Mit diesem Formular können Sie fehlende, unklare oder fehlerhafte Inhalte in der Dokumentation melden und Verbesserungsvorschläge machen. Ihr Feedback hilft uns, die Qualität und Vollständigkeit kontinuierlich zu verbessern.
Terminverwaltung
Die Terminverwaltung unterstützt Sachbearbeiter bei der vollständigen Steuerung von Beratungsgesprächen: von der Terminvergabe bis zum automatischen Versand von Bestätigungen und Erinnerungen. Die Termine werden direkt am Kontakt des Mitglieds angelegt und sind im grafischen Terminkalender nach Berater und Tag sichtbar. Das Rollencenter bietet zusätzlich einen schnellen Tagesüberblick, ohne den Kalender öffnen zu müssen.
Alle Anleitungen setzen eine abgeschlossene Grundeinrichtung der Terminverwaltung voraus.
Termin für ein Mitglied anlegen
Beratungstermine werden in der Regel direkt am Kontakt des Mitglieds erstellt. Auf diese Weise ist der Termin sofort mit dem Mitgliedsdatensatz verknüpft und in der Terminliste des Kontakts sichtbar. Das System versendet nach erfolgreicher Terminerstellung automatisch eine Bestätigungs-E-Mail, sofern der automatische Versand in der Einrichtung aktiviert ist.
Öffnen Sie über die Suche "Kontakte" die Kontaktliste und öffnen Sie den gewünschten Kontakt.
Wählen Sie im Menüband "Aktionen" in der Gruppe "Mieterverein" die Aktion "Termin erstellen".
In einer Kalenderübersicht werden alle freien Termine angezeigt. Über verschiedene Filter werden bereits Vorauswahlen getroffen (z. B. nur der Termine des Standardberaters des Mitglieds), die individuell übersteuert werden können. Wählen Sie den Wunschtermin aus.
Schließen Sie die Eingabe ab. Wenn die Terminbestätigung in der Terminverwaltung Einrichtung aktiviert ist, wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an den Kontakt versendet.
Terminkalender-Übersicht im Rollencenter
Das Rollencenter bietet eine schnelle Tagesübersicht, ohne den Terminkalender öffnen zu müssen. Die Kacheln zeigen auf einen Blick, wie viele Termine es für den aktuellen Tag oder generell gibt (jeweils fpr die gebuchten bzw. verfügbaren Termine). Der Ort-Filter ermöglicht eine personalisierte Sicht auf den eigenen Standort und ist besonders für Mietervereine mit mehreren Geschäftsstellen nützlich.
- Das Rollencenter "unitop Mitgliederverwaltung" zeigt zwei separate Terminübersichtsbereiche.
- Die Gruppe "Termine" bietet eine übergreifende Übersicht aller Berater, die Gruppe "Meine Termine" zeigt die Termine des aktuell angemeldeten Benutzers.
Gruppe "Termine"
| Kachel | Inhalt |
|---|---|
| Offen | Alle offenen Termine (alle Berater). |
| Heute/Offen | Heutige offene Termine (alle Berater). |
| Vergeben | Alle vergebenen Termine (alle Berater). |
| Heute/Vergeben | Heutige vergebene Termine (alle Berater). |
| Heute/Ort-Filter | Heutige Termine am eigenen Terminort (aus der Benutzereinrichtung). |
Gruppe "Meine Termine"
| Kachel | Inhalt |
|---|---|
| Offen | Alle eigenen offenen Termine. |
| Vergeben | Alle eigenen vergebenen Termine. |
| Heute/Offen | Heutige eigene offene Termine. |
| Heute/Vergeben | Heutige eigene vergebene Termine. |
| Heute/Ort-Filter | Heutige eigene Termine am eigenen Terminort (aus der Benutzereinrichtung). |
| Heute/Vergeben/Bestätigt | Heutige eigene vergebene und bestätigte Termine. |
| Bis Heute/Vergeben | Alle eigenen vergebenen Termine bis zum heutigen Tag (inkl. Vergangenheit). |
Hinweis
Der Terminort-Filter wird aus dem Feld "Terminort-Filter" in der Benutzereinrichtung des angemeldeten Benutzers übernommen.
Termine eines Kontakts anzeigen
Wenn Sie alle bisherigen Termine eines Mitglieds einsehen möchten, beispielsweise zur Vorbereitung eines Gesprächs oder zur Nachverfolgung, navigieren Sie direkt aus der Kontaktkarte in die gefilterte Terminliste des Kontakts.
Öffnen Sie den Kontakt über die Suche "Kontakte".
Wählen Sie im Menüband "Zugehörig" in der Gruppe "Mieterverein" die Aktion "Termine".
Es öffnet sich die Terminliste des Kontakts mit allen zugehörigen Einträgen.
Tipp
In der Termin-Infobox am Kontakt ist immer der letzte Termin sowie der nächste Termin des Kontakts sichtbar. Hier kann auch direkt ein Termin vergeben werden.
Automatischer Terminversand
Der automatische Terminversand entlastet die Sachbearbeitung, indem er Bestätigungen, Erinnerungen und Absagen ohne manuelles Eingreifen versendet. Die Nachrichten werden auf Basis der in der Einrichtung hinterlegten E-Mail-Szenarien und Aktivitätenvorlagen erstellt. Die Erinnerung wird zeitgesteuert über einen Aufgabenwarteschlangenposten ausgelöst, der in der Einrichtung einmalig angelegt wird.
Wenn der automatische Terminversand in der Terminverwaltung Einrichtung aktiviert ist, versendet das System folgende Nachrichten automatisch:
- Terminbestätigung: Beim Vergeben eines Termins an den Kontakt.
- Terminerinnerung: Kurz vor dem Termin (über den Aufgabenwarteschlangenposten).
- Terminabsage: Beim Absagen eines Termins an den Kontakt.
Die jeweiligen E-Mail-Vorlagen und Szenarien werden in der Terminverwaltung Einrichtung hinterlegt.