mitgliedschaftsstatus
Auf der Einrichtungsseite "Mitgliedschaftsstatus" werden die möglichen Statusausprägungen definiert, die einem Kontakt in den "Kontakt Status Informationen" zugeordnet werden können. Darüber hinaus legt jeder Mitgliedschaftsstatus fest, wie er in die Berechnung relevanter Zeiträume einfließt.
Die folgende Tabelle beschreibt die Felder der Seite "Mitgliedschaftsstatus":
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Bezeichner des Mitgliedschaftsstatus. Dieser Code wird in den Kontakt Status Informationen im Feld "Mitgliedschaft Statuscode" ausgewählt. |
| Beschreibung | Beschreibung des Mitgliedschaftsstatus. Diese Beschreibung wird in der Spalte "Statusbeschreibung" der Kontakt Status Informationen angezeigt. |
| Zeitraum Mitgliedschaft | Gibt an, ob dieser Mitgliedschaftsstatus auf die Mitgliedschaftszeit des Kontakts angerechnet wird. |
| Zeitraum Beitragszahlung | Gibt an, ob dieser Mitgliedschaftsstatus auf die Beitragszahlungszeit des Kontakts angerechnet wird. |
| Zeitraum Rentenbezug | Gibt an, ob dieser Mitgliedschaftsstatus für die Zeit des Rentenanspruchs des Kontakts zählt. |