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Sammelaktivität über ein Segment
Über "Segment" erstellen Sie Aktivitäten für mehrere Kontakte gleichzeitig. Globale Einstellungen wie Aktivitätenvorlage, Beschreibung oder Korrespondenzart legen Sie im Segmentkopf fest. In der Segmentzeile können Sie diese Einstellungen für jeden einzelnen Kontakt individuell überschreiben.
Einstellungen im Segmentkopf und in den Segmentzeilen
Die folgenden Felder werden im Segment erfasst und für die Verarbeitung verwendet:
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Aktivitätenvorlagencode | Legt die Vorlage fest, die für alle Kontakte im Segment verwendet wird. |
| HTML-Vorlagencode | Wählt den HTML-Inhalt für die Aktivität aus. |
| Vorlagencode (je Sprache) | Ermöglicht die Auswahl unterschiedlicher Vorlagen je Kontaktsprache. Deutsche und englische Kontakte können gemeinsam in einem Segment vorhanden sein. Der HTML-Inhalt lässt sich inklusive Seriendruckfelder bearbeiten. |
| Kontakte hinzufügen | Fügt Kontakte zum Segment hinzu. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Microsoft-Dokumentation zu Segmenten. |
| Aktivitätenvorlagen (je Zeile) | Die Aktivitätenvorlage kann pro Segmentzeile individuell geändert werden. Das Feld "Dateianhang übernommen" steht in diesem Fall auf "Einmalig". Pro Zeile ist ebenfalls ein individueller HTML-Text möglich. |
Zusätzlich können Sie entscheiden, ob neben dem E-Mail-Body ein separater Dateianhang versendet wird. Dazu wählen Sie die passende Vorlage aus und befüllen das Register "E-Mail-Text". So lassen sich ein kurzer einleitender Satz im E-Mail-Body und ein offizielles Bestätigungsschreiben mit Logo als Anhang in einem Schritt generieren und versenden.
Hinweis
Die Korrespondenzart muss auf "E-Mail" gesetzt sein, damit das Register "E-Mail-Text" auswählbar und die Weiterverarbeitung möglich ist.
E-Mail-Versand mit und ohne Dateianhang
Die folgenden Beispiele zeigen, wann welche Felder ausgefüllt werden müssen und wie sich die Ausgabe unterscheidet.
E-Mail ohne Dateianhang: Füllen Sie ausschließlich die Felder "Aktivitätenvorlagencode" und "HTML-Vorlagecode" aus. Das Feld "Word Dokument als Anh. senden" ist in diesem Fall automatisch deaktiviert. Layout und HTML-Inhalt werden direkt in den E-Mail-Body eingefügt.
E-Mail mit Dateianhang: Füllen Sie zusätzlich die Felder "Aktivitätenvorlage für E-Mail Text Code" und "E-Mail Text Vorlagencode" aus. Die Vorlagen und HTML-Inhalte können dabei identisch oder unterschiedlich sein. Das Feld "Word Dokument als Anh. senden" wird automatisch aktiviert. Die ersten Felder definieren in diesem Fall den E-Mail-Anhang, die zusätzlichen Felder den Inhalt des E-Mail-Body.
Segment protokollieren und Aktivitäten speichern
Über die Aktion "Segment Protokoll" speichert das System alle Aktivitäten in den "Aktivitätenprotokollposten" und protokolliert das Segment als PDF.
Mehr zum Thema Segmente lesen Sie in der Dokumentation von Microsoft: Erstellen von Aktivitäten auf Kontakten und Segmenten.