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Akademiehotel einrichten

Große Akademien, die Teilnehmer und Dozenten in einem eigenen Hotel unterbringen, können diese Funktion in unitop nutzen. Das Akademiehotel ist vollständig in das Raum- und Ressourcenmanagement integriert: Hotelzimmer werden als Ressourcen verwaltet, Kapazitäten zugewiesen und Übernachtungsleistungen direkt abgerechnet.

Hinweis

"Akademiehotel" bezeichnet die eigenen Unterbringungsmöglichkeiten einer Akademie und grenzt sich damit von der Unterbringung in einem externen Tagungshotel ab. Technisch besteht die Funktion aus normalen Ressourcen (Hotelzimmer), denen über Check-in-/Check-out-Uhrzeiten und Bestuhlungen feste Reservierungszeiten und Bettenkapazitäten zugewiesen werden.

Dieses Video ist Teil der Videoreihe Branchenfunktionen Akademie – Akademiehotel.

Voraussetzungen

Bevor Sie Hotelzimmer anlegen, stellen Sie sicher, dass folgende Einrichtungen vorhanden sind:

  • Eine Ressourcengruppe mit der Bezeichnung "Hotelzimmer" ist angelegt.
  • Ein Kontakt vom Typ "Unternehmen" ist als Veranstaltungsort (Ihr Akademiehotel) eingerichtet. Mehr dazu lesen Sie unter Hotels & Hotelzimmer.
  • Die Artikel für die abzurechnenden Übernachtungsleistungen (z. B. "Übernachtung Einzelzimmer", "Übernachtung Doppelzimmer Vollpension") sind im System vorhanden.

Schritt 1: Check-in- und Check-out-Uhrzeiten festlegen

Die Check-in- und Check-out-Uhrzeiten aktivieren die gesamte Akademiehotel-Funktionalität. Öffnen Sie über die Suche die "Raum- und Ressourcenmanagement Einrichtung" und wechseln Sie zur Registerkarte Hotelzimmer.

Feld Beschreibung
Check-in Uhrzeit Legt die standardmäßige Check-in-Uhrzeit für alle Zimmerreservierungen fest (z. B. 14:00 Uhr).
Check-out Uhrzeit Legt die standardmäßige Check-out-Uhrzeit für alle Zimmerreservierungen fest (z. B. 11:00 Uhr).
Hinweis

Sobald beide Uhrzeiten eingetragen sind, werden alle Akademiehotel-Funktionen (Register, Menüpunkte) im gesamten System sichtbar. Kunden, die die Akademiehotel-Funktion nicht nutzen, sehen diese Felder und Funktionen nicht.

Schritt 2: Hotelzimmer als Ressource anlegen

Hotelzimmer werden in unitop als Ressourcen verwaltet – analog zu Seminarräumen, jedoch mit fester Reservierungszeit (Check-in/Check-out). Öffnen Sie über die Suche "Ressourcen" und legen Sie über "Neu" eine neue Ressource an.

Feld Beschreibung
Name Tragen Sie den Namen des Zimmers ein (z. B. "Doppelzimmer 301").
Res.-Gruppennr. Wählen Sie die Ressourcengruppe "Hotelzimmer". Die Art des Zimmers wird dadurch automatisch auf "Hotelzimmer" gesetzt.
Art Wird automatisch durch die Ressourcengruppe auf "Hotelzimmer" gesetzt. Dieses Kennzeichen ist für die korrekte Funktion der Akademiehotel-Logik erforderlich.
Basiseinheit Wählen Sie "Tag" als Basiseinheit. Die Reservierungsdauer eines Hotelzimmers wird tageweise berechnet.
Veranstaltungsort Nr. Wählen Sie das Hotel (Ihren Akademie-Standort), dem das Zimmer zugeordnet ist. Bei mehreren Standorten ist diese Zuordnung notwendig, damit die spätere Zimmerzuweisung standortgenau erfolgt.
Warnung

Diese Funktion dient ausschließlich der Verwaltung eigener Hotelzimmer einer Akademie. Die Verwaltung von Zimmern externer Tagungshotels ist nicht der Zweck dieses Moduls und wird hier nicht abgebildet.

Tipp

Mit Ressourcengruppen können Sie verschiedene Gebäudeteile oder Flügel unterscheiden. Das ist hilfreich, wenn Sie Teilnehmer gezielt in bestimmten Gebäudeteilen unterbringen möchten. Im Normalfall genügt eine einzelne Ressourcengruppe "Hotelzimmer".

Register Hotelzimmer

Auf der Ressourcenkarte finden Sie direkt nach dem Register "Allgemein" ein weiteres Register "Hotelzimmer" – nicht zu verwechseln mit der gleichnamigen Registerkarte in der "Raum- und Ressourcenmanagement Einrichtung" aus Schritt 1. Wechseln Sie zu diesem Register und füllen Sie die relevanten Felder aus.

Feld Beschreibung Optionen
Status Zimmerbelegung Gibt den aktuellen Belegungsstatus des Zimmers an. Das Feld ist schreibgeschützt und wird automatisch durch Check-in und Check-out gesteuert. Leer · Frei · Belegt · Gesperrt
Status Zimmerreinigung Gibt den Reinigungsstatus des Zimmers an. Eine zeitgesteuerte Verarbeitung setzt diesen Status automatisch (z. B. täglich oder nach dem Check-out). Sauber · Tägl. Reinigung notw. · Grundreinigung notw.
Zimmerkategorie Legt die Kategorie des Zimmers fest. Leer · EZ (Einzelzimmer) · DZ (Doppelzimmer) · MZ (Mehrbettzimmer)
Etage Informatives Freitextfeld für die Etage des Zimmers (z. B. "EG", "1. OG"). Hilfreich bei der Einbuchung von Personen mit Einschränkungen. Freie Texteingabe
Abzurechnende Leistung Legt den Artikel fest, der für Übernachtungen in diesem Zimmer abgerechnet wird (z. B. "Übernachtung DZ Vollpension"). Die Leistung wird pro Nacht je untergebrachter Person zugewiesen – ausschließlich für Teilnehmer. Dozenten-Übernachtungen werden intern getragen und nicht über diese Leistung abgerechnet. Auswahl aus hinterlegten Artikeln
Hinweis

Neue Zimmer erhalten automatisch den Belegungsstatus "Frei" und den Reinigungsstatus "Sauber". Diese Werte werden später durch den tatsächlichen Check-in- und Check-out-Prozess aktualisiert.

Schritt 3: Bettenkapazität festlegen

Die Bettenkapazität eines Zimmers legen Sie über die Ressource Bestuhlung fest – analog zur Kapazitätserfassung bei Seminarräumen. Öffnen Sie dazu die Ressourcenkarte des Zimmers und wählen Sie im Menüband "Zugehörig" den Punkt "Ressource Bestuhlung".

Hinweis

Der Bestuhlungscode muss zuvor im allgemeinen Katalog Bestuhlungen angelegt worden sein.

Legen Sie dort eine oder mehrere Bestuhlungsvarianten an:

Feld Beschreibung
Bestuhlung Code Wählen Sie einen im Katalog "Bestuhlungen" angelegten Code, der die Belegungsart bezeichnet (z. B. "DZ" für Doppelzimmer-Belegung, "EZ-Nutzung" für Einzelbelegung).
Bestuhlung Beschreibung Zeigt schreibgeschützt die im Katalog "Bestuhlungen" hinterlegte Beschreibung des gewählten Codes an.
Max. Personenzahl Anzahl der Personen, die in dieser Belegungsart untergebracht werden können.
Standardbestuhlung Kennzeichnet die Standardbelegung, die bei neuen Reservierungen vorbelegt wird.

Beispiel für ein Doppelzimmer:

Bestuhlung Code Max. Personenzahl Standardbestuhlung
Doppelzimmer 2 Ja
Einzelzimmer-Nutzung 1 Nein
Doppelzimmer + Zustellbett 3 Nein

In diesem Beispiel ist die Standardbelegung des Doppelzimmers 2 Personen. Es kann wahlweise als Einzelzimmer genutzt oder mit einem Zustellbett auf 3 Personen erweitert werden. Die Code-Bezeichnungen legen Sie frei fest.

Tipp

Für ein Einzelzimmer genügt in der Regel eine einzige Bestuhlungsvariante mit Kapazität 1. Die Standardbelegung wird automatisch bei der Kapazitätszuweisung zur Veranstaltung vorgeschlagen.

Schritt 4: Viele Zimmer per Konfigurationspaket anlegen

Wenn Sie viele Zimmer auf einmal anlegen möchten, ist das manuelle Anlegen über die Ressourcenkarte (Schritt 2 und 3) mühsam. Schneller geht es über ein Konfigurationspaket: Damit exportieren Sie ein Muster-Zimmer nach Excel, vervielfältigen es dort und importieren die fertige Liste zurück in unitop.

Dabei werden zwei Tabellen benötigt:

Tabellen-ID Inhalt
156 Ressourcen (die Zimmerdatensätze, siehe Schritt 2)
5059826 Ressource Bestuhlungen (Bestuhlungsvarianten je Zimmer, siehe Schritt 3)

1. Muster-Zimmer manuell anlegen

Legen Sie zunächst ein einziges Zimmer wie in Schritt 2 und 3 beschrieben manuell an, inklusive mindestens einer Bestuhlungsvariante. Dieses Zimmer dient später in Excel als Vorlage, die Sie kopieren und anpassen.

2. Konfigurationspaket anlegen

  1. Seite öffnen: Geben Sie in der Suche "Konfigurationspakete" ein und öffnen Sie die Seite.

  2. Paket erstellen: Klicken Sie auf "Neu", um ein neues Paket anzulegen.

  3. Code und Beschreibung vergeben: Tragen Sie einen Code (z. B. "HOTELZIMMER") und eine Beschreibung (z. B. "Import Hotelzimmer") ein.

3. Tabellen zum Paket hinzufügen

  1. Register wechseln: Wechseln Sie auf der Paketkarte in das Register "Tabellen".

  2. Tabellen einfügen: Fügen Sie über "Tabelle einfügen" (bzw. "Tabelle hinzufügen") nacheinander die beiden Tabellen 156 (Ressource) und 5059826 (Ressource Bestuhlung) hinzu. Sie können nach der Tabellen-ID oder dem Namen suchen.

4. Daten nach Excel exportieren

  1. Export starten: Markieren Sie in der Tabellenliste des Pakets die Zeile der Tabelle "Ressource" und wählen Sie im Menüband "Paket" > "Nach Excel exportieren". Wiederholen Sie den Export für die Tabelle "Ressource Bestuhlung".

  2. Ergebnis prüfen: Sie erhalten so zwei Excel-Dateien, die jeweils den bereits angelegten Muster-Datensatz enthalten.

5. Weitere Zimmer in Excel ergänzen

  1. Ressourcendatei bearbeiten: Öffnen Sie die exportierte Excel-Datei der Tabelle "Ressource". Kopieren Sie die Zeile des Muster-Zimmers so oft wie benötigt und passen Sie je Zeile mindestens Nr. und Name an. Achten Sie darauf, dass "Res.-Gruppennr." (Hotelzimmer) und die Felder des Registers "Hotelzimmer" (Zimmerkategorie, Etage, Abzurechnende Leistung) korrekt gesetzt sind.

  2. Bestuhlungsdatei bearbeiten: Öffnen Sie anschließend die exportierte Excel-Datei der Tabelle "Ressource Bestuhlung". Ergänzen Sie für jedes neue Zimmer mindestens eine Zeile mit Bestuhlungsvariante (Bestuhlung Code, Max. Personenzahl, Standardbestuhlung).

    Warnung

    Die Spalte "Resource No." (Ressourcennr.) muss in dieser Datei exakt der Zimmernummer entsprechen, die Sie in der ersten Excel-Datei vergeben haben. Andernfalls kann die Bestuhlungsvariante dem Zimmer nicht zugeordnet werden.

  3. Speichern: Speichern Sie beide Excel-Dateien.

6. Daten zurück importieren und verarbeiten

  1. Import starten: Wählen Sie auf der Paketkarte je Tabellenzeile im Menüband "Paket" > "Aus Excel importieren" und wählen Sie die passende, zuvor bearbeitete Excel-Datei aus.

  2. Paket verarbeiten: Klicken Sie abschließend im Menüband auf "Paket" > "Verarbeiten", um die importierten Daten zu prüfen und final in unitop zu übernehmen. Werden dabei Fehler angezeigt (z. B. ungültige Zimmerkategorie oder eine fehlende Res.-Gruppennr.), korrigieren Sie die betroffenen Zeilen direkt im Paket und verarbeiten Sie es erneut.

Hinweis

Zur allgemeinen Verwendung von Konfigurationspaketen finden Sie weitere Informationen in der Dokumentation von Microsoft.

Nächste Schritte

Nach der Grundeinrichtung des Akademiehotels können Sie:

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