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Arbeiten mit dem unitop DMS-Posteingang

In dem "DMS-Posteingang" können die Dateien und Dokumente digital gesammelt, zugewiesen und archiviert werden. Hierbei wird im DMS-Posteingang der Datensatz (Auftrag, Kunde, Projekt, etc.) abgefragt, zu dem das Dokument archiviert werden soll. Gescannte oder per Drop hinzugefügte Dokumente, welche eine manuelle Bearbeitung oder Verteilung benötigen, werden hier aufgelistet. Durch Nutzung der DropZone und DropZone-Kategorien, können Sie per Drop hinzugefügte Dokumente bspw. sofort einem Datensatz zuordnen.

Outlook E-Mail droppen

Sie können aus Microsoft Outlook Ihre E-Mail (Microsoft Message-Datei bzw. E-Mail-Message-Language-Datei oder Anhänge) direkt auf die DropZone ziehen und diese somit ablegen. Beachten Sie, dass eine gedroppte E-Mail in den Ordner "Gelöschte Elemente" Ihres E-Mail-Programms verschoben wird. Öffnen Sie im Posteingang eine abgelegte E-Mail, können Sie auf diese antworten oder sie weiterleiten, als wäre sie Ihnen persönlich geschickt worden.

Wichtig

In neueren Outlook-Versionen kann das direkte Droppen von E-Mails aus Outlook in die DropZone unterbunden sein. Speichern Sie die E-Mail in diesem Fall zunächst auf dem Desktop und ziehen Sie sie anschließend vom Desktop in die DropZone.

Hinweis

Bei der Nutzung unterschiedlicher Browser bzw. Outlook-Versionen kann es zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen. Mehr dazu lesen Sie im Abschnitt "Browserverhalten beim Droppen von Dokumenten".

Dokumente an Benutzer oder Teams weiterleiten

Möchten Sie im Posteingang befindliche Belege intern weiterleiten, können Sie ausgewählte Datensätze einem Team oder Benutzer zuweisen. Wählen Sie dazu im Posteingang "Aktionen", "Weiterleitung" und "Team bzw. Benutzer zuweisen". Voraussetzung für die Sichtbarkeit der Teams ist die Einrichtung "Belegart einem Team zuordnen".

Hinweis

Sollten Sie keine Weiterleitung an ein Team durchführen können, überprüfen Sie in der Belegartkarte im Register "Posteingang" die Optionen der Sichtbarkeit. Das Feld "Sichtbar für" gibt an, welche Methode verwendet wird, um die Sichtbarkeit einzelner Dokumentenarten für eine Zuweisung in der DropZone zu steuern. Wählen Sie "Zugeordnete Teams".

DMS-Zuweisung

Im DMS-Posteingang können eingehende Dokumente manuell einer DMS-Belegart und einem zugehörigen Datensatz zugewiesen werden. Die folgenden Abschnitte beschreiben die verschiedenen Zuweisungsszenarien.

Belege zuweisen

Möchten Sie im Posteingang befindliche Belege den DMS-Belegarten zuweisen, wählen Sie im Menü "DMS-Zuweisung" und die gewünschte Belegart aus. Folgen Sie den weiteren Auswahlmöglichkeiten der Belegart und im Anschluss wählen Sie den Datensatz aus. Der Vorgang wird mit der Aktion "Abschließen" beendet. In der Liste "DMS Belegarten" können Sie über die verschiedenen FactBoxen, Register "Details" immer die passend archivierten Dokumente einsehen.

Datensatz zuweisen

Befindet sich in Ihrem Posteingang ein Dokument, welches bereits einer "DMS Dokumentenart" zugeordnet wurde, muss jetzt der passende Datensatz zugeordnet werden. Klicken Sie hierfür im Menü auf "DMS Zuweisung" und Sie gelangen sofort zu den wählbaren Datensätze, die für die Dokumentenart erlaubt sind.

Belegart nachträglich zuweisen (DropZone: Unbekannte Kategorie)

Wenn Sie Ihrem Posteingang über die DropZone ein Dokument der Kategorie "Unbekannt" hinzufügen, erscheint keine Abfrage zur Belegart. Über den Menüpunkt "DMS Zuweisung" können Sie jederzeit nachträglich eine Zuweisung zu der passenden Belegart vornehmen. Um den Vorgang wie gewohnt zu beenden und das Dokument auf den SharePoint Server zu laden, wählen Sie im Menü "Abschließen".

Erneute Zuweisung einer Belegart

Trotz zuvor erfolgter Zuweisung eines Dokuments können Sie im Posteingang über "Aktionen" und "DMS erneute Zuweisung" diese nachträglich (auch für mehrere Dokumente gleichzeitig) ändern. Es öffnet sich die Liste der DMS Belegarten, aus denen Sie die passende Belegart wählen und im Anschluss bestätigen. Schließen Sie über den gleichnamigen Menüpunkt den Vorgang wie gewohnt ab.

Admin Ansicht

Nutzen Sie die Admin-Ansicht, um z. B. nach Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen, Zugriff auf die im Posteingang befindlichen Datensätze zu erhalten. Im Posteingang können Sie über "Aktionen" die Admin-Ansicht de-/aktivieren. Ist die Admin-Ansicht aktiviert, werden alle Einträge der Tabelle angezeigt – unabhängig vom zugewiesenen Benutzer oder Team.

Hinweis

Die Admin-Ansicht erfordert entsprechende Benutzerberechtigungen. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren Systemadministrator.

unitop WebView

Mithilfe des "unitop WebViews" (einem Vorschaufenster) werden Dokumente angezeigt ohne, dass Sie diese im eigentlichen Programm öffnen. Eine Großansicht erhalten Sie, indem Sie "Dokument anzeigen", innerhalb des Menüs in der FactBox, wählen. In dieser haben Sie ebenso die Möglichkeit, das Dokument herunterzuladen und im dafür vorgesehenen Programm außerhalb von Business Central zu öffnen.

Hinweis

Sollte Ihnen ein Dokument nicht als Voransicht angezeigt werden, ist das Dateiformat für unitop unbekannt und kann somit nicht gerendert werden. Die Datei können Sie dennoch wie gewohnt herunterladen und extern öffnen.

Browserverhalten beim Droppen von Dokumenten

Das Droppen von E-Mails und Anhängen aus Microsoft Outlook in die DropZone funktioniert grundsätzlich mit allen gängigen Browsern (ohne dass die E-Mail gelöscht wird). Das Verhalten beim Anzeigen bestimmter Dateitypen (insbesondere MSG-Dateien) kann jedoch je nach Browser abweichen.

Rendering im WebView (ab Version 2025.2)

Das frühere SharePoint-Rendering über den WOPI-Frame (wopiframe.aspx; Web Application Open Platform Interface) wird im unitop WebView nicht mehr verwendet, da Microsoft in der WOPI-Implementierung Änderungen vorgenommen hat, welche die Vorschau für PDFs und andere Dokumente unzuverlässig machten (z. B. vollständig ausgefallene PDF-Anzeige).

unitop verwendet daher seit Version 2025.2 einen eigenen Rendering-Mechanismus, der Dokumente unabhängig von SharePoint / WOPI direkt aus dem Archiv bzw. dem DMS verarbeitet.

Routing des Renderings

Je nach Dateityp nutzt das WebView-Anzeigemodul unterschiedliche interne Viewer-Endpunkte:

  • Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint) – .docx, .xlsx, .pptx usw. → werden über das Modul Doc.aspx verarbeitet.

  • Alle anderen unterstützten Dateiformate – .pdf, .png, .jpg, .tif, .gif usw. → werden über embed.aspx dargestellt.

Unterstützte Dateiformate

Der eigene Rendering-Mechanismus unterstützt folgende Dateiformate für die Vorschau im WebView. Bei der folgenden Auflistung handelt es sich um einen Auszug – die unterstützten Formate können sich mit zukünftigen Versionen ändern.

Kategorie Dateiformate
Bilder JPG, JPEG, PNG, GIF, BMP, TIF, TIFF, HEIC, HEIF, ICO
Dokumente PDF
Archive ZIP
Text TXT, LOG, README, RTF, EPUB, MD (Markdown), TEX
Web / Code HTML, HTM, CSS, JS, JSON, XML, XSD, YAML, YML, TOML u. a.
E-Mail EML, MSG
Audio MP3, WAV, M4A, WMA
Video MP4, MOV, WEBM, AVI, WMV, MKV, 3GP u. a.
Office – Word DOC, DOCX, DOCM, DOTX, DOTM
Office – Excel XLS, XLSX, XLSM, XLSB
Office – PowerPoint PPT, PPTX, PPTM, PPSX, PPSM, POTX u. a.
OpenDocument ODT, ODS, ODP
Visio VSD, VSDX
3D-Modelle STL, OBJ, GLB, GLTF, 3MF
Hinweis

Die tatsächliche Anzeige im Browser hängt davon ab, ob der verwendete Browser das jeweilige Dateiformat nativ darstellen kann. Nicht jedes Format wird in allen Browsern als Vorschau gerendert.

Hinweis

MSG-Dateien (Outlook-E-Mails im .msg-Format) lassen sich zuverlässig nur im Edge mit Chromium anzeigen und öffnen. In Chrome kann es zu Weiterleitungen zurück zu Business Central kommen, sodass ein Herunterladen der Datei nicht möglich ist. In Firefox können Sicherheitsmeldungen auftreten, die Business Central blockieren, in einigen Fällen lässt sich das Verhalten durch eine manuelle Browserkonfiguration beheben, die Standardeinstellung ist hierfür jedoch nicht ausreichend. Für die zuverlässige Arbeit mit MSG-Dateien im WebView empfiehlt sich daher der Einsatz von Edge mit Chromium.

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