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Zeugnisdruck und -versand
Für den Druck von Zeugnissen gibt es verschiedene Möglichkeiten, die bei Bedarf auch parallel genutzt werden können:
- Versand als zusätzliche Dateien mit dem eigentlichen Beleg: Verkaufsauftrag, gebuchter Verkaufslieferschein, gebuchte Rechnung und gebuchter Umlagerungsausgang
- Versand als separate E-Mail nur mit den Zeugnis-Dateien: Aus Verkaufsauftrag, gebuchtem Verkaufslieferschein, gebuchter Rechnung und gebuchtem Umlagerungsausgang
- Einzelversand aus der Zeugniskarte: Versand von einzelnen Zeugnissen unabhängig von Belegen
Die entsprechenden Einrichtungen sind in der Grundeinrichtung beschrieben. In Abhängigkeit der Einrichtung sind im jeweiligen Beleg die Funktionsaufrufe unterschiedlich zu finden.
Allgemeine Funktionen und Informationen in Belegen
Zeugnisdrucksteuerung
In Kopf und Zeilen von Verkaufsaufträgen, gebuchten Verkaufslieferscheinen und gebuchten Verkaufsrechnungen sowie Umlagerungsaufträgen finden Sie das Feld "Zeugnisdruck-Steuerung", das bestimmt, ob und welche Zeugnisse gedruckt werden. Das Feld kann über den Debitor vorbelegt werden.
Folgende Optionen sind möglich:
| Wert | Beschreibung |
|---|---|
| Alle Zeugnisse | Druckt alle mit dem Artikel verbundenen Zeugnisse. |
| Werkzeugnis (erweitert) | Druckt nur das erweiterte Werkzeugnis. |
| Externes Zeugnis | Druckt nur das externe Zeugnis. |
| Optional | Zeugnis ist optional, wird nur auf explizite Anforderung gedruckt. |
| Eigenes Zeugnis | Druckt nur eigene Zeugnisse. |
| Werkzeugnis (weiterreichen) | Druckt nur das weitergegebene Werkzeugnis. |
| Nie | Zeugnisse werden nie gedruckt. |
Art der Prüfbescheinigung
Ebenfalls in Belegkopf und -zeilen, sowie als Vorbelegung beim Debitoren, ist das Feld "Art der Prüfbescheinigung" zu finden. Die Optionen dieses Feldes orientieren sich an dem gleichnamigen Feld auf der Zeugniskarte.
Das Feld steuert zusätzlich die Logik der Identifikation eines Zeugnisses und entsprechenden Druck/Versand. Sollen Zeugnisse unabhängig der Art gedruckt werden, ist die Option "LEER" auszuwählen.
Automatische Zeugniszuordnung in der Verkaufszeile
Wenn beim Speichern der Artikelverfolgungszeilen zu einer Position alle darin enthaltenen Seriennummern/Chargennummern dasselbe Zeugnis haben, wird das Feld "Zeugnisnr. Ausdruck" automatisch gefüllt. Dies erfolgt abhängig von dem Optionswert im Debitorenstamm und den vorhandenen Zeugnissen mit dem Prüfungsstatus "erfolgreich".
Logik der automatischen Zuordnung:
- Wird kein Zeugnis oder mehrere Zeugnisse mit den Kriterien gefunden, bleibt das Feld "Zeugnisnr. Ausdruck" leer und kann manuell gefüllt werden.
- Nach Buchung einer Teillieferung wird das Feld in der Auftragszeile geleert, da für die nächste Teillieferung ein anderes Zeugnis gültig sein kann.
- Beim Eingeben der Artikelverfolgung wird das Feld erneut berechnet bzw. muss vor der Buchung gefüllt werden.
Zeugnisse im Beleg
Beim separaten Zeugnisversand ist über das Menü "Aktionen" > "Zeugnisversand" > "Zeugnisse im Beleg" eine Tabelle aller Zeugnisse aus dem Beleg aufrufbar. Die Tabelle zeigt Informationen zu den einzelnen Artikeln und ausgewählten Chargen, sowie die identifizierten Zeugnisse mit Art und Statusinformationen, sowie dem jeweiligen Versendestatus.
So öffnen Sie die Zeugnisübersicht im Beleg:
- Öffnen Sie den gewünschten Beleg (Verkaufsauftrag, gebuchter Verkaufslieferschein, gebuchte Verkaufsrechnung oder gebuchter Umlagerungsausgang).
- Wählen Sie im Menüband "Aktionen".
- Klicken Sie auf "Zeugnisversand".
- Wählen Sie "Zeugnisse im Beleg".
Eigenschaften der Zeugnisliste:
- Die Einträge werden in Abhängigkeit der "Zeugnisdrucksteuerung" ermittelt.
- Je nach Einrichtung ist entweder jedes Zeugnis aus dem Beleg einmal aufgelistet oder je Belegzeile.
- Wird der komplette Zeugnis-Versendestatus eines Belegs zurückgesetzt, wird auch der Versendestatus aller Chargen zurückgesetzt.
- Über den Haken "Ignorieren" können einzelne Zeugnisse vom Versand ausgeschlossen werden.
Beispiele, wie Zeugnisse aufgeführt werden:
- Belegzeile hat 1 Charge: Anzeige 1 Zeile mit identifiziertem Zeugnis (auch wenn ggf. erweitertes Zeugnis und zusätzlicher Anhang dahinter hinterlegt).
- Belegzeile hat 2 Chargen mit gleichem hinterlegten Zeugnis: Anzeige 1 Zeile mit einer der Chargen mit der Zeugnisnummer.
- Belegzeile hat 2 Chargen mit unterschiedlich hinterlegten Zeugnissen: Anzeige separater Zeilen je Charge und Zeugnis.
Darstellungsoptionen in der Einrichtung:
Die Einstellung "Zeugnisse in Belegen anzeigen" in der Zeugnisverwaltung Einrichtung steuert die Darstellung:
- Separat je Belegzeile: Jede Belegzeile wird separat aufgelistet. Wenn derselbe Artikel mit der gleichen Charge in mehreren Zeilen vorkommt, erscheint das Zeugnis mehrfach.
- Für gesamten Beleg: Jedes Zeugnis wird nur einmal aufgelistet, unabhängig davon, in wie vielen Belegzeilen es vorkommt. Die Zeilennummer wird nicht angezeigt.
Überwachung des Zeugnisversands
Im Kopfbereich von Verkaufsaufträgen, gebuchten Verkaufslieferungen, gebuchten Verkaufsrechnungen und gebuchten Umlagerungsausgängen werden 2 Felder angezeigt: "Zeugnissendestatus" und "Zeugnis letzter Versand". Diese nicht editierbaren Felder geben an, ob die Zeugnisse zu diesem Dokument bereits versendet wurden und wann zuletzt.
So setzen Sie den Versandstatus zurück:
- Öffnen Sie den gewünschten Beleg.
- Wählen Sie im Menüband "Aktionen".
- Klicken Sie auf "Setzen/zurücksetzen Zeugnis Versandkennzeichen".
- Wählen Sie die gewünschte Aktion aus.
Diese Funktion können Sie manuell verwenden, um den Versand von Zeugnissen zu dokumentieren oder eine fehlerhafte Markierung zu korrigieren.
Druck- und Versandfunktionalitäten
Versand zusätzlich mit Beleg
Möchten Sie eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein, eine Rechnung oder einen gebuchten Umlagerungsausgang mit dem zugehörigen Zeugnis drucken oder senden, stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Auswahl:
Druck ohne Beleg
Aus einer Übersicht heraus: Öffnen Sie die Übersicht Ihrer Belege (z.B. "Gebuchte Verkaufslieferscheine") und wählen Sie im Menü "(Zeugnisse) Drucken".
Aus einem Beleg heraus: Öffnen Sie einen der oben genannten Belege und wählen Sie im Menü "(Zeugnisse) Drucken".
Senden mit Beleg
Bei der normalen Aktion "Senden" aus einem der Belege heraus werden (wenn die Einrichtungen entsprechend aktiviert sind) die ermittelten Zeugnisse mit dem eigentlichen Beleg in einer E-Mail angehangen und versandt. Nach dem Versenden wird der Versendestatus der Zeugnisse im Belegkopf sowie der "Zeugnisse im Beleg" Tabelle entsprechend gesetzt.
Versand separat aus Beleg
Ausgehend von den Belegen Verkaufsauftrag, gebuchtem Verkaufslieferschein, gebuchter Verkaufsrechnung und gebuchtem Umlagerungsausgang sind Zeugnisse separat von den eigentlichen Berichten druck- oder versendbar.
Analog zum normalen Belegversand können verschiedene Aufrufe über die Schaltfläche "Aktionen" > "Zeugnisversand" genutzt werden:
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Öffnet den E-Mail Dialog mit Zeugnissen als CC-Anhang. | |
| Öffnet die Zeugnisse in der Webansicht, um sie von dort zu drucken. | |
| E-Mail + Drucken | E-Mail Dialog, dann Webansicht zum Druck. |
| Erzeugt und lädt PDF-Dateien der Zeugnisse herunter. |
Belegempfänger beim Mailversand:
Als Belegempfänger beim Mailversand werden entweder die Belegempfänger des Belegs, aus dem aufgerufen wird, genutzt, oder aber die separaten Belegempfänger, die für die CC-Belegart der Vorlagen (siehe Grundeinrichtung) hinterlegt wurden. So können für den Zeugnisversand schon am Debitor abweichende Empfänger in den Dokumentenlayouts hinterlegt werden.
E-Mail-Layout: Das Layout der E-Mail kann ebenfalls über die CC-Belegart eigens für den Zeugnisversand eingerichtet sein.
Versendestatus: Nach dem Versenden wird der Versendestatus der Zeugnisse im Belegkopf sowie der "Zeugnisse im Beleg" Tabelle entsprechend gesetzt.
Hinweis
Grundsätzlich werden nur die Zeugnisse in einer E-Mail angehangen, die nicht mit dem Kennzeichen "Ignorieren" markiert wurden. Wurden Zeugnisse bereits versendet (Versendestatus gesetzt), werden diese Zeugnisse bei einer manuellen E-Mail trotzdem erneut angehangen und der letzte Versendestatus entsprechend aktualisiert.
Automatischer Versand von Zeugnissen
Ist für die CC-Belegarten der automatische Versand von E-Mails aktiv, können die separaten E-Mails für diese entsprechenden Belege auch automatisiert mit der Aufgabewarteschlange versendet werden.
Funktionsweise:
- Bei diesem Versand wird der Versendestatus im Belegkopf sowie in der "Zeugnisse im Beleg" Tabelle berücksichtigt, ebenso wie das Feld "Ignorieren".
- Ein Zeugnis wird so nur einmalig versendet.
- Mit der Funktion "Setzen/zurücksetzen Zeugnis Versandkennzeichen" kann ein Beleg zurückgesetzt und so auch für den Automatismus der Versand erneut berücksichtigt werden.
Einrichtung des automatischen Versands:
Die Einrichtung des automatischen Versands ist in der Grundeinrichtung beschrieben.
Einzelversand ohne Belegbezug
Ausgehend von der Zeugniskarte ist ein Druck oder Versand möglich, wenn die entsprechende CC-Belegart dafür eingerichtet wurde. Die Funktion ist dafür gedacht, dass einzelne Zeugnisse unabhängig von einem konkreten Beleg, z.B. auf Kundenwunsch, ad hoc gedruckt oder verschickt werden sollen.
So versenden Sie ein Zeugnis direkt:
- Öffnen Sie über die Suche "Zeugnisse".
- Wählen Sie das gewünschte Zeugnis aus.
- Öffnen Sie das Zeugnis durch Klick auf die Nummer.
- Wählen Sie im Menü "Bericht" eine der folgenden Optionen:
- E-Mail: Öffnet den E-Mail Dialog mit dem Zeugnis als CC-Anhang
- Drucken: Öffnet das Zeugnis in der Webansicht, um es von dort zu drucken
- E-Mail + Drucken: Öffnet E-Mail Dialog und danach die Webansicht zum Druck
- PDF: Erzeugt und lädt eine PDF-Datei des Zeugnisses herunter
Empfänger: Am Zeugnis selbst gibt es keine Belegempfänger, da die Funktion für spontane Versendungen konzipiert ist (z. B. auf Kundenanfrage). Bei Aufruf einer der Funktionen mit "E-Mail" ist die Empfänger E-Mail-Adresse manuell einzugeben.
Hinweis
Im Unterschied zum Belegversand, wo Empfänger am Debitor hinterlegt sind, müssen beim Direktversand aus dem Zeugnis die Empfänger manuell erfasst werden.
Versand von Anhängen: Je nach Zeugnisart werden die Anhänge aus dem DMS ermittelt und gedruckt/gesendet oder mit dem Zeugnisreport das erweiterte Zeugnis erzeugt.
Automatisches Zippen von Zeugnissen:
- Wenn mehrere erweiterte Zeugnisse in einem Beleg vorhanden sind, werden diese automatisch in eine ZIP-Datei gepackt.
- Wenn mehrere Durchlauf-Zeugnisse in einem Beleg vorhanden sind, werden diese ebenfalls automatisch in eine ZIP-Datei gepackt.
- Ein einzelnes Zeugnis wird als einzelne PDF-Datei angehängt.
Steuerung Zeugnisdruck im Auftrag und Lieferschein
Steuerungsmechanismen der Zeugniszuordnung
Die Zeugnisdrucksteuerung erfolgt über das zentrale Feld "Zeugnisnr. Ausdruck", das sowohl im Debitorenstamm als auch in der Auftragszeile konfiguriert werden kann. Diese Steuerung definiert, welches Zeugnis beim Druck oder Versand von Verkaufsbelegen automatisch zugeordnet und ausgegeben wird.
Automatische Zeugniszuordnung
Das System führt bei der Erfassung der Artikelverfolgungszeilen eine automatische Zeugniszuordnung durch, sofern folgende Bedingungen erfüllt sind:
Voraussetzungen:
- Alle Serien- oder Chargennummern einer Position sind mit demselben Zeugnis verknüpft.
- Das Zeugnis weist den Prüfungsstatus "Erfolgreich" auf.
- Der im Debitorenstamm hinterlegte Optionswert entspricht den Eigenschaften des verfügbaren Zeugnisses.
Bei Erfüllung dieser Kriterien wird das Feld "Zeugnisnr. Ausdruck" beim Speichern der Artikelverfolgungszeilen automatisch befüllt.
Manuelle Zeugniszuordnung
Kann das System keine eindeutige automatische Zuordnung vornehmen, bleibt das Feld "Zeugnisnr. Ausdruck" leer und erfordert eine manuelle Pflege durch den Anwender. Dies tritt in folgenden Szenarien ein:
- Es existiert kein Zeugnis mit den erforderlichen Kriterien.
- Es sind mehrere Zeugnisse verfügbar, die den Auswahlkriterien entsprechen.
- Die Artikelverfolgungszeilen referenzieren unterschiedliche Zeugnisse.
In diesen Fällen muss der Anwender vor der Buchung das zu druckende Zeugnis manuell im Feld "Zeugnisnr. Ausdruck" auswählen.
Verhalten bei Teillieferungen
Bei der Verarbeitung von Teillieferungen berücksichtigt das System die potenzielle Änderung der Zeugniszuordnung durch folgende Logik:
Automatische Feldleerung nach Teillieferungsbuchung:
Nach der Buchung einer Teillieferung wird das Feld "Zeugnisnr. Ausdruck" in der Auftragszeile automatisch zurückgesetzt. Dieser Mechanismus trägt der Tatsache Rechnung, dass für nachfolgende Teillieferungen potenziell andere Zeugnisse relevant sein können, beispielsweise wenn unterschiedliche Chargen aus verschiedenen Lieferungen verarbeitet werden.
Neuberechnung bei erneuter Artikelverfolgung: Bei der Erfassung der Artikelverfolgung für die nächste Teillieferung wird die automatische Zeugniszuordnung erneut durchgeführt. Sofern keine automatische Zuordnung möglich ist, muss der Anwender das Feld vor der Buchung manuell befüllen.
Nachträgliche Änderungen in gebuchten Belegen
Für gebuchte Verkaufslieferscheine besteht die Möglichkeit zur nachträglichen Anpassung der Zeugniszuordnung:
Änderung im Verkaufslieferschein: Das Feld "Zeugnisnr. Ausdruck" kann in der Belegzeile des gebuchten Verkaufslieferscheins über eine dedizierte Aktion nachträglich geändert oder ergänzt werden. Diese Funktionalität ermöglicht die Korrektur der Zeugniszuordnung auch nach erfolgter Buchung, beispielsweise wenn Zeugnisse nachträglich verfügbar werden oder eine fehlerhafte Zuordnung korrigiert werden muss.
Integration mit dem Belegversand
Die Zeugnisdruckfunktionalität ist vollständig in den unitop Belegversand integriert. Über die gebuchte Verkaufslieferung kann die Funktion "Zeugnis drucken" aufgerufen werden, wodurch die Zeugnisse wahlweise gemeinsam mit dem Lieferschein gedruckt oder per E-Mail versendet werden können. Diese Integration gewährleistet einen einheitlichen und automatisierten Dokumentenversand.