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Raumreservierung

Bei der Ressourcenreservierung für Veranstaltungen stehen Ihnen zwei wichtige Funktionen zur Verfügung, die die Planung und Buchung von Räumen und Ressourcen erheblich erleichtern. Die Funktionen "Veranstaltungstage berücksichtigen" und "Durchgehende Buchung" ermöglichen es, komplexe Veranstaltungsszenarien effizient zu verwalten und Kollisionen zu vermeiden.

Mehr zu dem Thema Raum- und Ressourcenmanagement lesen Sie in unserer Dokumentation.

Öffnen Sie die gewünschte Veranstaltungskarte über die Suche.
Navigieren Sie über das Menüband "Zugehörig" zu "Reservierung".
Legen Sie eine neue Raumreservierung an oder öffnen Sie eine bestehende Reservierung.
Klicken Sie in der Reservierungskarte im Menü auf "Ressourcen Reservierung".

Sie gelangen nun zur Ressourcenreservierung, in der Ihnen eine Übersicht der verfügbaren Ressourcen nach Ressourcengruppen angezeigt wird.

Funktion "Veranstaltungstage berücksichtigen"

Die Funktion "Veranstaltungstage berücksichtigen" wurde speziell für Veranstaltungen entwickelt, die sich über mehrere Wochen oder Monate erstrecken, aber nicht täglich stattfinden. Diese optimierte Ansicht erleichtert die Raum- und Ressourcenreservierung erheblich.

Typische Einsatzgebiete:

Wöchentliche Seminare (z. B. jeden Dienstag über 8 Wochen)
Blockveranstaltungen (z. B. an drei Wochenenden verteilt über 2 Monate)
Modulare Weiterbildungen (z. B. vier Präsenztage verteilt über ein Semester)
Prüfungsreihen (z. B. Prüfungstermine an verschiedenen Tagen über mehrere Wochen)

Aktivierung der Funktion

Öffnen Sie die Ressourcenreservierung wie oben beschrieben.
Aktivieren Sie den Schalter "Veranstaltungstage berücksichtigen". Hinweis: "Veranstaltungstage berücksichtigen" kann nicht in Kombination mit "Durchgehende Buchung" verwendet werden. Sobald "Veranstaltungstage berücksichtigen" aktiviert wurde, wird die Funktion "Durchgehende Buchung" immer deaktiviert.
Optional: Aktivieren Sie zusätzlich "Nur verfügbare Ress. anzeigen".

Ressourcenauswahl Karte mit aktiviertem Schalter der Funktion Veranstaltungstage berücksichtigen

Auswirkungen der Aktivierung

Aspekt	"Veranstaltungstage berücksichtigen" deaktiviert	"Veranstaltungstage berücksichtigen" aktiviert
Verfügbarkeitsprüfung	• Prüfung für den gesamten Veranstaltungszeitraum • Auch veranstaltungsfreie Tage werden berücksichtigt	• Prüfung nur für tatsächliche Veranstaltungstage • Zwischentage werden ignoriert
Anzeige belegter Räume	• Räume werden als "belegt" angezeigt, auch bei Belegung nur an Zwischentagen • Möglicherweise weniger verfügbare Optionen	• Räume werden nur bei Belegung an konkreten Veranstaltungstagen als "belegt" angezeigt • Mehr verfügbare Optionen
Übersichtsdarstellung	• Standardansicht aller Ressourcen • Potenzielle Kollisionen auch an Zwischentagen	• Gefilterte Ansicht mit relevanten Verfügbarkeiten • Fokus auf Veranstaltungstage
Kollisionsanzeige	• Zeigt alle Kollisionen im gesamten Zeitraum an • Höhere Kollisionszahlen	• Zeigt nur Kollisionen an Veranstaltungstagen • Reduzierte Kollisionszahlen

Kombination mit "Nur verfügbare Ress. anzeigen"

Schalter-Kombination	Auswirkung auf die Anzeige
Nur "Veranstaltungstage berücksichtigen"	• Alle Ressourcen werden angezeigt • Verfügbarkeitsprüfung nur an Veranstaltungstagen • Kollisionen werden reduziert dargestellt
Nur "Nur verfügbare Ress. anzeigen"	• Nur vollständig verfügbare Ressourcen werden angezeigt • Prüfung über gesamten Veranstaltungszeitraum • Mögliche Ausblendung trotz Verfügbarkeit an Veranstaltungstagen
Beide Schalter aktiviert	• Nur Ressourcen angezeigt, die an allen Veranstaltungstagen vollständig verfügbar sind • Kollisionen werden auf "0" reduziert • Übersicht zeigt ausschließlich konfliktfreie Ressourcen • Optimale Filterung für nicht-tägliche Veranstaltungen
Beide Schalter deaktiviert	• Alle Ressourcen werden angezeigt • Vollständige Kollisionsdarstellung • Prüfung über gesamten Zeitraum

Reservierungsverhalten

Kriterium	"Veranstaltungstage berücksichtigen" deaktiviert	"Veranstaltungstage berücksichtigen" aktiviert
Reservierungszeitraum	• Gesamter Veranstaltungszeitraum wird blockiert • Durchgehende Reservierung vom ersten bis letzten Tag	• Nur eigentliche Veranstaltungstage werden reserviert • Separate Reservierungen pro Veranstaltungstag
Verfügbarkeit an Zwischentagen	• Ressourcen sind auch an veranstaltungsfreien Tagen belegt • Keine Nutzung durch andere möglich	• Ressourcen stehen an Zwischentagen zur Verfügung • Freie Nutzung an veranstaltungsfreien Tagen
Nutzung durch andere Anwender	• Keine Nutzung während des gesamten Zeitraums möglich • Vollständige Blockierung	• Nutzung an veranstaltungsfreien Tagen möglich • Optimierte Ressourcenauslastung
Beispiel: Kurs Di + Do über 6 Wochen	• Raum ist 6 Wochen komplett belegt (42 Tage) • Auch Mo, Mi, Fr und Wochenenden blockiert	• Raum ist nur an 12 Tagen belegt • Verfügbar an Mo, Mi, Fr und Wochenenden

Funktion "Durchgehende Buchung"

Die Funktion "Durchgehende Buchung" bestimmt, wie Ressourcen bei mehrtägigen Reservierungen gebucht werden. Sie haben die Wahl zwischen einer durchgehenden Reservierung oder einer tageweise wiederholten Buchung.

Buchungsoptionen

Option 1: Durchgehende Reservierung

Die Ressource wird vom ersten Tag zur Von-Uhrzeit bis zum letzten Tag zur Bis-Uhrzeit durchgehend reserviert
Komplette Blockierung der Ressource für den gesamten Zeitraum
Keine Zwischennutzung durch andere Reservierungen möglich

Anwendungsbeispiel:

Veranstaltung: Montag 09:00 Uhr bis Freitag 17:00 Uhr
Reservierung: Durchgehend von Montag 09:00 Uhr bis Freitag 17:00 Uhr
Ergebnis: Raum ist die komplette Woche belegt (auch nachts und am Wochenende, falls der Zeitraum diese umfasst)

Option 2: Tageweise Buchung

Die Ressource wird täglich für die angegebenen Uhrzeiten reserviert
Freigabe der Ressource außerhalb der Buchungszeiten
Zwischennutzung möglich (z. B. abends, nachts, an Wochenenden)

Anwendungsbeispiel:

Veranstaltung: Montag bis Freitag, täglich 09:00 bis 17:00 Uhr
Reservierung: Täglich 09:00 bis 17:00 Uhr
Ergebnis: Raum ist nur während der Veranstaltungszeiten belegt, außerhalb verfügbar

Buchungsart konfigurieren

Einstellung in der Reservierungskarte

Öffnen Sie die Reservierungskarte.
Wählen Sie die gewünschte Ressource aus.
Legen Sie den Reservierungszeitraum fest.
Bestimmen Sie die Buchungsart:
- Durchgehende Buchung: Aktiviert für komplette Blockierung.
- Tageweise Buchung: Deaktiviert für tägliche Wiederholung.

Auswirkungen auf die Verfügbarkeitsprüfung

Bei durchgehender Buchung:

System prüft komplette Verfügbarkeit für den gesamten Zeitraum
Höhere Wahrscheinlichkeit von Kollisionen
Exklusive Nutzung der Ressource

Bei tageweiser Buchung:

System prüft Verfügbarkeit nur zu den Buchungszeiten
Geringere Kollisionsgefahr
Flexible Zwischennutzung möglich

Praxisbeispiele

Beispiel	Szenario	Empfohlene Buchungsart	Veranstaltungstage berücksichtigen	Begründung	Konkrete Buchung
Intensive Schulung	5-tägige Intensivschulung mit Materialaufbau	Durchgehende Buchung	✗ Nicht relevant	• Material und Raumsetup müssen über Nacht verbleiben • Exklusive Nutzung erforderlich	Montag 08:00 Uhr bis Freitag 18:00 Uhr durchgehend
Regelmäßiger Kurs	Sprachkurs jeden Dienstag und Donnerstag über 6 Wochen	Tageweise Buchung	✓ Aktiviert	• Raum kann an anderen Tagen genutzt werden • Maximale Raumauslastung • Lange Zeiträume zwischen Terminen	Nur dienstags und donnerstags 18:00 bis 21:00 Uhr
Konferenz mit Aufbau	2-tägige Konferenz mit Auf- und Abbautag	Durchgehende Buchung	✗ Nicht relevant	• Aufbau, Veranstaltung und Abbau erfordern exklusive Nutzung • Materialien verbleiben im Raum	Donnerstag 08:00 Uhr bis Sonntag 18:00 Uhr durchgehend
Modulare Weiterbildung	4 Seminartage verteilt über 6 Monate	Tageweise Buchung	✓ Aktiviert	• Sehr lange Zeiträume zwischen Terminen • Raum soll zwischenzeitlich verfügbar sein	Nur an den 4 konkreten Seminartagen
Workshop-Reihe	Jeden ersten Montag im Monat über 1 Jahr	Tageweise Buchung	✓ Aktiviert	• Monatliche Abstände • Optimale Ressourcennutzung	Nur an den 12 Workshop-Terminen
Prüfungsmarathon	3-tägige Abschlussprüfung mit Auf- und Nachbereitung	Durchgehende Buchung	✗ Nicht relevant	• Prüfungsunterlagen müssen sicher verwahrt werden • Keine Störungen durch andere Nutzer	5 Tage durchgehend (inkl. Vor- und Nachbereitung)

Kombination beider Funktionen (Veranstaltungstage berücksichtigen, Nur verfügbare Ress. anzeigen)

Optimale Nutzung

Die beste Effizienz erreichen Sie durch die Kombination beider Funktionen:

Aktivieren Sie "Veranstaltungstage berücksichtigen" für eine präzise Verfügbarkeitsprüfung.
Wählen Sie die passende Buchungsart je nach Anforderung der Veranstaltung.
Nutzen Sie "Nur verfügbare Ress. anzeigen" für eine gefilterte Auswahl.

Entscheidungshilfe

Veranstaltungstyp	Veranstaltungstage berücksichtigen	Buchungsart	Begründung
Wöchentlicher Kurs über 3 Monate	✓ Aktiviert	Tageweise	Maximale Raumauslastung
5-tägige Intensivschulung	✗ Nicht relevant	Durchgehend	Material verbleibt im Raum
Modulare Weiterbildung (4 Termine über 1 Jahr)	✓ Aktiviert	Tageweise	Lange Zeiträume zwischen Terminen
Mehrtägige Konferenz	✗ Nicht relevant	Durchgehend	Aufbau und exklusive Nutzung

Technische Hintergrundinformationen

Systemverhalten

Kollisionsprüfung:

Bei aktiviertem "Veranstaltungstage berücksichtigen" prüft das System nur die konkreten Veranstaltungstermine
Die Anzahl der Kollisionen wird entsprechend reduziert angezeigt

Reservierungslogik:

Das System erstellt bei tageweiser Buchung separate Reservierungseinträge für jeden Veranstaltungstag
Bei durchgehender Buchung wird ein einziger, kontinuierlicher Reservierungseintrag angelegt

Integration mit anderen Modulen:

Die Funktionen sind vollständig in das Raum- und Ressourcenmanagement integriert
Automatische Synchronisation mit Veranstaltungsdaten
Berücksichtigung von Raummerkmalen und Ausstattungsanforderungen

Berechtigungen

Beide Funktionen stehen allen Benutzern zur Verfügung, die über die entsprechenden Berechtigungen für die Ressourcenreservierung verfügen. Eine spezielle Konfiguration ist nicht erforderlich.

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