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Aktivität erstellen als Sammelaktivität über ein Segment
Unter dem Menüpunkt "Segment" können Sie Aktivitäten für mehrere Kontakte gleichzeitig erstellen.
Sie können Informationen über die Aktivität für das Segment im Segmentkopf festlegen. Hierbei können Sie z. B. entscheiden, welche Aktivitätenvorlage Sie für alle Kontakte verwenden möchten, eine Beschreibung oder eine Korrespondenzart festlegen usw. Sie können diese Informationen in der Segmentzeile für jeden einzelnen Kontakt verändern, z. B., indem Sie eine andere Beschreibung eingeben.
Die folgenden Felder werden in einem Segment erfasst und durchgeführt:
Aktivitätenvorlagencode
HTML-Vorlagencode wählen plus HTML
Vorlagencode pro Sprache auswählbar
deutsche und englische Kontakte können gemeinsam in einem Segment vorhanden sein/HTML bearbeiten (inkl. Seriendruckfelder)Aktivitätenvorlagen
Können pro Zeile geändert werden – dabei steht das Feld "Dateianhang übernommen" hier auf "einmalig". Pro Zeile ist hier ebenfalls individueller Text möglich (Zeile, HTML-Text bearbeiten).
Bei den Segmenten kann ebenso entschieden werden, ob zusätzlich zum E-Mail-Body ein getrennter unterschiedlicher Anhang versendet wird. Um dies zu veranlassen, wählen Sie die dazugehörige Vorlage aus und füllen zusätzlich das Register "E-Mail-Text". Somit kann bei der Segmentbearbeitung ein kurzer einleitender Satz in der E-Mail und ein offizielles Bestätigungsschreiben mit Logo etc. generiert und versendet werden.
Hinweis
Die Korrespondenzart muss hier ebenfalls "E-Mail" sein, damit die Auswahl des Registers "E-Mail-Text" und die Weiterverarbeitung möglich ist.
Beispiele
Möchten Sie eine E-Mail (mit dem Inhalt der Vorlage im Bodytext, aber ohne Dateianhang) versenden, füllen Sie lediglich den "Aktivitätenvorlagencode" und den "HTML-Vorlagecode" aus. Der Haken "Word Dokument als Anh. senden" ist dabei auch automatisch deaktiviert.
Soll dagegen eine E-Mail (mit dem Inhalt der Vorlage im Bodytext und zusätzlich, als Dateianhang verschickt werden) versendet werden, füllen Sie die Felder "Aktivitätenvorlage für E-Mail Text Code" und "E-Mail Text Vorlagencode". Die Vorlagen und HTML-Inhalte können dabei entweder gleich gewählt sein oder sich unterscheiden. Der Haken "Word Dokument als Anh. senden" ist automatisch aktiviert.
Folgendes gilt es zu beachten:
- Im ersten Beispiel (ohne Anhang) werden das Layout und der HTML-Inhalt direkt aus den ersten Feldern in den E-Mail-Body eingefügt.
- Im zweiten Beispiel (mit Anhang) dienen diese Felder hingegen als Vorlage für den E-Mail-Anhang, während die zusätzlichen Felder den Inhalt des E-Mail-Body festlegen.
Protokollieren
Wenn Sie auf der Seite "Segment Protokoll" wählen, werden alle Aktivitäten auf der Seite "Aktivitätenprotokollposten" gespeichert und das Segment wird als PDF protokolliert.
Weitere Informationen finden Sie in der Standard Dokumentation von Business Central unter Erstellen von Aktivitäten auf Kontakten und Segmenten.