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Erstellung Dank- und ZWB-Lauf
Grundvoraussetzung für die Einrichtung der Dank- und ZWB-Läufe ist die Einrichtung der "Dankmatrix". Um Ihre Dankbriefe und Zuwendungsbestätigungen nun zu erstellen, nutzen Sie den "Dank und ZWB Lauf", den Sie über die Suche oder die Aktionen im Rollencenter aufrufen können. Die Ausführung Ihrer Dank- und ZWB-Läufe kann, je nach Bedarf und Menge, manuell oder automatisch erfolgen. Am Ende erhalten Sie für jeden Spender einen Dankbrief, eine Zuwendungsbestätigung, oder einen Dankbrief sowie eine Zuwendungsbestätigung als PDF.
Richten Sie zunächst unterschiedliche Läufe ein, indem Sie diese anhand von Aktionen, Mittelverwendungen, Spenderprodukten und Betragshöhe voneinander abgrenzen. Mithilfe der Filtermöglichkeiten können Sie explizite Läufe und somit auch unterschiedliche Druckaufträge erstellen. Dabei ist auch die Angabe von mehreren Mittelverwendungen oder Aktionen möglich, indem Sie die Codes durch "|" trennen.
Weitere Felder im Überblick
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Gibt den Status des Dank- und ZWB-Laufes an. Nur freigegebene Läufe werden ausgeführt. |
| Nur Dank | Aktivieren Sie dieses Feld, wenn ausschließlich ein Dank, ohne Zuwendungsbestätigung, ausgestellt werden soll. |
| Art der Zuwendungsbestätigung | Gibt die "Art der Zuwendungsbestätigung" des Spendenpostens an. Wählen Sie zwischen "Einzel" oder "Sammel". |
| Textbaustein Sammel Zuwendungsbestätigung** | Gibt den Textbaustein für die Sammel Zuwendungsbestätigung an. |
Hinweis
Wird "Sammel" als "Art der Zuwendungsbestätigung" angegeben, muss immer ein Textbaustein hinterlegt werden, welcher den Dankbrief und das Anschreiben ersetzt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Jahr für Sammel-Zuwendungsbestätigung | Gibt das Jahr an, für das die Jahres Zuwendungsbestätigung erstellt werden soll. |
| Segment Nr. | Gibt das Segment an, dessen Kontakte berücksichtigt werden sollen. Dieses Feld kann nur verwendet werden, wenn "Sammel” im Feld "Art der Zuwendungsbestätigung” ausgewählt wurde. Beim Lauf werden nur Kontakte aus dem Segment berücksichtigt. |
| Kampagne Nr. | Es werden nur Zuwendungsbestätigungen berücksichtigt, die diese Kampagnen Nr. enthalten. |
| Kontaktart | Gibt die Kontaktart der Kontakte an, die berücksichtigt werden sollen. |
| Adressstatus Code Filter | Gibt den Adressstatus Code der Kontakte an, die berücksichtigt werden sollen. **Hinweis:**Wählen Sie hier ausschließlich die Kontakte aus, welche den Code "Ok" aufweisen, um eine postalische Zustellung sicherzustellen. |
| Länder-/Regionscode Filter | Gibt den Länder-/Regionscode der Kontakte an, die berücksichtigt werden sollen. |
Dank und ZWB Lauf manuell anstoßen und drucken
Um einen Lauf durchzuführen, ändern Sie den Status für einen bestimmten Lauf in der Liste "Dank und ZWB Lauf" auf "Freigegeben". Jeder Lauf mit dem Status "Freigegeben" wird in der weiteren Durchführung bearbeitet.
Bestätigen Sie die weiteren Dialogfenster mit "Ja". Es wird eine Simulation durchgeführt und die Anzahl der zu erstellenden Dankbriefe und Zuwendungen wird angezeigt.
Stoßen Sie den Lauf manuell an, indem Sie im Menüband auf "Dank und ZWB Lauf ausführen" klicken. Alternativ können Sie freigegebene Läufe im Rollencenter unter "Aktionen" und "Erstellung Dank und Zuwendungsbestätigung" ausführen.
Nachdem Sie Ihre Dank- und ZWB-Läufe angestoßen haben, finden Sie dessen Ergebnis in Ihrer "Druckaufträge Übersicht".
Dank und ZWB Lauf automatisiert anstoßen und drucken
Um einen Lauf durchzuführen ändern Sie den Status für einen bestimmten Lauf, in der Liste "Dank und ZWB Lauf", auf "Freigegeben". Jeder Lauf mit dem Status "Freigegeben" wird in der weiteren Durchführung bearbeitet.
Bestätigen Sie die weiteren Dialogfenster mit "Ja". Es wird eine Simulation durchgeführt und die Anzahl der der zu erstellenden Dankbriefe und Zuwendungen wird angezeigt.
Damit eine automatische bzw. regelmäßige Ausführung der Läufe durchgeführt wird, klicken Sie im Menüband auf "Aufgabenwarteschlangenposten erstellen". Diese Funktion erstellt einen Eintrag in der Liste der Aufgabenwarteschlangenposten.